De opbouw van een sluitend dossier

Soms wil je een medewerker intensiever volgen dan normaal. Omdat je ontevreden bent over het functioneren of omdat je juist extra wilt belonen. Met De Digitale Gesprekscyclus leg je (het ontbreken van) resultaten zorgvuldig vast in een digitaal personeelsdossier.

De gesprekscyclus in de applicatie is standaard zo opgebouwd dat deze voldoende juridische houvast biedt indien je besluit het daarvoor te willen gebruiken. Je hebt (het onbreken van) de inspanningen immers eerlijk en transparant vastgelegd en daarmee een krachtig bewijsstuk in handen. Je kunt eenvoudig naar PDF exporteren, zodat je het gehele dossier digitaal naar de bevoegde personen of instellingen kunt sturen wanneer dat nodig is.

Het secuur uitvoeren van de beoordelingscyclus met behulp van ons digitale personeelsdossier maakt (bovenmaats) functioneren inzichtelijk en biedt perspectief voor beloning. Daarnaast voorkomt het functioneringsproblemen door het creëren van duidelijkheid. Indien je onverhoopt een steekhoudend dossier nodig blijkt te hebben, dan kan het gebruik van De Digitale Gesprekscyclus het betalen van een torenhoge ontslagvergoeding voorkomen.

De opbouw van een personeelsdossier

Mondelinge afspraken zijn rechtsgeldig, maar altijd lastig te bewijzen. Een zwaarwegend aandachtspunt van goed werkgeverschap is het op gestructureerde wijze bespreken van kritiekpunten en het schriftelijk vastleggen daarvan. Formuleer hierbij zowel de negatieve als positieve aspecten duidelijk en geef aan welke verbeteringen je ziet. Leg verder vast welke stappen de leidinggevende en medewerker moeten nemen om de gewenste en overeengekomen verbetering te realiseren. Voer indien noodzakelijk nogmaals een voortgangsgesprek om kritiekpunten aan te kaarten. Hanteer dezelfde opzet, maar spreek een strakkere (doch redelijke) deadline af. Bij (vermeend) disfunctioneren van een medewerker zijn de volgende aandachtspunten belangrijk voor dossiervorming:

Icon
Duidelijke beoordeling

Geef een duidelijk eindoordeel over het totale functioneren en onderbouw dit met uitgewerkte voorbeelden. Voorkom in ieder geval een rekenkundig gemiddelde van de score op alle aspecten.

Icon
Verbetertraject

Bied een verbetertraject aan met ondersteuning vanuit de organisatie en voorzie dit van een begin- en einddatum. Evalueer tussentijds en waarschuw dat het dienstverband wordt beëindigd als er onvoldoende verbetering optreedt en herplaatsing niet mogelijk is.

Icon
Duidelijke huisregels

Betrek personeel of ondernemingsraad bij het opstellen van een huishoudelijk reglement of gedragscode. Dit vergroot niet alleen het draagvlak, maar door de bewustwording worden de huisregels ook een levend document, met meer zeggingskracht bij de rechter.

Belangrijke voordelen van dossieropbouw

Je beschikt over tijdlijn met vastgelegde acties en afspraken;
Je kunt alles dat is vastgelegd eenvoudig exporteren naar PDF en aanleveren bij bevoegde personen;
Je verlaagt de kans op een hoge ontslagvergoeding bij disfunctioneren;
Je hebt bewijs in handen voor het belonen van 'high potentials'.
Heb je een vraag over dit onderwerp?

Laat het ons horen! We adviseren je graag persoonlijk via 075 - 670 2715.

Vraag een demonstratie aan

Binnen een half uur ontdekken dat de Digitale Gesprekscyclus ook geschikt is voor jouw organisatie? Vraag een persoonlijke demonstratie aan! We presenteren de mogelijkheden van de software vrijblijvend via internet of bij jou op locatie. Op zoek naar flitsend promotie materiaal om je chef te overtuigen? Download dan de brochure.

Gratis demo aanvragen Download brochure