Een flexibel HR-systeem

Een gesprekscyclus bestaat uit één of meerdere opeenvolgende gesprekken die in een vooraf bepaalde tijdsperiode gevoerd worden. Digitale gespreksformulieren vormen daarvoor de leidraad. Het aantal, het type en de inhoud van die gesprekken stem je af op je eigen systematiek voor observeren, ontwikkelen of beoordelen. Zodoende kun je ze volledig aan laten sluiten bij de doelen van je organisatie, afdeling of team.

Ieder gespreksformulier wordt opgebouwd uit meerdere gespreksonderdelen. Dit zijn bouwstenen met unieke eigenschappen die bepalen welke invulling je geeft aan de gespreksformulieren én de gesprekscyclus als geheel. Middels open vragen, meerkeuzevragen of tekstvelden met opvolging bepaal je hoe de gesprekken verlopen en hoe er beoordeeld wordt.

Ieder formulier dat door de leidinggevende definitief wordt opgeslagen kan indien je dat wilt ook door de medewerker digitaal ondertekend worden. Bij dit ondertekenen heb je de keuze uit de instellingen 'voor gezien' of 'voor akkoord'. Dat geeft maximale flexibiliteit in het gebruik. Uiteraard hebben wij ervoor gezorgd dat de digitale ondertekening rechtsgeldig is, door de medewerker zelf onder andere zijn/haar inloggegevens te laten kiezen.

Veel organisaties gebruiken een persoonlijk ontwikkelplan (POP) waarin op individueel niveau ontwikkelpunten worden uitgeschreven. Daarom is er in onze HR-applicatie ruimte om je eigen POP-formulieren te uploaden in de digitale personeelsdossiers. Deze planmatige manier helpt een medewerker om te helpen bepalen op welke gebieden hij/zij zich (verder) wil ontwikkelen en hoe die dat het beste kan aanpakken.

Eén van de grote voordelen van De Digitale Gesprekscyclus is de automatische voortgangsbewaking. Moet je medewerkers achter de broek aan zitten m.b.t. afspraken? Onze software herinnert leidinggevenden en medewerkers per e-mail aan naderende functioneringsgesprekken, zodat iedereen zich tijdig kan voorbereiden. Een persoonlijk dashboard zorgt voor een samenvatting van naderende afspraken, doelstellingen en acties.

De Digitale Gesprekscyclus biedt organisaties, afdelingen en alle medewerkers de mogelijkheid om digitale bestanden te kunnen delen. Documenten kunnen organisatiebreed zichtbaar zijn, of beperkt worden tot de afdeling, de gesprekscyclus, de leidinggevende(n) of enkel de medewerker. Denk daarbij aan arbeidsreglementen of een persoonlijk ontwikkelplan. Met 100 MB per persoon is ruimtegebrek nooit aan de orde.

Voor alle formulieren uit de gesprekscyclus geldt dat je kunt bepalen of alleen leidinggevenden kunnen lezen en schrijven of dat medewerkers zelf ook schrijfrechten krijgen. Dit beperkt zich dan tot de gespreksformulieren in hun eigen dossiers. De leidinggevende is uiteindelijk altijd degene die bepaalt wanneer iets definitief wordt opgeslagen. Indien medewerkers geen schrijfrechten hebben, kan de leidinggevende de formulieren ook in klad invullen.

Elk formulier uit de gesprekscyclus kun je exporteren naar PDF. Dit kan op het moment dat het formulier nog blanco is, als het al gedeeltelijk is ingevuld en als concept is opgeslagen, of nadat je het volledig hebt ingevuld en definitief hebt opgeslagen. Je kunt dus op elk moment een digitale kopie genereren of een papieren afdruk maken. Deze versie is tevens met een ouderwetse 'natte' handtekening te accorderen.

De Digitale Gesprekscyclus is voor alsnog in twee talen beschikbaar. Je kunt ervoor kiezen om de voorkeurstaal in te stellen in het Nederlands of in het Engels. Het is ook mogelijk om geen keuze te maken. In dat geval kan iedere medewerker dit zelf doen. Vooral voor organisaties met buitenlandse vestigingen of met veel niet Nederlands sprekend personeel in dienst is dit een welkome aanvulling.

Je kunt 24/7 terecht op ons supportcentrum. Dit is een online kennisbank met uitleg over de werking van de software. Je vindt er ook tips om meer uit de gesprekscyclus en je medewerkers te halen. De artikelen worden ondersteund door afbeeldingen en video's. Kom je er zelf niet uit of heeft iets spoed? Dan staat ons supportteam klaar om je gratis verder te helpen per e-mail of telefoon. Je kunt ons ook via social media bereiken.