Het opslaan en delen van bestanden

De Digitale Gesprekscyclus biedt organisaties, afdelingen en alle medewerkers de mogelijkheid om bestanden digitaal op te slaan. Bestanden kunnen organisatiebreed zichtbaar zijn, of beperkt worden tot de afdeling, de gesprekscyclus of enkel de medewerker.

Het uploaden en delen van bestanden maakt integraal onderdeel uit van ons digitale personeelsdossier. Omdat het delen van documenten voor verschillende doeleinden gebruikt wordt, hebben we vier niveau's ontwikkeld waarop dit kan plaatsvinden. Op die manier wordt het uploaden, bekijken en verwijderen in de basis geregeld. Op bestandsniveau kunnen uitzonderingen gemaakt worden. Zo kunnen medewerkers de bestanden die ze uploaden privé maken en daarmee volledig afschermen voor anderen. Er is met 100 MB per persoon aan opslagruimte ruim voldoende plek om bestanden te kunnen opslaan. Onderstaand zetten we de niveau's voor bestandsopslag uiteen.

1. Organisatie

Een beheerder kan bestanden toevoegen die voor alle leidinggevende en alle medewerkers te lezen zijn. Alleen een beheerder kan deze verwijderen.

2. Organisatiedeel

Een leidinggevende kan bestanden delen met een afdeling en zichtbaar maken voor leidinggevende(n) of medewerker(s) van dezelfde of onderliggende afdeling(en).

3. Betrokkenen

Een leidinggevende kan bestanden delen met een medewerker of de hele organisatie. Medewerkers kunnen dat met de leidinggevende(n). Een persoonlijk ontwikkelplan wordt meegenomen in de analyse.

4. Gesprekscyclus

Zowel een leidinggevende als een medewerker kunnen bestanden toevoegen aan een gesprekscyclus. Medewerkers kunnen hun eigen bestanden afschermen.

Het delen van bestanden in de personeelsdossiers

Het persoonlijk ontwikkelplan

Veel organisaties gebruiken een persoonlijk ontwikkelingsplan (POP) waarin op individueel niveau ontwikkelpunten worden uitgeschreven. We hadden hier een digitaal formulier voor kunnen bouwen, maar uit de dagelijkse praktijk blijkt dat de inhoud en het format daarvan vaak verschillen. Daarom hebben we ervoor gekozen om je de ruimte te geven om je eigen persoonlijke ontwikkelplan te kunnen uploaden. Dat kan een word- of PDF-bestand zijn, maar andere bestandstypes zijn ook mogelijk. Indien je nog geen sjabloon voor een ontwikkelplan hebt, bieden wij een format aan dat je kosteloos kunt gebruiken.

Afsluitend is het goed om te weten dat het persoonlijk ontwikkelplan een speciaal bestand is. De aanwezigheid in je dossier en het totale aantal ontwikkelplannen in je gehele account wordt namelijk gerapporteerd in de analyse met managementinformatie.

Meer over het POP
Heb je een vraag over dit onderwerp?

Laat het ons horen! We adviseren je graag persoonlijk via 075 - 670 2715.

Vraag een demonstratie aan

Binnen een half uur ontdekken dat de Digitale Gesprekscyclus ook geschikt is voor jouw organisatie? Vraag een persoonlijke demonstratie aan! We presenteren de mogelijkheden van de software vrijblijvend via internet of bij jou op locatie. Op zoek naar flitsend promotie materiaal om je chef te overtuigen? Download dan de brochure.

Gratis demo aanvragen Download brochure