Planmatige ontwikkelcyclus

Op dit moment gebruiken de meeste klanten het format van een planmatige gesprekscyclus (plan, do, check, act) als werkwijze voor het voeren van (formele) gesprekken. Bij dit format wordt er eerst een persoonlijk plan opgesteld voor de nabije toekomst door en voor de medewerker tijdens een gesprek.

Deze ambitie-, ontwikkel-, plannings- of doelstellingengesprekken gaan over persoonlijke groei en/of bijdrage aan organisatieresultaten. Er zijn één of meer tussentijdse evaluaties om voortgang te monitoren en eventueel bij te sturen, terwijl andere onderwerpen soms ook ter sprake komen. Uiteindelijk is er een evaluatie- of reflectiegesprek waarin alle resultaten besproken worden voordat het proces opnieuw begint.

Bewezen format

In een moderne aanpak bedenken medewerkers zelf alvast voorafgaande aan het gesprek zinvolle en haalbare doelen, houden ze hun voortgang bij en evalueren ze het uiteindelijke resultaat in samenwerking met hun leidinggevende. Het woord 'beoordelen' wijkt steeds vaker voor termen als 'reflectie', 'waardering' of 'evaluatie'. Dit populaire format is herkenbaar omdat wetenschappelijk bewezen is dat het werkt (Deming Circle en Goal Setting Theory) en zorgt dat er meer doelen behaald worden.

Voorbeeld template planmatige ontwikkelcyclus

De Digitale Gesprekscyclus biedt beide soorten templates (continu of planmatig) aan als voorbeeld of startpunt binnen je organisatie voor een eenvoudige opzet gesprekscyclus cyclus. Planmatige templates hebben we met de nadruk op ontwikkeling (ontwikkelcyclus), met de nadruk op de bijdrage van de medewerker (performance cyclus) of met een combinatie daarvan. Alle templates kun je uiteraard zelf naar eigen wens aanpassen.

Voortgangsgesprekken

In het kader van het nieuwe beoordelen merken we op dat veel organisaties tegenwoordig steeds frequenter tussenliggende voortgangsgesprekken voeren. Van één keer per jaar naar ieder kwartaal of zelfs maandelijks. Daar horen vereenvoudigde formats bij, die slechts een paar belangrijke onderwerpen behandelen. Deze werkwijze wint aan populariteit. Naast de essentiële thema's geen aanvullende waslijst van secundaire thema's, maar In plaats daarvan alleen een open vraag 'waar wil jij het graag over hebben?'. Op die manier is de 'verplichte invuloefening' van weleer getransformeerd tot een 'goed gesprek' over de zaken die er voor jou en je medewerker echt toe doen.

Check-in tijdens planmatige ontwikkelcyclus

Sommige klanten beschouwen de planmatige cyclus met veel 'incheckmomenten' als een continue dialoog, terwijl andere klanten daar weer iets anders onder verstaan. In veel sectoren heeft deze planmatige gesprekcyclus meestal telkens een doorlooptijd van één jaar, terwijl in andere sectoren twee of drie jaar gangbaar is. De duur en intensiteit van de planmatige gesprekscyclus hangt soms ook af van de contractvorm (tijdelijk of vast) of van de behoefte aan ondersteuning van de betreffende medewerker.