Beslissingsmatrix voor de inkoop van een digitaal gespreksdossier

Ben je op zoek naar de beste HR-applicatie? Waarschijnlijk gaat daar een tijdrovende zoektocht aan vooraf waarin je specificaties vergelijkt, gesprekken voert en op basis daarvan een keuze maakt. Toch?

Om het inkopen van een digitaal gespreksdossier makkelijker te maken, hebben we een beslissingsmatrix opgesteld. Je zou onderstaande vragen kunnen hanteren om verschillende HR-systemen met elkaar te vergelijken om zodoende een afgewogen keuze te kunnen maken.

Overwegingsfactoren gerangschikt naar categorie

Het beheer van je organisatie

• Kunnen nieuwe medewerkers direct worden toegevoegd?
• Kunnen medewerkers ook geïmporteerd worden middels een bestand?
• Kan een leidinggevende zelf een nieuwe medewerker toevoegen?
• Is het aantal medewerkers ongelimiteerd?
• Kan er een duidelijk overzicht van medewerkers worden gegenereerd?
• Kan er worden gezocht op medewerkers middels een zoekfunctie?
• Krijgt een medewerker een eigen pagina met persoonlijke gegevens?
• Is er onderscheid tussen medewerkers middels rechten of rollen?
• Zijn persoonlijke gegevens van de medewerker te wijzigen?
• Kan een medewerker zijn eigen gegevens inzien en wijzigen?
• Is er een beheerders rol die altijd alle gegevens van medewerkers kan wijzigen?
• Kan een medewerker verwijderd worden uit de applicatie?
• Kan een medewerker bij uitdiensttreding in de applicatie blijven staan?
• Kan een medewerker op inactief worden gezet bij uitdiensttreding?
• Blijft de data van inactieve medewerkers in het systeem staan?
• Kunnen meerdere bedrijven in een account worden geplaatst?
• Kunnen leidinggevenden nieuwe organisatiedelen aanmaken?
• Is het aantal organisatiedelen ongelimiteerd?
• Kunnen organisatiedelen in een hiërarchische structuur worden gezet?
• Is dit aantal verschillende niveaus ongelimiteerd?
• Kan er een duidelijk overzicht van de organisatie worden gegenereerd?
• Kunnen de gegevens van organisatiedelen gewijzigd worden?
• Kan er worden gezocht op organisatiedelen?
• Kan een organisatiedeel verplaatst worden?
• Kan een organisatiedeel verwijderd worden?
• Kan een medewerker naar een ander organisatiedeel worden verhuisd?
• Kan worden ingesteld wie leidinggevende van een organisatiedeel is?
• Kunnen er meerdere leidinggevenden bij een organisatiedeel aangesteld zijn?
• Is het toewijzen van een leidinggevende aan een organisatiedeel optioneel?
• Kan een gebruiker leidinggevende van meerdere organisatiedelen zijn?

Te maken instellingen

• Is een medewerker uit te nodigen voor een gesprek vanuit de applicatie?
• Kunnen inloggegevens op een later moment worden verstuurd?
• Is er een overzicht van medewerkers die nog geen logins hebben ontvangen?
• Is er een rappeleerfunctie voor de medewerker m.b.t. gemaakte afspraken?
• Is er een rappeleerfunctie voor de leidinggevende m.b.t. gemaakte afspraken?
• Kan een overzicht van alle aankomende afspraken worden getoond?
• Kan een overzicht van alle aankomende taken worden getoond?
• Is er een standaardsjabloon (template) aanwezig voor de gesprekscyclus?
• Kan het template van de gesprekscyclus naar eigen wens worden ingericht?
• Kunnen er open vragen worden opgenomen op de gespreksformulieren?
• Kunnen er meerkeuze vragen worden opgenomen op de gespreksformulieren?
• Is er meetbare opvolging mogelijk naar aanleiding van gespreksonderwerpen?
• Kunnen vragen op de formulieren als verplicht in te vullen worden aangemerkt?
• Is het aantal gespreksonderdelen per gespreksformulier onbeperkt?
• Is het aantal items per gespreksonderdeel ongelimiteerd?
• Kunnen men zelf als organisatie de namen van gesprekken bepalen?
• Kunnen acties en afspraken worden meegenomen in de cyclus?
• Kunnen acties en afspraken worden toegekend aan de betreffende medewerker?
• Kunnen acties en afspraken worden toegekend aan de betreffende leidinggevende?
• Kan ik de applicatie qua layout ombouwen?

De opbouw en inhoud van de gesprekscyclus

• Kan de lengte van een complete gesprekscyclus zelf worden bepaald?
• Kan een gesprekscyclus meerdere jaren beslaan?
• Kan de applicatie omgaan met uitlopende gesprekscycli?
• Is een gesprekscyclus op elk moment te voltooien?
• Is een gesprekscyclus op elk moment af te breken?
• Is het aantal gesprekscycli dat kan worden aangemaakt onbeperkt?
• Bewaakt de applicatie dat een medewerker slechts één cyclus heeft?
• Bestaat de gesprekscyclus uit een instelbaar minimum aantal gesprekken?
• Bestaat de gesprekscyclus uit een instelbaar maximum aantal gesprekken?
• Kan het sjabloon van de gesprekscyclus verschillen per medewerker?
• Kan een leidinggevende per medewerker vragen of acties instellen?
• Is het mogelijk tussentijds een wijziging aan te brengen in de gesprekscyclus?
• Kunnen de templates van formulieren naar eigen inzicht worden ingericht?
• Kunnen de templates van de formulieren naar inzicht worden uitgebreid?
• Kan een medeweker zelf zijn gespreksverslagen inzien?
• Is het mogelijk dat collega's meebeoordelen?
• Kunnen POP-formulieren worden meegenomen in de gesprekscyclus?
• Kunnen vrije opmerkingen binnen een gesprek geplaatst worden?
• Kan een medewerker de gesprekken accorderen?
• Heeft een medewerker ook schrijfrechten op zijn eigen gespreksformulieren?
• Kunnen deze schrijfrechten ook worden uitgeschakeld?
• Kunnen er extra bestanden in de cyclus worden geplaatst?

Analyse en rapportage

• Kunnen de verschillende gespreksformulieren en -verslagen worden geprint?
• Kunnen er overzichten gemaakt worden van de gestarte cycli?
• Kunnen resultaten van iedereen in de organisatie worden getoond?
• Kunnen resultaten per organisatiedeel worden getoond?
• Kan er worden bepaald over welke tijdsspanne de analyse moet gaan?
• Kunnen er resultaten worden getoond zonder die van leidinggevenden?
• Is er een overzicht van medewerkers die hun afspraken niet hebben behaald?
• Is er een overzicht van medewerkers die hun afspraken wel hebben behaald?
• Kan het aantal geuploade POP-documenten worden getoond?
• Kan het aantal begonnen gesprekscycli worden getoond?
• Kan het aantal voltooide gesprekscycli worden getoond?
• Kan de procesvoortgang m.b.t. het voeren van gesprekken worden getoond?

Competenties en competentieprofielen

• Kan er met competenties gewerkt worden in de applicatie?
• Is er 360°-feedback uit te voeren m.b.t. competenties?
• Kunnen er meer dan 3 collega's per keer een feedbackformulier invullen?
• Zijn er standaardcompetenties in de applicatie aanwezig?
• Kunnen eigen competenties en profielen worden gebruikt?

Vorm en manier van ondersteuning

• Wordt er support geleverd?
• Is er een kennisbank met veelgestelde vragen?
• Is de supportfunctionaliteit ook bereikbaar als de applicatie niet werkt?
• Is er mogelijkheid voor telefonische support?
• Wordt er binnen één werkdag gereageerd op een supportvraag?
• Kunnen individuele medewerkers support krijgen?
• Wordt de applicatie doorontwikkeld?
• Is support inbegrepen in de prijs?
• Kan er hulp / advies gevraagd worden bij een implementatie?
• Wordt er een training aangeboden voor leidinggevenden?

Eenmalige en terugkerende kosten

• Kan de volledige applicatie getest worden zonder te betalen?
• Kun je de applicatie gebruiken zonder implementatie?
• Is er één totaalprijs voor alle modules?
• Kun je de applicatie gebruiken zonder training te hoeven volgen?
• Wat zijn kosten voor het gebruik van de applicatie?
• Wat is de contractduur?

Diversen

• Heeft elke medewerker eigen inloggegevens en een eigen omgeving?
• Is het mogelijk bestanden voor de gehele organisatie beschikbaar te maken?
• Is het mogelijk bestanden voor een organisatiedeel beschikbaar te maken?
• Kan een medewerker bestanden uploaden?
• Kan een medewerker bestanden uploaden die bij een cyclus horen?
• Is de omgeving van medewerkers afgeschermd voor andere gebruikers?
• Is de omgeving van leidinggevenden afgeschermd voor medewerkers?
• Is de omgeving van beheerders afgeschermd voor leidinggevenden?
• Kunnen meerdere mensen de rol van beheerder krijgen?
• Zijn er koppelingen met andere systemen mogelijk?

Bekijken op Google Drive Downloaden als XLS