De inhoud van de gesprekscyclus

Onze HR-software helpt je om de inhoud te bepalen van de gesprekscyclus in je organisatie. In diverse gesprekken tussen leidinggevende(n) en medewerkers leg je personele doelstellingen, afspraken en acties vast en stuur je bij aan de hand van de resultaten.

De gesprekscyclus is de kern

De kern van onze HRM-software wordt gevormd door een gesprekscyclus. Voor iedere medewerker in je organisatie kun je een gesprekscyclus aanmaken. Dit is een persoonlijk dossier waarin persoonsgegevens, gespreksformulieren en bestanden worden opgeslagen. De duur van zo'n gesprekscyclus is instelbaar en varieert per organisatie van een periode van twee weken tot één jaar. Het afsluiten van een gesprekscyclus is vaak een geschikt moment voor een beoordeling, waarna er een nieuwe cyclus kan worden gestart. Het is mogelijk om bepaalde medewerkers geen cyclus toe te kennen of bij sommigen meerdere gesprekscycli tegelijkertijd te laten lopen (bijvoorbeeld één voor ontwikkeling en één voor beoordeling).

Gespreksformulieren in de cyclus

Een gesprekscyclus bestaat uit één of meerdere opeenvolgende gesprekken. De inhoud van die gesprekken wordt vastgelegd in gespreksformulieren. Je kunt die formulieren zien als sjablonen of templates, waarbij het doel en de inhoud van ieder gesprek van elkaar verschillen. Bij het starten van een gesprekscyclus, zul je zien dat wij gespreksformulieren voor veel voorkomende functioneringsgesprekken hebben voorbereid. Je kunt onze indeling aanhouden, maar het staat je vrij om het type en aantal gesprekken af te stemmen op je eigen organisatie.

De gesprekscyclus kan optioneel worden aangevuld met een competentieprofiel. Dit is een aanvullend gespreksformulier dat bestaat uit een reeks competenties die aan een medewerker worden gekoppeld. Zo kan objectief bekeken worden hoe iemand presteert. In onze HR-applicatie zitten voorbeelden van competentieprofielen die je gratis kunt gebruiken. Je kunt ook eigen competentieprofielen samenstellen.

Gespreksonderdelen in de formulieren

De inhoud van een gespreksformulier wordt op haar beurt weer opgebouwd uit gespreksonderdelen. We onderscheiden drie type gespreksonderdelen met ieder verschillende eigenschappen. Die eigenschappen bepalen welke invulling je geeft aan de gespreksformulieren waarop ze voor komen en uiteindelijk ook aan de gesprekscyclus. In onze standaardformulieren hebben wij gespreksonderdelen geplaatst die invulling geven aan resultaatdoelstellingen, persoonlijke ontwikkelpunten, acties en afspraken. Ook hier geldt dat je de gespreksonderdelen uit onze basis kunt gebruiken, maar ze ook zelf kunt maken waardoor je de inhoud van de gespreksformulieren volledig naar eigen hand zet.

Het inrichten van de gesprekscyclus

Een vernuftig templatesysteem stelt je in staat om de gesprekscyclus, gespreksformulieren, gespreksonderdelen en competenties die wij beschikbaar stellen naar wens aan te passen. Dat is vooral handig als er al gespreksformulieren gebruikt worden (op papier of in een ander systeem) en je die wilt overnemen. Zo bepaal je zelf het aantal gesprekken, het type, de naam daarvan, welke gespreksonderdelen voor moeten komen en of een medewerker zijn eigen gespreksformulieren kan invullen of dat dit voorbehouden is aan de leidinggevende(n). Het inrichten van de gesprekscyclus gebeurt éénmalig door de beheerder van je account. Medewerkers en leidinggevenden gebruiken gewoon de formulieren zoals die zijn voorbereid. Aangezien een beheerder ook toelichting kan geven bij de gespreksformulieren, kan deze de gesprekscyclus kant en klaar neerzetten voor alle gebruikers.

Gespreksformulieren in de gesprekscyclus

Het delen van bestanden en persoonlijk ontwikkelplan

De Digitale Gesprekscyclus biedt iedere medewerker de mogelijkheid om bestanden digitaal op te slaan en te delen. Deze documenten kunnen op het niveau van de organisatie (bedrijf), het organisatiedeel (afdeling), de leidinggevende en de lopende gesprekscyclus worden opgeslagen. Het niveau bepaalt in hoeverre iemand rechten heeft om een bestand te kunnen bekijken, wijzigen of verwijderen. Een speciaal bestand betreft het persoonlijk ontwikkelplan. Deze worden namelijk meegenomen in de analyse met stuurinformatie.

Heb je een vraag over dit onderwerp?

Laat het ons horen! We adviseren je graag persoonlijk via 075 - 670 2715.

Vraag een demonstratie aan

Binnen een half uur ontdekken dat de Digitale Gesprekscyclus ook geschikt is voor jouw organisatie? Vraag een persoonlijke demonstratie aan! We presenteren de mogelijkheden van de software vrijblijvend via internet of bij jou op locatie. Op zoek naar flitsend promotie materiaal om je chef te overtuigen? Download dan de brochure.

Gratis demo aanvragen Download brochure