De functies van onze HR-software

De Digitale Gesprekscyclus vertaalt organisatiedoelen naar individuele afspraken en doelstellingen. Het helpt je om de inhoud van de gesprekken uit de beoordelingscyclus te bepalen en digitaal vast te leggen. Zo zijn ze inzichtelijk voor managers én medewerkers. Waar en wanneer je dat wilt. Dat biedt perspectief voor het ontwikkelen van talent. Wat heb jij nodig?

De inhoud van de gesprekscyclus

De kern van onze HRM-software wordt gevormd door een gesprekscyclus. Voor iedere medewerker in je organisatie kan er zo'n cyclus gestart worden. Dit is een individueel dossier waarin persoonsgegevens, gespreksverslagen en bestanden worden opgeslagen. De duur van een gesprekscyclus varieert per organisatie tussen twee weken en één jaar. Je bent vrij om de inhoud en de duur van de gesprekcyclus naar organisatiewens in te richten.

Meer over gesprekscyclus

De opbouw van gespreksformulieren

Een gesprekscyclus bestaat uit één of meerdere opeenvolgende gesprekken die in een vooraf bepaalde tijdsperiode gevoerd worden. Digitale gespreksformulieren vormen daarvoor de leidraad. Het aantal, het type en de inhoud van die gesprekken stem je af op je eigen systematiek voor observeren, ontwikkelen of beoordelen. Zodoende kun je ze volledig aan laten sluiten bij de doelen van je organisatie, afdeling of team.

Meer over gespreksformulieren

Gespreksonderdelen in formulieren

Ieder gespreksformulier wordt opgebouwd uit meerdere gespreksonderdelen. Dit zijn bouwstenen met unieke eigenschappen die bepalen welke invulling je geeft aan de gespreksformulieren én de gesprekscyclus als geheel. Middels open vragen, meerkeuzevragen of tekstvelden met opvolging bepaal je hoe de gesprekken verlopen en hoe er beoordeeld wordt.

Meer over gespreksonderdelen

Competenties en functieprofielen

Een competentie is een vaardigheid of bekwaamheid waarover iemand beschikt. Het zijn bouwstenen van succesvol gedrag. Competenties en competentieprofielen kunnen je helpen om te meten hoe geschikt een medewerker is voor een specifieke taak of functie. Competentiegericht werken wordt in De Digitale Gesprekscyclus volledig ondersteund. Je kunt onze competentieprofielen gebruiken, maar ook je eigen profielen invoeren.

Meer over competenties

360°-feedback van collega's

Gelijkwaardige of directe collega's zien soms meer dan een leidinggevende. Je verzamelt collegiale feedback via 360°-feedback. Indien je gebruik maakt van competentieprofielen, kun je kiezen welke collega's er mogen worden uitgenodigd. Ook de schaalverdeling van de beoordeling bepaal je zelf. Door een handige indeling en kleurenweergave zie je in één oogopslag wie wat heeft ingevuld en hoe zich dat tot elkaar verhoudt.

Meer over 360-feedback

Digitale ondertekening

Ieder formulier dat door de leidinggevende definitief wordt opgeslagen kan indien je dat wilt ook door de medewerker digitaal ondertekend worden. Bij dit ondertekenen heb je de keuze uit de instellingen 'voor gezien' of 'voor akkoord'. Dat geeft maximale flexibiliteit in het gebruik. Uiteraard hebben wij ervoor gezorgd dat de digitale ondertekening rechtsgeldig is, door de medewerker zelf onder andere zijn/haar inloggegevens te laten kiezen.

Meer over digitaal-ondertekenen

Automatische voortgangsbewaking

Eén van de grote voordelen van De Digitale Gesprekscyclus is de automatische voortgangsbewaking. Moet je medewerkers achter de broek aan zitten m.b.t. afspraken? Onze software herinnert leidinggevenden en medewerkers per e-mail aan naderende functioneringsgesprekken, zodat iedereen zich tijdig kan voorbereiden. Een persoonlijk dashboard zorgt voor een samenvatting van naderende afspraken, doelstellingen en acties.

Meer over voortgangsbewaking

Het opslaan en delen van bestanden

De Digitale Gesprekscyclus biedt organisaties, afdelingen en alle medewerkers de mogelijkheid om digitale bestanden te kunnen delen. Documenten kunnen organisatiebreed zichtbaar zijn, of beperkt worden tot de afdeling, de gesprekscyclus, de leidinggevende(n) of enkel de medewerker. Denk daarbij aan arbeidsreglementen of een persoonlijk ontwikkelplan. Met 100 MB per persoon is ruimtegebrek nooit aan de orde.

Meer over bestandsdeling

Persoonlijk ontwikkelplan (POP)

Veel organisaties gebruiken een persoonlijk ontwikkelingsplan (POP) waarin op individueel niveau ontwikkelpunten worden uitgeschreven. Daarom is er in onze HR-applicatie ruimte om je eigen POP-formulieren te uploaden in de digitale personeelsdossiers. Deze planmatige manier helpt een medewerker om te helpen bepalen op welke gebieden hij/zij zich (verder) wil ontwikkelen en hoe die dat het beste kan aanpakken.

Meer over persoonlijk-ontwikkelplan

Het beheer van je organisatie

Voor een optimaal overzicht kunnen medewerkers in vestigingen, kantoren, afdelingen of teams worden ingedeeld waarin ze in de praktijk ook werkzaam zijn. In veel HR-applicaties is het inrichten van een organisatieboom een omslachtige procedure. Wij hebben het beheer van organisatiedelen en medewerkers zo simpel mogelijk proberen te maken met behulp van een gebruiksvriendelijke 'drag-and-drop interface'.

Meer over organisatiebeheer

Schrijfrechten voor medewerkers

Voor alle formulieren uit de gesprekscyclus geldt dat je kunt bepalen of alleen leidinggevenden kunnen lezen en schrijven of dat medewerkers zelf ook schrijfrechten krijgen. Dit beperkt zich dan tot de gespreksformulieren in hun eigen dossiers. De leidinggevende is uiteindelijk altijd degene die bepaalt wanneer iets definitief wordt opgeslagen. Indien medewerkers geen schrijfrechten hebben, kan de leidinggevende de formulieren ook in klad invullen.

Meer over schrijfrechten

Analyse met stuurinformatie

Als je onze software gebruikt, wordt er automatisch stuurinformatie opgebouwd en gerapporteerd in het onderdeel analyse. Hierdoor beschik je real time over de vorderingen van afzonderlijke organisatiedelen of combinaties daarvan. Wie hebben er een POP? Hoeveel doelstellingen zijn er dit jaar behaald? Op welke competenties moeten we meer aandacht leggen? Het zijn vragen die je straks eenvoudig beantwoordt.

Meer over analyse

Exporteer naar PDF

Elk formulier uit de gesprekscyclus kun je exporteren naar PDF. Dit kan op het moment dat het formulier nog blanco is, als het al gedeeltelijk is ingevuld en als concept is opgeslagen, of nadat je het volledig hebt ingevuld en definitief hebt opgeslagen. Je kunt dus op elk moment een digitale kopie genereren of een papieren afdruk maken. Deze versie is tevens met een ouderwetse 'natte' handtekening te accorderen.

Meer over pdf-export

Nederlands of Engelstalig

De Digitale Gesprekscyclus is voor alsnog in twee talen beschikbaar. Je kunt ervoor kiezen om de voorkeurstaal in te stellen in het Nederlands of in het Engels. Het is ook mogelijk om geen keuze te maken. In dat geval kan iedere medewerker dit zelf doen. Vooral voor organisaties met buitenlandse vestigingen of met veel niet Nederlands sprekend personeel in dienst is dit een welkome aanvulling.

Meer over meertaligheid

We bieden gratis support

Je kunt 24/7 terecht op ons supportcentrum. Dit is een online kennisbank met uitleg over de werking van de software. Je vindt er ook tips om meer uit de gesprekscyclus en je medewerkers te halen. De artikelen worden ondersteund door afbeeldingen en video's. Kom je er zelf niet uit of heeft iets spoed? Dan staat ons supportteam klaar om je gratis verder te helpen per e-mail of telefoon. Je kunt ons ook via social media bereiken.

Meer over support

Integraties met andere systemen

We hebben een API ontwikkeld waarmee het mogelijk is om koppelingen te maken met software van onze partners. Hierdoor wordt het beheer van medewerkers aanzienlijk vereenvoudigd, omdat dat niet (nogmaals) in De Digitale Gesprekscyclus hoeft te gebeuren. Vooral voor de iets grotere organisaties kan het up-to-date houden van medewerkers een behoorlijke klus zijn. We houden onze ogen open voor uitbreiding van de koppeling.

Meer over api-integratie

Uitstekende beveiliging

We weten dat onze klanten erop vertrouwen dat ze onze HR-applicatie kunnen inzetten voor hun prestatiemanagement en administratie. De veiligheid en betrouwbaarheid van onze software heeft daarom onze hoogste prioriteit. Lees hier welke hostingpartner we gekozen hebben, hoe we omgaan met het versleuten van data en welke maatregelen we genomen hebben om je privacy te kunnen blijven garanderen.

Meer over beveiliging

Vraag een demonstratie aan

Binnen een half uur ontdekken dat de Digitale Gesprekscyclus ook geschikt is voor jouw organisatie? Vraag een persoonlijke demonstratie aan! We presenteren de mogelijkheden van de software vrijblijvend via internet of bij jou op locatie. Op zoek naar flitsend promotie materiaal om je chef te overtuigen? Download dan de brochure.

Gratis demo aanvragen Download brochure

Heb je advies op maat nodig? Bel ons op 075 - 670 2715.