Afschaffen functioneringsgesprek vraagt om vertrouwen

Daniel Hoopman Daniel Hoopman 29 augustus 2023 331

Het jaarlijkse functioneringsgesprek is vaak een plichtmatig en tijdsintensief gebeuren. Organisaties en werknemers worstelen zich er jaarlijks doorheen. Alternatieve manieren van evalueren zijn mogelijk, maar daarvoor is oprecht vertrouwen nodig.

Werkgevers en werknemers hebben hun meningsverschillen in de snel veranderende werkomgeving, maar ze zijn het eens dat het functioneringsgesprek zijn langste tijd heeft gehad. Het Amerikaanse leger ontwikkelde deze formele vorm van werknemers beoordelen tijdens de Eerste Wereldoorlog. Daarna namen grote bedrijven, zoals General Electric, het gesprek over als methode om slecht presterende werknemers kwijt te raken. Het functioneringsgesprek werd een algemeen verschijnsel, dat steeds minder populair is geworden. Deskundigen zien het als een tijdrovende gespreksvorm van vooral terugkijken en lijstjes afstrepen, die vaak eerder wat zegt over de beoordelaar dan over de beoordeelde.

Te weinig feedback

Grote bedrijven zoals Adobe en Accenture zijn opgehouden met het voeren van jaarlijkse functioneringsgesprekken. Tijdens de coronacrisis stopte 15% van de bedrijven met beoordelingen, blijkt uit onderzoek van WorldatWork. Deze bedrijven werden daar eerst voor geprezen. Het enthousiasme verdween echter, omdat werknemers die minder feedback ontvangen van hun leidinggevenden, geen duidelijkheid meer hebben over de redenen van hun beloning of promotie.

Grote meerderheid voert nog steeds een functioneringsgesprek

Volgens adviesbureau Gartner hebben sommige bedrijven die de functioneringsgesprekken hadden afgeschaft, deze zelfs weer ingevoerd. Momenteel voert 90% van de organisaties nog steeds het jaarlijkse, formele functioneringsgesprek. HR-deskundigen zien daarin een duidelijke behoefte aan een evaluatievorm en om medewerkers te begeleiden. Hieronder hebben we daarom zes mogelijke alternatieven voor het functioneringsgesprek op een rij gezet.

1. Regelmatige evaluaties

Zorg dat je regelmatig en tijdig evalueert. Het beste is dat leidinggevenden meteen na afronding van een project een gesprek met hun medewerkers voeren. Lukt dat niet dan moet het in elk geval elk kwartaal plaatsvinden. Marcus Buckingham van het ADP Research Institute vindt een keer in de elf dagen de ideale frequentie, omdat een ‘prestatie wordt geleverd in het hier en nu’. WorldatWork stelt dat bijna 60% van alle organisaties nu regelmatig gesprekken houdt met medewerkers. Dat was 42% in 2016.

2. Het ‘hoe’ centraal stellen

Richt je op het ‘hoe’ en niet op het ‘wat’. Gartner meldt dat maar 4% van alle HR-leidinggevenden meent dat functioneringsgesprekken een goede indruk geven van de prestaties van een medewerker. In een functioneringsgesprek zou meer centraal moeten staan hoe mensen werken met hun expertise, hun gedrag en bredere vaardigheden. Het praten over wat mensen doen en moeten doen, leidt altijd tot een plichtmatig lijstje van taken en doelen.

3. Zinvolle gesprekken voeren

Train je leidinggevenden in het voeren van zinvolle gesprekken. Een belangrijk onderzoek uit 2000 liet zien dat de statistische variantie in beoordelingen van medewerkers voor bijna twee derde verband hield met de persoonlijke eigenschappen of voorkeuren van de beoordelaar. De beoordeling vond dus niet plaats op basis van de feitelijke prestaties van de medewerker. Mensen van kleur zijn het vaakst slachtoffer van deze willekeur, zo blijkt uit onderzoek. Het is dus belangrijk dat de leidinggevende erop let dat de prestaties centraal staan tijdens het gesprek.

4. Betrek collega's

Evalueer met hulp van collega’s. Met name in hybride kantooromgevingen, waarbij leidinggevenden minder kunnen zien hoe medewerkers hun werk doen, kan het effectief zijn om collega’s te betrekken bij de beoordeling. Dit wordt nog weinig gedaan. Uit onderzoek van Gartner uit 2021 blijkt dat maar een kwart van de organisaties de collega’s vraagt om mee te beoordelen. Er zijn wel valkuilen, zoals dat sommige medewerkers hun collega’s misschien zwart willen maken. Het beoordelen door collega’s is dan ook alleen de moeite waard voor bedrijven met een behoorlijk open en eerlijke werksfeer, aldus Amy Sung, HR-consultant bij Willis Towers Watson.

5. Zelfregie

Een andere mogelijkheid is dat de medewerker zichzelf beoordeelt. Er zijn organisaties die helemaal gestopt zijn met plichtmatige gesprekken en medewerkers zelfregie geven bij hun beoordelingsproces. Hun werknemers schrijven een keer per kwartaal hun eigen evaluatie. De leidinggevende reageert daar dan op. Hierdoor zijn leidinggevenden in ieder geval niet langer veel tijd kwijt aan het opstellen van functioneringsrapporten.

6. Toekomstgericht

Richt je op de toekomst in plaats van op het verleden. Dat verandert de feedback zelf ook. Sung van Willis Towers Watson zegt dat sommige van haar cliënten liever feed-forward geven. Dan gaat een gesprek over een prestatie ook direct over de persoonlijke ontwikkeling van de medewerker. Dit maakt van een evaluatie een instrument om de beste werknemers te selecteren en bij hun ontwikkeling te helpen in plaats van een middel om te bepalen wie een bonus ontvangt en hoeveel.

Kanttekening zes methodes

Een kanttekening bij de zes genoemde methodes is dat ze allemaal uitgaan van een bepaalde vertrouwensbasis tussen leidinggevende en medewerker. Dat vertrouwen is echter tijdens corona afgenomen door de discussies over verplichte vaccinatie, de terugkeer naar kantoor en de controle op thuiswerkers. Ondertussen denkt bijna twee op de drie volwassenen dat de top van het bedrijfsleven mensen bewust probeert te misleiden. Dit is zeven procentpunten meer dan in 2021, zo blijkt uit de jaarlijkse Edelman Trust Barometer van het gelijknamige internationale pr-adviesbureau.

Minder betrokkenheid

Uit een jaarlijkse meting van onderzoeksbureau Gallup blijkt dat de betrokkenheid van medewerkers vorig jaar voor het eerst in tien jaar daalde en deze afname is ook dit jaar zichtbaar. Het uit zich in medewerkers die ontslag nemen of die doen aan quiet quitting: alleen nog het strikt noodzakelijke doen.

Vertrouwen nodig

Volgens Buckingham van ADP Research Institute gaat het allemaal om vertrouwen. Hij stelt dat jaarlijkse functioneringsgesprekken betekenen dat je een heel jaar zit af te wachten, om uiteindelijk te horen te krijgen dat je een beoordeling krijgt van twee op een schaal van vijf. “Dat ondermijnt het vertrouwen. Als bedrijven willen dat hun mensen beter presteren, moeten ze zich afvragen: ‘Wat kunnen wíj doen om te zorgen dat ze ons vertrouwen?”

Zelfregie binnen je organisatie

Met De Digitale Gesprekscyclus kun je bepalen wie de regie heeft in het beoordelingsproces. Het is daarbij mogelijk om de werknemer zelfregie te geven. Ook kun je bijvoorbeeld zelf het aantal, de inhoud en de volgorde van gesprekken bepalen.

Bronnen: FD, Bloomberg