Gespreksonderdelen in formulieren

Ieder gespreksformulier wordt opgebouwd uit meerdere gespreksonderdelen. Dit zijn bouwstenen met unieke eigenschappen die bepalen welke invulling je geeft aan de gespreksformulieren én de gesprekscyclus als geheel.

We weten uit ervaring dat de ontwikkelcyclus in veel organisaties bestaat uit drie type functioneringsgesprekken. Daarom hebben wij gespreksformulieren voorbereid die we het doelstellingengesprek, voortgangsgesprek en beoordelingsgesprek hebben genoemd. Op deze formulieren zijn gespreksonderdelen geplaatst (tekstvelden en meerkeuzevragen) waarmee je informatie uit personele gesprekken kunt opslaan. Ze bevatten een titel, toelichting en zijn al dan niet verplicht. Met behulp van de door ons bedachte gespreksonderdelen kun je invulling geven aan resultaatdoelstellingen, persoonlijke ontwikkelpunten, acties en afspraken. Als je een gespreksformulier opslaat wordt de inhoud van de gespreksonderdelen meegenomen naar opvolgende gesprekken. Zo is inzichtelijk wat er de vorige keer is besproken. Je kunt onze gespreksonderdelen intact laten, maar ze ook aanpassen of zelf bouwen en daarmee de inhoud van de gespreksformulieren volledig naar eigen hand zetten.

Gespreksonderdeel 1 - Tekstveld met opvolging

Gespreksonderdeel 'Tekstveld met opvolging'

Het tekstveld met opvolging stelt een leidinggevende in staat om op het eerste gespreksformulier één of meerdere concrete afspraken te maken met medewerkers binnen een bepaalde categorie. Denk daarbij bijvoorbeeld aan resultaatafspraken, doelstellingen, ontwikkelpunten of acties. Deze afspraak keert vervolgens op alle volgende gespreksformulieren automatisch terug, waarna kan worden aangegeven in hoeverre het afgesproken resultaat daadwerkelijk is behaald. De uitkomsten van tekstvelden met opvolging worden ook gerapporteerd in de analyse.

Bij het opnemen van een tekstveld met opvolging heeft een beheerder nog meer mogelijkheden tot zijn beschikking. Zo kan een datumveld worden toegevoegd of een veld waarmee tijdens het gesprek door zowel de medewerker als de leidinggevende bepaald kan worden wie verantwoordelijk is voor de in te zetten actie. Deadlines met betrekking tot resultaatafspraken en acties worden door ons HR-systeem per e-mail gemeld en getoond in een persoonlijk dashboard.

Het vrije tekstveld, de datum, de verantwoordelijke en de afrondingsstatus kunnen worden gekopieerd naar het volgende gesprek. Het uitspreken van tevredenheid over de voortgang wordt niet meegenomen. Indien iemand aangeeft dat de vraag niet meer van toepassing is, wordt deze ook niet meer gekopieerd.

Gespreksonderdeel 2 - Tekstveld

Gespreksonderdeel 'Tekstveld'

Het tekstveld wordt vaak gebruikt voor opmerkingen of een beoordelingsverslag. Het is een open veld waar alles kan worden ingevoerd. Per gespreksonderdeel is dit er echter maar één. Dat betekent dat ten tijde van het invullen van het gesprek er door de leidinggevende geen extra tekstveld kan worden toegevoegd.

Er kunnen wel meerdere tekstvelden aan een gespreksformulier worden toegevoegd. Dat zal dan door de beheerder gedaan moeten worden tijdens het definiëren van het gespreksformulier.

Gespreksonderdeel 3 - Meerkeuzevraag

Gespreksonderdeel 'Multiplechoicevraag'

Bij een meerkeuzevraag worden er meerdere antwoorden geboden (multiplechoice). Je bepaalt zelf de inhoud van de vraag en het aantal antwoordmogelijkheden. Ze kunnen bijvoorbeeld worden ingezet voor het aangeven van de eindbeoordeling of de bepaling van het aantal periodieken voor de nieuwe periode.

Per gespreksonderdeel is er maar één meerkeuzevraag. Dat betekent dat ten tijde van het invullen van het gesprek er door de leidinggevende geen extra meerkeuzevraag kan worden toegevoegd. Het is wel mogelijk, maar dat zal dan door de beheerder gedaan moeten worden tijdens het definiëren van het gespreksformulier. De beheerder kan ook de labels boven elk te geven antwoord instellen.

Heb je een vraag over dit onderwerp?

Laat het ons horen! We adviseren je graag persoonlijk via 075 - 670 2715.

Vraag een demonstratie aan

Binnen een half uur ontdekken dat de Digitale Gesprekscyclus ook geschikt is voor jouw organisatie? Vraag een persoonlijke demonstratie aan! We presenteren de mogelijkheden van de software vrijblijvend via internet of bij jou op locatie. Op zoek naar flitsend promotie materiaal om je chef te overtuigen? Download dan de brochure.

Gratis demo aanvragen Download brochure