Implementatie

Bij het in gebruik nemen van De Digitale Gesprekscyclus wil je er zeker van zijn dat de HR-software goed wordt ingesteld. Onze partners hebben jarenlange ervaring met het vertalen van HR-beleid naar processen en systeeminrichting. Wij zorgen ervoor dat je directie, leidinggevenden en medewerkers optimaal rendement halen uit de applicatie.

Jullie vormen een projectgroep voor input en draagvlak, wij dragen de onderwerpen aan waar een keuze in gemaakt moet worden en schetsen de gevolgen en het juridisch kader. Op basis van die informatie richten wij de software - en een eventuele koppeling - in en het wordt het systeem kant en klaar opgeleverd, inclusief korte instructie aan de leidinggevenden die er mee gaan werken.

Het resultaat:

  • een beheersmatig en inhoudelijk goed ingerichte applicatie
  • een proces voor dossieropbouw, prestatieverbetering en ontwikkeling
  • aansluiting op de eisen en wensen van je organisatie
  • beheerders, leidinggevenden en medewerkers die snappen hoe het werkt

Opbouw, duur en kosten van de implementatie

De implementatie verloopt in de regel in drie stappen. Vaak zijn dat drie afzonderlijke bijeenkomsten op drie verschillende momenten, maar dat kan in overleg anders. De totale doorlooptijd van het hele proces beslaat doorgaans twee tot drie weken. De kosten voor de implementatie zijn grotendeels afhankelijk van de complexiteit van het HR proces en de grootte van de organisatie en zullen in overleg worden bepaald.

Neem contact op via onderstaand formulier om een offerte aan te vragen.

Icon
Intake
Stap 1

Icon
Oplevering
Stap 2

Icon
Training
Stap 3

Stap 1 - Intake

Voor de intake komt er iemand van ons naar jullie toe. De intake duurt ongeveer een dagdeel. Er wordt wederzijds informatie uitgewisseld. Enerzijds leggen wij volgordelijk uit wat de applicatie allemaal kan en nemen jullie daar beslissingen in. Anderzijds horen wij graag hoe bij het proces van functioneren en beoordelen verloopt. Welke terminologie wordt gehanteerd? Welke onderwerpen worden besproken? Zijn er competentieprofielen aanwezig?

Wanneer de inhoud van de gesprekken, onderwerpen, competenties nog ter discussie staat met de invoering van een digitaal systeem, dan geven we graag advies. Als er al wel een systeem is met gespreksformulieren (bv. papier, Word of Excel) dan ontvangen wij die formulieren en competentieprofielen graag vooraf per e-mail.

We starten de intake met het afspreken van hoe het verloop van de implementatie er uit gaat zien. Het heeft onze voorkeur als jullie vooraf niet alles al inhoudelijk procesmatig (hoe ziet ons ideale beoordelingssysteem er uit) uitdenken. Daarmee mis je kansen die de applicatie biedt en creëer je wellicht onmogelijke verwachtingen. Onze HR-applicatie helpt je ook om structuur aan te brengen en dus wordt het uitdenken van hoe je het proces wilt vormgeven veel eenvoudiger als je redeneert vanuit de mogelijkheden van de applicatie. Bovendien loop je het risico allerlei inhoud te gaan ontwikkelen die al aanwezig is. Zonde uiteraard.

Stap 2 - Oplevering

Na de intake gaan wij aan de slag. We zullen medewerkers in de applicatie zetten (handmatig via een import of automatisch via een koppeling), de juiste competenties activeren, formulieren instellen, rechten toekennen. Vervolgens is de oplevering aan dezelfde werkgroep. We doorlopen de hele applicatie nogmaals en zetten de puntjes op de i. Deze bijeenkomst in dezelfde samenstelling duurt hooguit een dagdeel. Wij willen graag voorkomen dat er andere mensen aanschuiven bij deze oplevering, omdat onze ervaring leert dan het proces uit de intake weer opnieuw van start gaat.

Stap 3 - Training

Tenslotte is er een training voor leidinggevenden. Dit onderdeel duurt doorgaans ongeveer 1,5 uur, maar dit is afhankelijk van de vraag of het beleid rondom de gesprekscyclus enkel gedigitaliseerd hoeft te worden, of dat het nieuwe materie betreft. Wij willen graag dat er iemand vanuit de werkgroep aanwezig is bij de training om de verantwoordelijkheid te nemen voor de inhoudelijke keuzes, zoals instellingen voor 360°-feedback, antwoordschalen, rollen en rechten.

Voor medewerkers verzorgen wij in de regel geen training. Het gebruiksgemak voor die groep is zo groot dat zo’n instructie door ons als leverancier niet nodig is. In plaats daarvan instrueren wij jullie leidinggevenden hoe zij op hun beurt hun medewerkers kunnen informeren en digitaal kunnen uitnodigen om het HR-systeem te gaan gebruiken. Dat is vrijwel altijd voldoende. We hebben ook materiaal voor de leidinggevenden ter beschikking om dit te kunnen doen.

Offerte aanvragen

Over jezelf

We hebben je contactgegevens nodig om de opdracht te kunnen bespreken.

Over je organisatie

We willen graag weten waar je werkt en wat je wensen zijn.