SMART-doelen stellen

Een veel voorkomend probleem bij het bepalen van doelstellingen, is dat ze te vaag of vrijblijvend geformuleerd worden. Het zijn dan eerder wensen, intenties en goede voornemens in plaats van concrete doelen. Door je doelen SMART te maken, kun je dit voorkomen.

Een SMART-geformuleerde doelstelling geeft richting aan hetgeen je wilt bereiken en beïnvloedt het gedrag van medewerkers in je organisatie. Doordat duidelijk is welke resultaten op welk moment bereikt moeten zijn, is de kans dat een SMART-doelstelling bereikt wordt een stuk groter. Het principe wordt veel gebruikt bij projectmanagement. Wanneer managers praten over SMART, bedoelen ze dat de doelen Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdgebonden moeten zijn.

1) Specifiek - Is de doelstelling eenduidig?

Met de omschrijving "Offertes moeten sneller de deur uit" spreek je de wens uit om de huidige situatie te verbeteren. Het is echter te vaag om als echte doelstelling te gebruiken. Naarmate een doelstelling nauwkeuriger is geformuleerd, wordt het makkelijker om daar invulling aan te geven. Je wilt namelijk dat alle betrokkenen een duidelijk verband zien tussen de doelstelling en de handelingen die van hen verwacht worden. Om dat te bereiken, zul je het doel zo concreet mogelijk moeten omschrijven. Een SMART-geformuleerd doel moet een waarneembaar resultaat beschrijven (actie of gedrag) waaraan je een getal, bedrag, percentage of andere kwantitatieve waarde kunt verbinden.

Bij het bepalen van doelstellingen helpt het om antwoord te geven op de vragen Wat, Wie, Waar, Wanneer, Welke of Waarom. Je kunt er pas vanuit gaan dat je specifiek genoeg bent als je zeker weet dat je doel niet anders kan worden opgevat.

2) Meetbaar - Hoe meet je of het doel is bereikt?

Een SMART-geformuleerde doelstelling is normatief. Hierdoor is de kwaliteit van de te leveren inspanning meetbaar. Hoeveel moet je doen? Wanneer is het af? Hoe kun je dat meten? Een SMART-doel moet je kunnen zien, horen, voelen, ruiken of proeven. Voer indien mogelijk een nulmeting uit om de beginsituatie te kunnen bepalen. Vervolgens kun je met een systeem, procedure of methode bepalen in welke mate het doel op een vaststaand moment bereikt is.

3) Acceptabel - Is de doelstelling voor iedereen te accepteren?

Je kunt nog zo'n ambitieus doel stellen, als er geen draagvlak is wordt het niet doel behaald of beklijft de verandering niet. Daarom zijn een SMART-doelen altijd acceptabel en positief geformuleerd. Dat wil zeggen dat je er geen wet mee overtreedt en je geen ruzie krijgt met anderen terwijl je deze doelstelling probeert te behalen. Dat betekent overigens niet dat er nooit mensen jaloers op je zijn of je zullen tegenwerken.

Als leidinggevende kun je het draagvlak onder je medewerkers vergroten door ze actief te betrekken bij het formuleren van de doelstellingen. Daarbij is het belangrijk dat je ze daadwerkelijk inspraak geeft en niet uiteindelijk je eigen plan trekt. Het is handig om vooral kortetermijndoelen zo laag mogelijk in de organisatie te laten bepalen.

In aanvulling op 'acceptabel', zou je ook de begrippen 'aanwijsbaar', 'activerend', 'actiegericht' of 'ambitieus' kunnen gebruiken. Je SMART-doelstelling wordt idealiter onderbouwd met een actieplan, maakt energie los en nodigt uit om actie te ondernemen. Let er wel op dat het draait op resultaat en dat niet de te leveren inspanning wordt omschreven.

4) Realistisch - Is het doel haalbaar?

Is je doel reëel of onwerkelijk? SMART-doelstellingen mogen uitdagend zijn, maar moeten wel haalbaar en daarmee realistisch zijn. Wereldvrede is een prachtig doel, maar is het uitvoerbaar binnen aanvaardbare inspanningen? Hoeveel invloed kunnen alle betrokkenen uitoefenen op de resultaten? Beschikken alle partijen over voldoende kennis, tijd, middelen of bevoegdheid? Dit is belangijk, want een onbereikbaar doel verlamt mensen in plaats van dat het ze motiveert.

Er zijn mensen die in plaats van 'realistisch' de term 'relevant' gebruiken. Een ambitieus doel bijt een realistisch doel namelijk, terwijl ambitie wel degelijk motiverend of relevant kan zijn. Daarbij kunnen doelen gebruikt worden om richting te geven, in plaats van dat ze allemaal volledig behaald moeten worden.

Als stelregel geldt wel dat een realistisch doel rekening houdt met de praktijk. Er is geen enkele organisatie waarin mensen voor 100% aan één doelstelling kunnen werken. Er zijn namelijk altijd andere gebeurtenissen of onverwachte afleidingen. Als een doelstelling op een te laag niveau in de organisatie wordt geformuleerd, kan deze onrealistisch zijn. Doelen die te makkelijk te bereiken zijn, dagen niet uit en leveren na het behalen geen bevrediging op. Het werkt vaak goed om doelen te stellen die nèt boven het niveau van een afdeling of individu liggen en een slagingskans van ongeveer 50% hebben. Medewerkers zullen zich extra moeten inspannen om de doelen te behalen en wanneer dit lukt resulteert dat in extra energie voor nieuwe doelstellingen.

5) Tijdgebonden - Wanneer moet het doel bereikt zijn?

Tijd heeft veel invloed op het formuleren van SMART-doelen. Wanneer begin je? Op welke moment moet dit doel behaald zijn? Hoeveel tijd heb je daarvoor? Het is niet altijd mogelijk om langetermijndoelen SMART te maken, omdat ze een duidelijk begin- en einddatum moeten hebben. Bij doelen op korte termijn is dat makkelijker en bovendien noodzakelijk.

Toepassingen van SMART-doelstellingen

Vaak worden SMART-geformuleerde doelen gebruikt in een werksituatie. Denk bijvoorbeeld aan opdrachten van leidinggevende aan medewerkers, het schrijven van een projectplan of het opstellen van een ondernemingsplan. Je kunt het echter ook gebruiken voor persoonlijke doelen op het gebied van je opleiding of in je privésituatie. Ze komen erg van pas bij het opstellen van een persoonlijk ontwikkelplan.