Alleen anonieme feedback geven is onvoldoende voor medewerkers

Het is niet altijd een goede aanpak als een leidinggevende anonieme feedback aan collega’s vraagt over de prestaties van een medewerker en die informatie gebruikt voor een beoordelings- of functioneringsgesprek. De beoordeelde heeft dan geen kans om met collega’s in gesprek te gaan over de feedback, terwijl hij of zij daar juist het meeste van leert.

Organisatiepsycholoog Lennard Toma van Peoples legde aan werknemers van verschillende organisaties een vragenlijst voor die ze over hun collega’s konden invullen. Daarna kregen ze de mogelijkheid om elkaar te praten over de antwoorden. “In eerste instantie lieten we de vragenlijsten anoniem invullen, zodat degene die een collega ging beoordelen meer ruimte voelde om te zeggen wat hij of zij vindt. Het idee daarachter was dat mensen het vaak spannend vinden om elkaar feedback te geven, zeker als het negatiever is, en op deze manier eerlijker durfden te zijn.”

Feedback geven tijdens gesprek

Hij deed dit enkele keren tot alle medewerkers gewend waren aan het geven en ontvangen van de feedback. Daarna beëindigde Toma de anonimiteit. Vervolgens kregen medewerkers de keuze of ze een vragenlijst over een collega wilden invullen. Hierop volgde dan een feedbackgesprek met de medewerkers die zo’n gesprek wilden. “Dat konden collega’s zijn die de vragenlijst hadden ingevuld, maar ook collega’s die dat niet hadden gedaan. Tijdens zo’n gesprek ging het erom dat op een constructieve manier de feedback werd besproken en degene die de feedback kreeg vragen kon stellen om duidelijk te krijgen wat er goed ging, maar ook waar diegene nog aan moest werken.”

Persoonlijk feedback geven belangrijk

Toma denkt dat het feedbackgesprek belangrijker is dan de vragenlijst. Dat komt volgens hem omdat het erg waardevol is dat de een kan uitleggen wat hij bedoelt met de feedback, terwijl de ander daarop kan reageren. “Ik werkte bijvoorbeeld voor corona voor een administratieve afdeling van een bedrijf. Meerdere collega’s hadden daar in de vragenlijst over een vrouw aangegeven dat ze het vervelend vonden dat zij elke dag stipt om 17.00 uur naar huis ging, terwijl de rest dan vaak nog doorwerkte. Tijdens het gesprek vertelde die vrouw dat zij door haar thuissituatie degene was die altijd de kinderen moest ophalen van de opvang. Daardoor kon ze niet langer blijven, maar ze plande haar werk altijd heel strak en als het nodig was, klapte ze ‘s avonds thuis haar laptop nog open. Toen de rest dat wist, was de kou uit de lucht. Dat is een voorbeeld van hoe belangrijk zo’n gesprek is.”

Doorvragen

Personeelsadviseur Jeroen Andreae vindt het gesprek ook het belangrijkste gedeelte van een beoordelingsprocedure. “Daarin kun je nuances aangeven, voorkomen dat feedback verkeerd wordt geïnterpreteerd en zorgen dat iemand met doorvragen echt kan leren van een beoordeling. Dat mis je allemaal bij anoniem beoordelen.”

Anoniem beoordelen soms nodig

Andreae meent net als Toma dat anoniem beoordelen niet slecht hoeft te zijn. “Ik ben voorstander van open beoordelen. Transparantie is belangrijk voor een goede werkrelatie. Maar als de werkcultuur niet open is, dan kun je als bedrijf niet van je werknemers verwachten dat zij dat wel zijn. Misschien zijn er mensen die het moeilijk vinden om direct te zijn en die zich daardoor inhouden bij een open beoordeling, dan mis je belangrijke informatie. Of de leiding van een bedrijf is zelf niet open, bijvoorbeeld over salarisschalen of bonussen. Ook dan is het niet realistisch om te verwachten dat werknemers wel open zijn.”

Open werkcultuur

De personeelsadviseur stelt daarom dat een organisatie eerst moet werken aan een open werkcultuur waarin medewerkers zich veilig voelen om elkaar feedback te geven, voordat ze dat van haar werknemers kan verwachten. Dat begint volgens hem met duidelijk en transparant zijn over hoe de organisatie, al dan niet anoniem, beoordeelt en wat er met die feedback gebeurt.

Wennen aan feedback geven

Toma is het ermee eens dat de juiste organisatiecultuur nodig is. Hij denkt dat je die ook kunt ontwikkelen door eerst medewerkers te laten wennen aan feedback geven, voordat ze dat open gaan doen. “Als je dan ziet dat iedereen feedback geeft om elkaar verder te helpen, in plaats van om elkaar af te branden, en dat feedback ook positief wordt ontvangen, dan kun je overgaan op open beoordelen.”

Groei naar een eerlijke cultuur

Zowel Toma als Andrea menen dat anoniem beoordelen niet het eindstation moet zijn. “Het moet het streven van een bedrijf zijn om daarvan af te komen. Je moet een cultuur willen waarin iedereen eerlijk tegen elkaar kan zijn. Maar om daar rustig naartoe te groeien, is anoniem beoordelen een goede eerste stap”, vindt Toma.

Tip voor feedback geven

Naast dat open feedback geven en de organisatiecultuur belangrijk zijn, is het ook van belang dat medewerkers de feedback goed kunnen geven en ontvangen. Zijn deze vaardigheden onvoldoende bij hen aanwezig, dan kun je ze hierin een training laten volgen.

Bron: Intermediair