Het voeren van een goed functioneringsgesprek

Gaat u binnenkort een functioneringsgesprek voeren en wilt u zich daar alvast op voorbereiden? We leggen op deze pagina uit hoe u dit HRM-gesprek tussen medewerker en leidinggevende op de juiste manier begint, voert en afsluit. Zo komt u beslagen ten ijs en voorziet u uw medewerker van een nieuwe dosis motivatie.

De voorbereiding van het functioneringsgesprek

• Geef tijdig aan dat u functioneringsgesprekken gaat voeren en leg hierbij uit waarom.
• Maak de afspraak ruim van te voren (ongeveer twee weken).
• Vraag medewerkers om zelf gespreksonderwerpen in te brengen.
• Zorg er zelf ook voor dat u de gespreksonderwerpen waarover u wilt praten op een rijtje heeft.
• Wissel de gesprekspunten van te voren uit, zodat u en uw medewerker zich goed kunnen voorbereiden.
• Reserveer een rustige ruimte waarbij er geen risico is op binnenlopende mensen. Zet uw telefoon uit. Een telefoon die steeds gaat is vervelend, het geeft het gevoel dat anderen belangrijker zijn dan degene waarmee u het functioneringsgesprek voert.
• Plan voldoende tijd. Plan uw afspraak dus niet bij aanvang of einde van de dag. Geef de medewerker de ruimte om andere afspraken na te komen.
• Reserveer ruim een uur voor het gesprek, niet veel langer. Een functioneringsgesprek dat langer dan 1,5 uur duurt is eigenlijk te lang.
• Laat het gesprek nooit langer dan 2 uur duren, dat roept alleen maar vermoeidheid en onbewuste irritatie op. Plan indien nodig een vervolggesprek.

Het begin van het functioneringsgesprek

• Begin met het verduidelijken van het doel van het gesprek.
• Bespreek de agenda en verdeel de tijd over de onderwerpen.
• Zorg voor een goed gespreksklimaat.

Gedurende het functioneringsgesprek

Begin het gesprek met de punten die door de medewerker zijn aangedragen. Zijn of haar enthousiasme zal dalen als u zou starten met een lange monoloog. Bovendien zijn uw punten meer bedreigend dan de punten die de medewerker zelf van plan is in te brengen.

• Let op uw taalgebruik en vermijd vaktermen. Formuleer zinnen die voor de medewerker goed te begrijpen zijn.
• Vraag de medewerker om een toelichting op ieder punt.
• Blijf doorvragen. Vraag medewerkers punten te concretiseren. Wat gaat er goed? Waar ben je tevreden over?
• Benoem eerst de sterke kanten die u opvallen. Zo stelt een medewerker zich eerder open voor minder goede punten die nog volgen.
• Vraag bij uw punten om een reactie van de medewerker. Luister aandachtig en laat zien dat u geïnteresseerd bent.
• Draag niet direct zelf oplossingen aan, maar vraag of de medewerker zelf ideeën of verbetermogelijkheden ziet.
• Wees duidelijk als u kritiek heeft, maar probeer dit te verpakken in een leuker jasje.
• Bent u op de hoogte van de privésituatie van de medewerker? Het kan geen kwaad om hier eens naar te vragen.
• Maak concrete afspraken en plan wanneer deze nagekomen moeten zijn.
• Vat het gesprek samen.

Het eind van het functioneringsgesprek

• Ga samen na hoe het gesprek verliep.
• Is alles besproken?
• Zijn de afspraken duidelijk?

Na het functioneringsgesprek

• Maak een gespreksverslag waarbij op alle punten beide visies aan bod komen en de hierbij gemaakte afspraken.
• Geef de medewerker de gelegenheid het verslag te lezen en voor gezien of voor akkoord te tekenen. Beiden moeten het er over eens zijn dat dit een juiste weergave van het gesprek is. Heeft de medewerker ernstige bezwaren tegen het verslag dan kan dit in een bijlage worden bijgevoegd.
• Zorg er voor dat een kopie van het verslag beschikbaar is voor de medewerker door deze te verstrekken. Het is natuurlijk nog beter om gebruik te maken van een digitale gesprekkencyclus zoals onze HRM-applicatie.