Verbeterplan

Wanneer een medewerker niet goed genoeg presteert, dan veroorzaakt dat vaak negatieve gevolgen voor de organisatie. Misschien daalt de productiviteit of stijgt het verloop onder andere werknemers. Hoe dan ook, het is belangrijk om actie te ondernemen om dit soort problemen op te lossen en voorkomen.

Waarom een verbeterplan?

Vaak is het opstarten van een verbetertraject een logisch vervolg van een beoordelingsgesprek dat onderdeel is van een planmatige ontwikkelcyclus, waarin is aangegeven dat een medewerker niet genoeg bijdraagt en dat er verbetering nodig is. Vervolgens wordt er een verbetertraject opgestart. Een verbetertraject duurt over het algemeen ongeveer drie maanden. Langer is niet nodig. In die periode moet je een duidelijke verbetering kunnen zien. De eerste stap uit een verbetertraject is het opstellen van een probleemanalyse of verbeterplan. Daarin wordt de tijdsduur aangegeven, de inspanningen die gedaan worden om het functioneren te verbeteren, de doelen vastgelegd en ook de consequenties. De medewerker spreekt zijn commitment uit over dit plan. De medewerker ondertekent digitaal het plan van aanpak, inclusief de door hem of haar uitgesproken commitment.

Frequent om tafel

De Digitale Gesprekscyclus biedt leidinggevenden en medewerkers een behulpzaam format voor een verbetertraject. Als organisatie kun je dit format bovendien geheel naar eigen inzicht bijschaven. Na het opstellen, bespreken en digitaal ondertekenen van het verbeterplan, wordt direct de eerste tussenevaluatie ingepland. Van dit soort voortgangsgesprekken worden er bij voorkeur meerdere kort na elkaar ingepland. Mocht het functioneren helaas niet verbeteren en je als organisatie over demotie willen nadenken of een verzoek tot ontbinding van de arbeidsovereenkomst willen indienen, dan dien je over een sterk onderbouwd dossier te beschikken. Wanneer je goed bespreekt en documenteert wat de verwachtingen vanuit de organisatie zijn, laat merken dat die verwachtingen niet worden waargemaakt en wat je er als organisatie allemaal aan bijdraagt om te zorgen dat het beter kan gaan, dan bouw je een goed dossier op. 

Verbeterplan afsluiten

Afhankelijk van de lengte van het dienstverband hoeft dat helemaal niet eeuwig te duren. Na de vooraf vastgelegde duur van het verbeterplan sluit je het traject af met een beoordeling vanuit de leidinggevende. Eénrichtingsverkeer dus. De leidinggevende laat weten of de benodigde vooruitgang zichtbaar is. De consequenties van dat positieve of negatieve oordeel zijn vooraf al inzichtelijk gemaakt. Het is belangrijk dat je die consequenties ook uitvoert, voor dit traject - maar ook voor toekomstige gelijkwaardige situaties. De uitkomst daarvan kan zijn dat de medewerker weer in het reguliere gespreksproces wordt meegenomen, of in sommige gevallen dat de wegen gaan scheiden of naar andere taken wordt gezocht.

Voorkomen is beter dan genezen

Het opstellen van een goed verbeterplan kost aanzienlijk veel tijd. Daarnaast brengt het hele proces van verbetertrajecten stress met zich mee. Ondernemers, HR-managers en leidinggevenden raken vaak overladen met informatie en verliezen hierdoor snel de rode draad uit oog. De Digitale Gesprekscyclus biedt weliswaar een voorbeeld template van een Verbeterplan aan dat direct inzetbaar is binnen je organisatie en - indien gewenst - door jezelf naar wens aan te passen is. Het is echter beter om dit zo min mogelijk te hoeven gebruiken. Door een continue dialoog op te starten met alle medewerkers, signaleer je vroegtijdig knelpunten en kun je ze ook veel eenvoudiger oplossen.

• Continue feedback: los kleine issues sneller en preventief op.
• Optimaliseren prestaties: Door in gesprek te blijven met medewerkers kunnen organisatie steeds beter gaat presteren.
• Minder stress: Voorkomen van problemen is in bijna alle gevallen minder stressvol dan het werken aan een oplossing.

Benieuwd naar de inzet van een Verbeterplan binnen je organisatie met behulp van de Digitale Gesprekscyclus? Neem vandaag nog contact met ons op om te beginnen!