Een POP-gesprek is een gesprek voor een persoonlijk ontwikkelplan. Een medewerker kan hiermee zijn doelen en ambities duidelijk op een rij zetten en ze bespreken met de werkgever. Werkgever en werknemer kunnen zo ook de vooruitgang in de persoonlijke ontwikkeling van de werknemer monitoren.

Tijdens het persoonlijk ontwikkelgesprek (POP-gesprek) bespreekt de werknemer met de leidinggevende zijn (of haar) doelen en ambities, waarna ze samen een persoonlijk ontwikkelplan opstellen. Met een POP-gesprek kan de werknemer zijn persoonlijke groei bepalen, delen met de werkgever, evalueren en bevorderen met behulp van de leidinggevende. De medewerker kan het POP-gesprek goed voorbereiden door belangrijke punten op een rij te zetten en na te gaan waar hij meer hulp bij nodig kan hebben.

Het POP-gesprek

POP is een afkorting van persoonlijk ontwikkelplan. Tijdens het POP-gesprek bespreekt de medewerker dit met de leidinggevende. Dit gesprek staat ook wel bekend als ontwikkelgesprek, waarin de medewerker met de leidinggevende een ontwikkelplan maakt. Ze bespreken dan de doelen voor de persoonlijke ontwikkeling waaraan de medewerker de komende tijd wil werken. Daarbij kijken ze hoe de gestelde doelen binnen de organisatiedoelen passen en wat de medewerker nodig heeft voor het behalen van de doelen. De leidinggevende ondersteunt hem daarin. Het POP-gesprek hoeft niet alleen voordelen te bieden aan de medewerker, maar ook aan de organisatie. Hoe meer de werknemer zich ontwikkelt, hoe waardevoller hij is voor de werkgever.

Persoonlijke groei en persoonlijk ontwikkelplan

Een werknemer leert en ontwikkelt zich zijn leven lang. Een gesprek met de leidinggevende als ondersteuning van de persoonlijke groei kan daarom nuttig zijn. Tijdens het POP-gesprek bespreken zij de doelen, wensen en ambities van de werknemer. Daarnaast monitoren ze de doelen die tijdens een vorig POP-gesprek zijn bepaald. De leidinggevende heeft als taak het persoonlijk ontwikkelplan aan te sturen, de werknemer met noodzakelijke middelen te ondersteunen en hem of haar te motiveren. Ze stellen dan samen het persoonlijk ontwikkelplan op, zodat de werknemer naar wens kan groeien en presteren.

Goede voorbereiding van het POP-gesprek

Pakt de werkgever het structureel aan dan is het POP-gesprek een terugkerend deel van de gesprekscyclus. Van belang is dat het gesprek op een rustige plek plaatsvindt waar de gesprekspartners ongestoord kunnen praten. Zorg ook dat er voldoende tijd is om het gesprek goed te voeren. Voor de werknemer is het belangrijk dat hij het POP-gesprek zo voorbereidt dat hij er zo veel mogelijk aan heeft. Hij kan van tevoren een lijstje maken met punten die hij niet moet vergeten. Daarnaast doet de leidinggevende er verstandig aan het gesprek ook goed voor te bereiden. Zo zorgen leidinggevende en medewerker ervoor dat het gesprek nuttig en soepel kan verlopen.

Opbouw van het POP-gesprek

Het POP-gesprek kent vaak de volgende stappen:

• Opening: de medewerker en leidinggevende bekijken samen de agenda voor het gesprek en waaraan ze in het gesprek aandacht willen schenken.
• Inhoud: ze bespreken inhoudelijk de wensen, ambities en persoonlijke doelen van de medewerker. Het gaat bijvoorbeeld over de nieuwe vaardigheden die de medewerker wil verwerven of de nieuwe verantwoordelijkheden die hij in zijn werk wil oppakken. De leidinggevende kan als aanvulling andere ontwikkelingsmogelijkheden aandragen.
• Vastleggen afspraken: de gesprekspartners leggen vervolgens de doelen en afspraken vast in een persoonlijk ontwikkelplan. Het is nuttig om de SMART-doelen te maken zodat duidelijk is hoe de medewerker ze gaat bereiken. De werknemer en leidinggevende kunnen eventueel het ontwikkelingsplan ondertekenen. Daarnaast neemt de leidinggevende een kopie ervan op in het personeelsdossier.
• Afronding: de werknemer en leidinggevende zetten samen kort op een rij wat er besproken is, wat de concrete afspraken zijn en sluiten het POP-gesprek af.

Vragen voor het POP-gesprek

De volgende vragen zijn nuttig om tijdens het POP-gesprek te stellen:

• In welk werk ben je goed?
• Wat is het leukste aan je werk?
• Op welke gebieden zou je je graag verder ontwikkelen?
• Wat beschouw je als je grootste uitdaging?
• Welke ambities heb je?
• Wat zijn de doelen die je wilt bereiken?
• Hoe zien je doelen eruit zonder belemmeringen?
• Wat voor andere werkzaamheden zou je graag doen?
• Schenkt je werk je genoeg voldoening?
• Wat zou je werkomstandigheden nog prettiger maken?
• Ontvang je voldoende waardering?
• Zie je jouw bijdrage aan het team en het bedrijf als positief?
• Wat is volgens jou je grootste succes op de werkvloer?
• Waarmee kan ik als leidinggevende je ondersteunen zodat je je potentieel volledig kunt benutten?

Aandachtspunten voor een nuttig POP-gesprek

Het belangrijkste aandachtspunt voor een nuttig POP-gesprek is een goede voorbereiding. Daarnaast zijn er nog een aantal punten voor een goed POP-gesprek:

• Geef de medewerker ruimte om vragen te stellen. Zo betrek je hem bij zijn eigen ontwikkeling en kan je als werkgever samen met de medewerker tot een zo goed mogelijk ontwikkelingsplan komen.
• Voor beide gesprekspartners is het belangrijk om eerlijk te zijn. Dat levert namelijk een persoonlijk ontwikkelplan op dat goed bij de werknemer in organisatie past.
• Benader het gesprek realistisch. Zowel werknemer als leidinggevende doen er goed aan niet het onmogelijke te verwachten. De ontwikkelwensen van de werknemer moeten bijvoorbeeld binnen de mogelijkheden van de werkgever liggen.
• Kom tot heldere afspraken. Die zorgen ervoor dat de medewerker het persoonlijke ontwikkelplan goed kan toepassen.
• Werknemer en leidinggevende doen er goed aan hun verantwoordelijkheden te nemen. De werknemer is zelf verantwoordelijk voor het behalen van zijn ontwikkeldoelen. De leidinggevende moet hem daarbij ondersteunen.

Het POP-gesprek en het functioneringsgesprek

Bij een functioneringsgesprek gaat het om een formeel gesprek tussen de werknemer en de leidinggevende. Ze bespreken dan hoe de medewerker in zijn werk en team functioneert. Daarbij is er aandacht voor zijn huidige prestaties, ontwikkeling, voortgang, wat goed verloopt en voor mogelijke zwakke punten. Verder geeft de medewerker feedback aan de leidinggevende hoe die bijdraagt aan zijn functioneren. Het functioneringsgesprek kent vaak een vaste structuur en wordt van tevoren gepland en voorbereid. Het gesprek richt zich meestal op het verleden.

Het POP-gesprek gaat juist over de toekomst. Over wat de medewerker op dit moment van zijn (of haar) werk vindt, waar zijn talenten liggen, wat zijn doelen zijn en hoe hij zich wil ontwikkelen. Daarmee is het POP-gesprek net zo belangrijk als het functioneringsgesprek, maar de functie ervan is anders.

Tips voor een succesvol POP-gesprek

Stem het POP-gesprek en andere onderdelen van de gesprekscyclus, zoals het functioneringsgesprek, goed op elkaar af. Het persoonlijke ontwikkelplan van de werknemer is bijvoorbeeld van belang voor zijn functioneren en bij het bespreken van het functioneren komen elementen aan de orde die weer belangrijk zijn voor het POP-gesprek.