Aandachtspunten voor het goed voeren van een beoordelingsgesprek

Het is belangrijk om het jaarlijkse beoordelingsgesprek goed te voeren.

Wat komt er allemaal kijken bij zo’n gesprek? In deze blog vind je daarvoor vijf handige aandachtspunten.

1. Hulpmiddelen die je kunt gebruiken bij een beoordelingsgesprek

Belangrijke hulpmiddelen die je nodig hebt voor een beoordelingsgesprek zijn:

• Alle relevante informatie waaruit de status van de gemaakte afspraken naar voren komt. Voorbeelden hiervan zijn: gegevens uit klant- en informatiesystemen, omzetcijfers of uitkomsten van 360°-feedback.
• Informatie vanuit werkoverleggen of functionerings- of coachingsgesprekken (STAR-methode: Situatie, Taak, Actie en Resultaat).
• Een persoonlijk ontwikkelplan dat je gebruikt bij de voorbereiding van het beoordelingsgesprek. Na afloop leg je de uitkomst van het beoordelingsgesprek in het persoonlijk jaarplan vast. De werknemer kan dit voor gezien tekenen en krijgt een kopie. Je kunt het origineel als leidinggevende bewaren of in het personeelsdossier opnemen.
• De zelfevaluatie van de werknemer als daarvan sprake is.

Je kunt de functiebeschrijving, het competentieprofiel en de competentiegids eventueel als naslagwerken gebruiken.

2. Criteria om een medewerker te beoordelen

Als leidinggevende geef je tijdens het beoordelingsgesprek jouw oordeel en waardering over het functioneren van de medewerker. Voor de beoordeling van de medewerker moet je eerst helder op een rij hebben wat de criteria zijn waaraan hij of zij moet voldoen. Je kunt met de medewerker tijdens een planningsgesprek de doelen voor hem of haar bepalen en vastleggen. Deze doelen moeten voldoen aan een aantal criteria. Ze moeten specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch en tijdgebonden (SMART) zijn.

3. Het onderscheid tussen een functionerings- en een beoordelingsgesprek

Een functioneringsgesprek voer je halverwege het jaar met de medewerker. Je kunt dan gedrag tijdig bijsturen en nog afspraken maken over verbetering van iemands functioneren. Tijdens het beoordelingsgesprek gaat het om een beoordeling. Hierbij mag je de werknemer niet voor verrassingen stellen en niet beoordelen op punten die jullie eerder niet hebben besproken.

4. De rol van de HR-afdeling bij beoordelingsgesprekken

Bij de beoordelingsgesprekken en de voorbereiding daarvan vervult de afdeling HR een belangrijke rol. Zij kan ten eerste de inhoud bewaken. Natuurlijk kan de HR-afdeling niet iedere individuele beoordeling op juistheid controleren en dat is ook niet haar rol. Wel kan ze met hulp van analyses op afdelings- en organisatieniveau nagaan of de beoordelingen reëel zijn of niet. Hierbij kan HR kijken welke afdelingen afwijken, wat daarvan de reden is en of er een gedeeld normbesef is of dat de ene leidinggevende coulanter is dan de andere. 

Daarnaast kan HR het proces bewaken. Ze kan dan bijvoorbeeld checken of alle gesprekken zijn gevoerd binnen de juiste periode en zo nee kijken wat daarvan de oorzaak is. Ook kan HR beoordelen of extra ondersteuning noodzakelijk is, of gesprekken zijn vastgelegd en wat de kwaliteit is van die vastlegging. Ten derde kan een HR-afdeling leidinggevenden en werknemers coachen op gesprekstechnieken. Een laatste rol die HR kan vervullen, is het op de eigen intranetsite verstrekken van informatie over het doel van beoordelingsgesprekken en de plaats ervan binnen de cyclus ‘plannen, functioneren, beoordelen en belonen’.

5. Aanpak als een werknemer het niet eens is met zijn beoordeling

Het kan gebeuren dat een werknemer het niet eens is met de uitkomst van het beoordelingsgesprek. Het is dan belangrijk dat jij en de werknemer weten hoe jullie dat moeten afhandelen. Je kunt dan veel hebben aan een klachtenprocedure. Deze geeft aan hoe een werknemer bezwaar kan indienen tegen de beoordeling, wat de procedures zijn en wat de samenstelling is van de klachtencommissie. De klachtenprocedure moet het voor de werknemer mogelijk maken dat de klachtencommissie zijn bezwaar op een objectieve manier beoordeelt. Deze brengt daarna een advies uit aan de directie. Het is echter verstandig dat je vanwege de ‘zwaarte’ van een klachtenprocedure eerst probeert om het meningsverschil in overleg met de werknemer op te lossen.

Tip

• Haal de spanning van het beoordelingsgesprek af door niet je hele beoordeling van het functioneren van de werknemer in het afgelopen jaar alleen tijdens dit gesprek aan de orde te laten komen.
• Pas 360°-feedback toe, zodat je van meerdere kanten (collega’s medewerker, eventueel ook klanten) een goede indruk krijgt van zijn of haar functioneren.

Bron: Brightmine