Betekenisvolle functioneringsgesprekken hebben zeker nut

Het is in om vraagtekens te zetten bij functie- en beoordelingsgesprekken. Arbeid- en organisatiepsycholoog Jochem Poelman schrijft op de site van Binnenlands Bestuur dat hij zich kan vinden in het argument dat het beoordelingsgesprek 'oude stijl' niet meer van deze tijd is. Het afschaffen gaat hem echter te ver. "Je moet die interactie tussen leidinggevende en medewerkers alleen anders vormgeven. Betekenis geven."

Van de moderne leidinggevende wordt volgens Poelman veel verwacht. "Leiderschap betekent tegenwoordig niet alleen sturen op de organisatiedoelen, maar ook het motiveren, coachen, ontwikkelen en binden van mensen." Poelman stelt dat de leider van nu als een ware 'ontwikkelexpert' een kwalitatief hoogwaardige dialoog moet kunnen voeren met medewerkers. Dat is voor veel leidinggevenden lastig en dat vindt Poelman niet zo vreemd. "Het is heel moeilijk om enerzijds mensen te faciliteren en stimuleren en tegelijkertijd te zorgen dat de schoorsteen blijft roken."

Performance management

Leidinggevenden praten met medewerkers over de betekenis van organisatiedoelen voor afdelingen en individuen. Daarnaast spreken ze ook onderling over ontwikkelmogelijkheden en loopbaanpaden. Poelman meent dat die twee elementen belangrijke redenen zijn om performance management een passende rol te geven in de organisatie. Een derde, volgens Poelman niet te onderschatten element, is het arbeids-juridische aspect. "Wij maken vaak mee dat van een disfunctionerende medewerker geen dossier is bijgehouden, terwijl dit een onmisbaar onderdeel is van de managementcyclus."

Betekenisvolle interactie

Poelman geeft aan dat bij veel organisaties de eerste twee - onlosmakelijk verbonden - elementen vaak terugkeren in de bekende voortgangs- en beoordelingsgesprekken. "Ik hoor veel leidinggevenden zeggen dat ze geen tijd hebben voor die gesprekken." Dat is volgens hem begrijpelijk. "Zeker als het bijvoorbeeld gaat om honderd mensen. Dan is drie keer per jaar een uur praten heel veel. Toch is betekenisvolle interactie een belangrijk onderdeel van je werk als leidinggevende. En dat kan niet tussendoor bij de koffieautomaat, daar moet je voor gaan zitten. Zeker als mensen zich open en soms kwetsbaar moeten opstellen. Dat vraagt om gespreksvaardigheid, rust, reflectie en tijd. Dat vraagt om de juiste vorm."

Continu feedback

Voor leidinggevenden is het de kunst voortdurend in dialoog te zijn met hun medewerkers. Dat betekent volgens Poelman niet nog meer feedbackgesprekken voeren, maar continu feedback geven, on the job. "Tijdens het werk. Twee kanten op. Zowel op wat ze goed doen als wat beter kan. Een cultuur van foutentolerantie is dan heel belangrijk. Dingen die misgaan, zien als leermoment. Niet als afstrafmoment."

Ontwikkelen, ontplooien en binden

Het begrip performance management kan de indruk wekken dat het alleen maar gaat over resultaten, prestaties en criteria. Poelman vindt dat een misvatting. Performance management gaat volgens hem ook over ontwikkelen, ontplooien en binden van medewerkers. "En wie daar op de juiste manier vorm aan geeft, ziet dat ook terug in de prestaties."

Tips

• Trekt jouw organisatie voldoende tijd uit voor functioneringsgesprekken? Deze hebben veel meer nut als je ze met voldoende tijd en aandacht voert.
• Let op dat je feedback niet alleen geeft tijdens een functioneringsgesprek, maar steeds als het nodig is. Geef daarbij niet alleen negatieve, maar ook positieve feedback.

Bron: Binnenlands Bestuur