De opbouw van gespreksformulieren

Een gesprekscyclus bestaat uit één of meer opeenvolgende gesprekken. Gespreksformulieren vormen een leidraad voor die gesprekken. Het aantal, het type en de inhoud daarvan stem je af op je eigen systematiek voor observeren, ontwikkelen of beoordelen.

De inhoud van personele gesprekken leg je vast in gespreksformulieren. Die gebruik je tijdens het voeren van de gesprekken als inhoudsopgave, maar ook om hetgeen besproken wordt op te kunnen slaan in het digitale dossier van de medewerker. Je kunt gespreksformulieren zien als sjablonen of templates. Aan de van de manier waarop de gesprekscyclus in jouw organisatie is opgebouwd, kies je het aantal gesprekken, de soort en de inhoud zoals die daar het beste bij past.

Voorbeelden van gespreksformulieren

We weten uit ervaring dat de ontwikkelcyclus in veel organisaties bestaat uit drie type gesprekken, waarbij het doel en de inhoud van ieder gesprek van elkaar verschillen. Bij het starten van een nieuwe gesprekscyclus, zul je zien dat wij ervoor gekozen hebben om voorbeelden van deze drie opeenvolgende gespreksformulieren alvast klaar te zetten. Het betreft formulieren voor functioneringsgesprekken die wij het doelstellingengesprek, voortgangsgesprek en beoordelingsgesprek hebben genoemd. Je kunt onze indeling aanhouden, maar het staat je vrij om dit aan te passen naar bijvoorbeeld de regels uit jouw cao of een systematiek voor observeren, ontwikkelen of beoordelen die in jouw branche of organisatie gangbaar is.

Doelstellingengesprek

In een doelstellingengesprek worden toekomstige doelstellingen van de medewerker in lijn met zijn/haar functie besproken.

Meer over dit gesprek

Voortgangsgesprek

In een voortgangsgesprek wordt de voortgang m.b.t. eerder gemaakte afspraken besproken en komt het welbevinden van de medewerker aan de orde.

Meer over dit gesprek

Beoordelingsgesprek

In een beoordelingsgesprek kijkt een leidinggevende met de medewerker terug op doelen, ontwikkelpunten en acties uit de afgelopen periode.

Meer over dit gesprek

Competenties en competentieprofielen

De gesprekscyclus kan optioneel worden aangevuld met een competentieprofiel. Dit is feitelijk een extra gespreksformulier dat bestaat uit een reeks competenties die aan een medewerker worden gekoppeld. Je kunt ervoor kiezen wie het competentieprofiel kunnen invullen. Standaard is dat de medewerker zelf, maar als je het onderdeel 360°-feedback aanzet, kunnen dat ook de leidinggevende(n) en directe collega's zijn. Zo kan objectief bekeken worden hoe iemand presteert. Wij bieden voorbeelden van competentieprofielen aan die je gratis kunt gebruiken. Je kunt ook eigen competentieprofielen samenstellen.

Gespreksonderdelen in formulieren

De inhoud van een gespreksformulier wordt opgebouwd uit gespreksonderdelen. Dit zijn bouwstenen waarmee je een sjabloon (gespreksformulier) in elkaar zet. We onderscheiden drie type gespreksonderdelen met ieder verschillende eigenschappen. Die eigenschappen bepalen deels welke invulling je geeft aan de formulieren en uiteindelijk ook aan de gesprekscyclus als geheel. In de gespreksformulieren die wij ontwikkeld hebben, zijn gespreksonderdelen geplaatst die invulling geven aan resultaatdoelstellingen, persoonlijke ontwikkelpunten, acties en afspraken. Tijdens het voeren van gesprekken worden ingevulde gespreksonderdelen automatisch meegenomen naar opvolgende gesprekken, zodat inzichtelijk is wat er de vorige keer is besproken. Ook hier geldt dat je onze gespreksonderdelen kunt gebruiken, maar deze ook zelf kunt bouwen waarmee je de inhoud van de gespreksformulieren volledig naar eigen hand zet.

Heb je een vraag over dit onderwerp?

Laat het ons horen! We adviseren je graag persoonlijk via 075 - 670 2715.

Vraag een demonstratie aan

Binnen een half uur ontdekken dat de Digitale Gesprekscyclus ook geschikt is voor jouw organisatie? Vraag een persoonlijke demonstratie aan! We presenteren de mogelijkheden van de software vrijblijvend via internet of bij jou op locatie. Op zoek naar flitsend promotie materiaal om je chef te overtuigen? Download dan de brochure.

Gratis demo aanvragen Download brochure