De opbouw van gespreksformulieren

Een gesprekscyclus bestaat uit één of meer opeenvolgende gesprekken. Gespreksformulieren vormen een leidraad voor die gesprekken. Het aantal, het type en de inhoud daarvan stem je af op je eigen systematiek voor observeren, ontwikkelen of beoordelen.

De inhoud van personele gesprekken leg je vast in gespreksformulieren. Die gebruik je tijdens het voeren van de gesprekken als inhoudsopgave, maar ook om hetgeen besproken wordt op te kunnen slaan in het digitale dossier van de medewerker. Je kunt gespreksformulieren zien als sjablonen of templates. Aan de van de manier waarop de gesprekscyclus in jouw organisatie is opgebouwd, kies je het aantal gesprekken, de soort en de inhoud zoals die daar het beste bij past.

Voorbeelden van gespreksformulieren

We weten uit ervaring dat de ontwikkelcyclus in veel organisaties bestaat uit drie type gesprekken, waarbij het doel en de inhoud van ieder gesprek van elkaar verschillen. Bij het starten van een nieuwe gesprekscyclus, zul je zien dat wij ervoor gekozen hebben om voorbeelden van deze drie opeenvolgende gespreksformulieren alvast klaar te zetten. Het betreft formulieren voor functioneringsgesprekken die wij het doelstellingengesprek, voortgangsgesprek en beoordelingsgesprek hebben genoemd. Je kunt onze indeling aanhouden, maar het staat je vrij om dit aan te passen naar bijvoorbeeld de regels uit jouw cao of een systematiek voor observeren, ontwikkelen of beoordelen die in jouw branche of organisatie gangbaar is.

Competenties en competentieprofielen

De gesprekscyclus kan optioneel worden aangevuld met een competentieprofiel. Dit is feitelijk een extra gespreksformulier dat bestaat uit een reeks competenties die aan een medewerker worden gekoppeld. Je kunt ervoor kiezen wie het competentieprofiel kunnen invullen. Standaard is dat de medewerker zelf, maar als je het onderdeel 360°-feedback aanzet, kunnen dat ook de leidinggevende(n) en directe collega's zijn. Zo kan objectief bekeken worden hoe iemand presteert. Wij bieden voorbeelden van competentieprofielen aan die je gratis kunt gebruiken. Je kunt ook eigen competentieprofielen samenstellen.

Gespreksonderdelen in formulieren

De inhoud van een gespreksformulier wordt opgebouwd uit gespreksonderdelen. Dit zijn bouwstenen waarmee je een sjabloon (gespreksformulier) in elkaar zet. We onderscheiden drie type gespreksonderdelen met ieder verschillende eigenschappen. Die eigenschappen bepalen deels welke invulling je geeft aan de formulieren en uiteindelijk ook aan de gesprekscyclus als geheel. In de gespreksformulieren die wij ontwikkeld hebben, zijn gespreksonderdelen geplaatst die invulling geven aan resultaatdoelstellingen, persoonlijke ontwikkelpunten, acties en afspraken. Tijdens het voeren van gesprekken worden ingevulde gespreksonderdelen automatisch meegenomen naar opvolgende gesprekken, zodat inzichtelijk is wat er de vorige keer is besproken. Ook hier geldt dat je onze gespreksonderdelen kunt gebruiken, maar deze ook zelf kunt bouwen waarmee je de inhoud van de gespreksformulieren volledig naar eigen hand zet.