Beoordelingsverslag

In een beoordelingsgesprek staat je mening als werkgever centraal. Daarin verschilt het van een functioneringsgesprek. Het beoordelingsgesprek vindt in een richting plaats en gaat over het functioneren, de motivatie en de resultaten van je medewerker.

De prestaties van de werknemer heb je al voor het begin van het beoordelingsgesprek beoordeeld en beargumenteerd. Dit leidt tot een algemeen eindoordeel. Je voert het beoordelingsgesprek om de medewerker hierover te informeren en hem of haar de mogelijkheid te geven daarop te reageren.

Belang beoordelingsgesprek

Het beoordelingsgesprek vormt een officieel moment voor je werknemers en heeft invloed op hun loopbaan via bijvoorbeeld een salarisverhoging, promotie of contractverlenging. Daarom is het van belang er een goed verslag van te maken. Dat kan met hulp van een beoordelingsformulier waarmee je je gedachten kunt ordenen, gespreksonderwerpen kunt noteren en argumenten uit kunt werken.

Inhoud beoordelingsverslag

Bij het beoordelingsverslag gaat het om een officieel stuk dat je moet toevoegen aan het juridisch verplichte personeelsdossier. Daarom is het van belang dat je nauwkeurig bent en je beoordeling onderbouwt met inhoudelijke argumenten, die zijn gebaseerd op de prestaties van de werknemer in het laatste jaar. In het beoordelingsverslag kun je de volgende zaken opnemen:

• algemene gegevens van de medewerker, zoals naam, functie en duur van het dienstverband;
• tijdens eerdere beoordelingsgesprekken en functioneringsgesprekken gemaakte afspraken en in wat voor mate die zijn nageleefd;
• de belangrijkste onderdelen van de functie van de medewerker;
• je beoordeling vanuit deze onderdelen over het functioneren van de werknemer;
• een toelichting op je beoordeling;
• een algemeen eindoordeel en de mogelijke gevolgen daarvan;
• de afspraken die je met de medewerker maakt voor zijn of haar toekomstig functioneren.

Ondertekening werknemer

Het kan gebeuren dat een werknemer het niet eens is met gegeven kritiek of om andere redenen het beoordelingsverslag niet wil ondertekenen. Dan is het belangrijk dat je als leidinggevende je rust bewaart en probeert in te zien waarom de werknemer niet ondertekent. Vervolgens kun je voor verschillende opties kiezen. Je kunt een compromis nastreven met aanpassingen in het beoordelingsverslag. Daarna kunnen beide partijen tekenen.

Toelichting bij het beoordelingsverslag

Als je medewerker geen compromis wilt, dan is dat een probleem. Je kunt hem of haar namelijk niet dwingen om een handtekening te zetten onder het beoordelingsverslag. Er bestaat geen plicht voor het ondertekenen van zo’n verslag. Je mag de werknemer wel vragen om een bewijs van inzage te tekenen. Daarmee geeft hij of zij aan kennis te hebben genomen van de beoordeling. Je kunt de medewerker eventueel vragen of hij of zij een schriftelijke toelichting wil geven over waarom hij of zij niet wil tekenen. Zo’n toelichting bij het beoordelingsverslag kun je ook opnemen in het personeelsdossier.

Bemiddeling

Als je vermoedt dat een werknemer het beoordelingsverslag niet zal ondertekenen dan is het misschien een goede oplossing om een gespreksbegeleider in te zetten. De bemiddeling tussen werkgevers en werknemers kan voorkomen dat een conflict escaleert.

Complete gesprekscyclus

De Digitale Gesprekscyclus biedt hulp bij de voorbereiding van het beoordelingsgesprek, het opstellen van het beoordelingsverslag, het gespreksdossier en bij de complete gesprekscyclus.