Privacy en gegevensverwerking

De Digitale Gesprekscyclus respecteert je privacy en al je gegevens worden vertrouwelijk behandeld. De manier waarop we dat doen is vastgelegd in een Privacyverklaring, Verwerkersovereenkomst en een Procedure datalek. Alle documenten zijn onderaan deze pagina in PDF-formaat te downloaden.

Functionaris gegevensbescherming

Organisaties hebben de mogelijkheid een interne toezichthouder op de verwerking van persoonsgegevens aan te stellen. Zo iemand wordt een functionaris voor de gegevensbescherming (FG) genoemd. De FG houdt binnen de organisatie toezicht op de toepassing en naleving van de Wet bescherming persoonsgegevens en de Algemene Verordening Gegevensbescherming. De Digitale Gesprekscyclus heeft een FG aangesteld.

Joost Kuhlmann
Joost

Privacy officer

Taken van onze functionaris

Onze externe FG (privacy officer) is mr. Joost Kuhlmann. Hij studeerde Informatica aan Saxion Hogeschool en daarna Rechten aan de Universiteit Utrecht en werkte jarenlang als IT-advocaat. Hij houdt zich onder meer bezig met de volgende zaken:

  • toezicht houden;
  • inventarisaties van gegevensverwerkingen maken;
  • meldingen van gegevensverwerkingen bijhouden;
  • vragen en klachten van mensen binnen en buiten onze organisatie afhandelen;
  • interne regelingen ontwikkelen;
  • adviseren over technologie en beveiliging (privacy bij design);
  • input leveren bij het opstellen of aanpassen van een gedragscode.

De verwerking van persoonsgegevens geschiedt altijd op een manier die in overeenstemming is met de eisen die de Algemene Verordening Gegevensbescherming (Verordening EU 2016/679, hierna AVG) en eventuele andere wet- en regelgeving daaraan stelt. In deze Privacyverklaring wordt in meer detail uiteengezet hoe De Digitale Gesprekscyclus met dergelijke gegevens omgaat.

Deze privacyverklaring is opgedeeld in een algemeen deel, een deel voor klanten met betrekking tot de applicatie van De Digitale Gesprekscyclus, een deel voor het gebruik van de website van De Digitale Gesprekscyclus en een deel voor de digitale nieuwsbrief. Deze Privacyverklaring geldt per 16 juli 2016 en vervangt eerdere verklaringen van De Digitale Gesprekscyclus.

Algemeen

Voor het leveren van ons product en bijbehorende diensten aan klanten verwerken wij persoonsgegevens. Deze verwerken we in onze eigen software en die van geselecteerde partners. Wij verkopen of verstrekken uw gegevens nooit aan derde partijen. We zullen uw gegevens alleen delen:

  • Om op uw verzoek diensten of producten leveren.
  • In geval van (juridisch) onderzoek bij illegale activiteiten, veronderstelde fraude, mogelijke bedreiging van fysieke veiligheid en welzijn van andere personen, schending van de Algemene Voorwaarden, of als DDGC hierom wordt verzocht door een rechtbank.
  • In geval van een overname door of samenvoeging met een ander bedrijf. In dit geval wordt u hiervan tijdig op de hoogte gesteld voordat dit aan de orde is.

Gegevens van De Digitale Gesprekscyclus

De Digitale Gesprekscyclus B.V.
Nicolaes Maesstraat 2 - unit 216
1506 LB Zaandam
KvK-nummer: 57628955
Telefoon: +31 (0)75 - 670 2715
E-mail: support@ddgc.nl

Hierna wordt aan De Digitale Gesprekscyclus gerefereerd als “DDGC”.

De software van DDGC

Dit onderdeel beschrijft de gegevensverwerkingen binnen de software van DDGC (bereikbaar via onder andere https://app.ddgc.nl).

Verwerking Persoonsgegevens

DDGC verwerkt (persoons)gegevens van u als klant. Als klant van DDGC krijgt u een gebruiksrecht op de software. Om deze gebruikersovereenkomst na te komen en om bepaalde administratieve handelingen te kunnen verrichten (financiële administratie en facturatie), alsmede om u op de hoogte te houden van de laatste ontwikkelingen omtrent DDGC, heeft DDGC een aantal gegevens van u nodig. In dit kader verwerkt DDGC de volgende gegevens:

  • Aanhef;
  • Voornaam;
  • Tussenvoegsel;
  • Achternaam;
  • E-mailadres.

Tijdens het gebruik van de software worden door DDGC ook bepaalde gegevens verzameld. Het gaat hier om gegevens die vereist zijn voor de dienstverlening van DDGC. Deze gegevens kunnen door DDGC gebruikt worden als er bijvoorbeeld klachten zijn over de verbinding. Afhankelijk van de activiteit die u met de software verricht, verwerkt DDGC in dit kader de volgende gegevens:

  • IP-adres;
  • Loginnaam of klantnummer;
  • Tijdstip van handelingen in de software.

Rol DDGC

De Digitale Gesprekscyclus verwerkt gegevens van haar klanten en is voor die gegevensverwerkingen Verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de AVG. De klanten van De Digitale Gesprekscyclus zullen met de software op hun beurt persoonsgegevens gaan verwerken van gebruikers. In deze relatie is De Digitale Gesprekscyclus de Verwerker van de persoonsgegevens in de zin van de AVG. Dat betekent dat De Digitale Gesprekscyclus in opdracht en op instructie van zijn klant persoonsgegevens verwerkt. De klanten van DDGC dienen dan ook te worden aangemerkt als Verwerkingsverantwoordelijke voor deze gegevensverwerkingen, in de zin van de AVG. Klanten hanteren een eigen privacy-beleid waar De Digitale Gesprekscyclus niet verantwoordelijk voor is.

Recht op inzage, verbetering of verwijdering

Zoals hiervoor beschreven is DDGC ten opzichte van de gebruikers van de software niet de Verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevensverwerkingen in de zin van de AVG. Verzoeken om inzage, correctie of verwijdering kunnen om die reden dan ook niet door DDGC zelfstandig worden afgehandeld. Verzoeken om inzage, correctie of verwijdering dienen te worden ingediend bij de klant van DDGC die gebruik maakt van de diensten en software van DDGC.

De commerciële Website van DDGC

Dit onderdeel beschrijft de gegevensverwerking binnen de website van DDGC (bereikbaar via https://ddgc.nl).

Google Analytics

Op de website van DDGC wordt gebruik gemaakt van Google Analytics om te meten hoe vaak en op welke wijze de website wordt bezocht. Om deze meting te verrichten zal Google bepaalde informatie, zoals uw IP-adres, opslaan op haar servers in de Verenigde Staten. De privacyverklaring van Google kan (onder andere) op http://www.google.com/intl/nl/policies/privacy/ worden geraadpleegd. DDGC heeft Google in dit kader niet toegestaan om de verkregen informatie voor andere doeleinden te gebruiken dan voor de dienstverlening aan DDGC.

Hotjar

Om het gedrag van gebruikers op de website te analyseren wordt tevens gebruik gemaakt van de software Hotjar op de website van DDGC. Deze software verricht metingen en slaat hiervoor tevens uw IP-adres, device informatie en bezoekersgedrag op. Voor meer informatie kunt u terecht op https://www.hotjar.com/privacy.

Facebook en Twitter

De inhoud van sommige pagina’s binnen de website van DDGC kan worden gedeeld via Twitter en Facebook. Bij het delen slaan Facebook en Twitter cookies op op uw computer. Facebook en Twitter kunnen in dit geval tevens persoonsgegevens van u verwerken. Om na te gaan wat Facebook en Twitter met deze gegevens kunnen doen, kunnen de respectievelijke privacy-verklaringen van Twitter en Facebook worden geraadpleegd. DDGC heeft hier geen invloed op en draagt hiervoor geen verantwoordelijkheid.

Cookies

Zowel door de website als in de software wordt gebruik gemaakt van technische en functionele cookies. Een cookie is een klein tekstbestand dat door de browser op uw computer, smartphone of tablet wordt geplaatst. DDGC gebruikt cookies om uw instellingen en voorkeuren te onthouden en daarmee uw gebruiksgemak te verhogen. DDGC maakt ook gebruik van de advertentiedienst van Google (Google Adwords). Google Adwords kan een cookie op uw computer plaatsen. DDGC vraagt u hiervoor om toestemming op het moment dat u de website van DDGC bezoekt. U kunt in uw browser instellen dat u geen cookies wenst op te slaan op uw computer. U leest op http://www.consumentenbond.nl/internet-privacy/extra/cookies-verwijderen/ meer over dit proces. U kunt ook eerder opgeslagen cookies verwijderen.

De digitale nieuwsbrief van DDGC

DDGC stuurt regelmatig een nieuwsbrief per e-mail naar klanten en prospects waarin wordt geïnformeerd over nieuws over DDGC en aanverwante zaken. DDGC voegt u slechts toe aan het nieuwsbrief-bestand als u daarvoor expliciet toestemming heeft gegeven of wanneer u klant wordt van DDGC. Het gaat om de volgende gegevens:

  • Aanhef;
  • Voornaam;
  • Achternaam;
  • E-mailadres.

Iedere nieuwsbrief bevat een link waarmee u zich kunt afmelden. Voor meer informatie over het privacybeleid van deze software kunt u terecht op https://www.campaignmonitor.com/policies/.

Relatiebeheersoftware van DDGC

Ter ondersteuning van onze werkprocessen voor sales en support maakt DDGC gebruik van relatiebeheersoftware om correspondentie met klanten en prospects te bewaren. Op deze wijze kunnen onze accountmanagers en supportmedewerkers u beter van dienst zijn. Het gaat hierbij om de volgende gegevens:

  • Aanhef;
  • Voornaam;
  • Achternaam;
  • E-mailadres;
  • Telefoonnummer;
  • Organisatie;
  • Correspondentie.

Voor meer informatie over het privacybeleid van deze software kunt u terecht op https://highrisehq.com/privacy/.

Supportsoftware van DDGC

Supportvragen en verzoeken van klanten aan DDGC worden vastgelegd in speciale supportsoftware. DDGC voegt u slechts toe aan de supportsoftware wanneer u een supportvraag of verzoek indient bij DDGC. Het gaat om de volgende gegevens:

  • Voornaam;
  • Achternaam;
  • E-mailadres;
  • Telefoonnummer;
  • Organisatie;
  • Correspondentie.

Voor meer informatie over het privacybeleid van deze software kunt u terecht op https://www.desk.com/terms.

Privacyverklaring (PDF) Verwerkersovereenkomst (PDF) Procedure datalek (PDF)