Continue feedback en het functioneringsgesprek vullen elkaar goed aan

Het is niet fijn als een collega of leidinggevende je vertelt dat je iets niet goed doet. Het geven en ontvangen van feedback is echter belangrijk om je functioneren op je werk te verbeteren. Alleen het functioneringsgesprek is daarvoor onvoldoende. Wat komt kijken bij goede feedback?

Volgens Shana Mertens, universitair docent arbeids- en organisatiepsychologie aan de Open Universiteit, is het menselijk om niet direct positief om te gaan met kritiek. “De meeste mensen vinden feedback krijgen op zich fijn. Maar het is ook spannend, omdat je je kwetsbaar opstelt.” Vooral bij een formele gebeurtenis, zoals een functioneringsgesprek kan dit het geval zijn.

Twee krachten beïnvloeden ontvangst feedback

Feedback krijgen kan moeilijk zijn doordat op een feedbackmoment twee conflicterende krachten optreden, licht Mertens toe. “‘Enerzijds willen we ons mooi presenteren en ons goed voelen over onszelf. Anderzijds hebben we een natuurlijke drang om ons te ontwikkelen.” Bij negatieve feedback, stimuleert de ene kracht de wens tot verbetering en versterkt de andere kracht de neiging tot zelfbescherming. Mertens ziet daarom als eerste stap het besef dat het heel gewoon is dat de ontvangparkerener van de feedback zo’n moment als onprettig ervaart of zelfs bedreigend.

Emoties parkeren

Het parkeren van de emoties is volgens haar de tweede stap bij het ontvangen van feedback. Je kunt dan de boodschap gaan beoordelen. “Wat zegt die persoon nu eigenlijk? Wat is de objectieve kernboodschap? En is dat iets structureels of toevallig in deze situatie? Met doorvragen kun je de eerste emoties al een beetje laten verdwijnen tijdens zo’n gesprek”, zegt Mertens. Daarnaast wordt de boodschap volgens haar zo ook wat duidelijker en begint de ontvanger die al een beetje te verwerken.

Beperkingen klassieke functioneringsgesprek

Mertens vindt dat het klassieke functioneringsgesprek die ruimte niet altijd biedt. “Leidinggevenden laten ter voorbereiding soms medewerkers zelf wat evaluatieformulieren invullen, waardoor het gesprek heel zinloos kan aanvoelen. Je krijgt dan een praatje met als conclusie dat alles wel goed gaat, jullie dezelfde doelen aanhouden en verder alles wel oké gaat.”

Incompleet beeld

Het functioneringsgesprek kan zelfs nog onvolledig zijn als de leidinggevende het serieus oppakt. “Er is namelijk vaak sprake van een recency bias”, vertelt Mertens. Dit betekent dat de leidinggevende vooral kijkt naar wat recent is gebeurd. Zaken van langer geleden zijn dan op de achtergrond geraakt, wat een incompleet beeld oplevert.

Continu en spontaan feedback geven

Daarom willen steeds meer bedrijven overschakelen op een zogeheten ‘feedbackcultuur’. Ze vervangen de officiële gesprekken dan door continue en spontane feedback van leidinggevenden aan medewerkers, van medewerkers aan leidinggevenden en tussen medewerkers onderling.

Combinatie van continue feedback en het functioneringsgesprek

Daarvoor bestaat nog een alternatief. Uit onderzoek van Mertens en collega’s blijkt dat een combinatie van continue feedback en het functioneringsgesprek mogelijk het beste werkt. “De feedback die je dan tijdens een formeel gesprek ontvangt, is zo geen verrassing, maar eerder een samenvatting.”

Feedback is geen eenrichtingsverkeer

Volgens Mertens is het overigens een misverstand dat feedback een eenzijdige opmerking is waar de ontvanger maar genoegen mee moet nemen. “Feedback werkt twee kanten op. Jij mag de boodschap ontvangen, ontleden, bevragen en terugkaatsen. Soms zegt iemand bijvoorbeeld: ‘Je bent geen teamplayer.’ Dan kun je je afvragen of dat wel echt is wat die persoon wil zeggen. Misschien bedoelt diegene vooral dat je communicatie soms niet helder is.”

Belang van doorvragen

Ze benadrukt dat doorvragen daarom heel belangrijk is. Dat is ook omdat leidinggevenden niet altijd goed weten wat er op de werkvloer gebeurt. Daarbij kan het meerwaarde hebben om feedback te toetsen bij collega’s: “Ik kreeg te horen dat ik geen teamplayer ben, vind jij dat ook?” Daarmee kun je checken of het een structureel probleem is of een incident. “Want pas als je exact weet waar een probleem zit, kun je stappen zetten om dat te verbeteren”, stelt Mertens.

Tips

• Bevorder het geven van feedback in je organisatie, maar train je werknemers ook om deze feedback goed te kunnen geven en ontvangen.
• Let er in je personeelsdossiers op dat je daarin ook de gegeven en ontvangen feedback opneemt als die relevant is voor het functioneren van de werknemer.

Bron: Quest