De verschillen tussen een functioneringsgesprek en een beoordelingsgesprek

Een functioneringsgesprek en een beoordelingsgesprek zijn niet gelijk aan elkaar. In deze blog laten we de verschillen zien en gaan we in op de juiste voorbereiding van deze gesprekken.

Er heerst nog wel eens wat onduidelijkheid over de verschillen tussen een functioneringsgesprek en een beoordelingsgesprek. De termen worden soms ook door elkaar heen gebruikt. In beide gesprekken praat de leidinggevende over het functioneren van de werknemer. Er is echter een belangrijk verschil en dat is het doel van de gesprekken.

Functioneringsgesprek

Een functioneringsgesprek vindt vaak twee maal in het jaar plaats. Tijdens het functioneringsgesprek komen het functioneren van de werknemer en de leidinggevende aan de orde. De gesprekspartners bespreken hoe het op het werk gaat. Daarbij is aandacht voor onderwerpen zoals de inzet en het functioneren van de werknemer, de communicatie met collega’s en de sfeer op de werkvloer. De leidinggevende kan daarbij de werknemer vragen wat deze nodig heeft om beter of efficiënter te kunnen functioneren en wat hij of zij voor de werknemer kan doen.

Werk-privébalans

De werk-privébalans is ook een belangrijk gespreksonderwerp tijdens het functioneringsgesprek. De leidinggevende kan bespreken hoe de werknemer zich voelt op het werk en thuis om zo een goed beeld te krijgen hoe het met hem of haar gaat. Het is voor de leidinggevende niet altijd mogelijk om dit op de werkvloer te volgen.

Beoordelingsgesprek

Zoals de naam al aangeeft, is een beoordelingsgesprek oordelend van karakter. De leidinggevende vertelt wat zijn kijk is op de prestaties van de werknemer en wat de eventuele gevolgen zijn van die prestaties. Daarbij draait het om een periode uit het verleden. De leidinggevende legt het gesprek meestal vast in een gespreksverslag. Het beoordelingsgesprek heeft tot doel om het functioneren te verbeteren.

Eenzijdig gesprek

Een beoordelingsgesprek is een eenzijdig gesprek, waarbij de leidinggevende vooral het woord voert. Bepaalde cao's of personeelsreglementen geven aan waarop een leidinggevende werknemers mag beoordelen. Hiermee kunnen werknemers bepalen of ze eerlijk zijn beoordeeld. Meestal voeren de leidinggevende en de werknemer een keer per jaar een beoordelingsgesprek.

Het functioneringsgesprek ten opzichte van het beoordelingsgesprek

Dit zijn de belangrijkste verschillen tussen een functioneringsgesprek en een beoordelingsgesprek:

• Het functioneringsgesprek is een open gesprek dat van twee kanten komt. Bij het beoordelingsgesprek gaat het om een beoordeling van de leidinggevende van de manier van werken van de werknemer.
• Er zijn bij een functioneringsgesprek geen gevolgen voor de arbeidsvoorwaarden of het salaris van de werknemer. Dat kan bij een beoordelingsgesprek wel het geval zijn.
• Een functioneringsgesprek is informeel van karakter en een beoordelingsgesprek altijd formeel.
• Meestal zijn er meer functioneringsgesprekken dan beoordelingsgesprekken in een jaar.

Het belang van een functioneringsgesprek

Een functioneringsgesprek moet problemen en knelpunten op de werkvloer tegengaan. Het gesprek komt van twee kanten, zodat er voldoende mogelijkheden zijn om knelpunten te ontdekken en op te lossen. Soms kan het functioneringsgesprek leiden tot trainingen en cursussen om het functioneren van de werknemer te verbeteren. Verder geeft een functioneringsgesprek de leidinggevende de gelegenheid om meer zicht te krijgen op hoe het er precies aan toegaat op de werkvloer. Ook kan de leidinggevende zo reflecteren op de stijl van leidinggeven en eventuele verbeterpunten.

Nut van een beoordelingsgesprek

De leidinggevende en werknemers voeren een beoordelingsgesprek bij voorkeur aan het einde van het jaar. Het doel is een bijdrage aan de ontwikkeling van de werknemer. Voor werknemers is een beoordelingsgesprek vaak stressvol, maar dat hoeft zeker niet zo te zijn. Een beoordelingsgesprek kan consequenties hebben, maar het is met name een gesprek waarbij de leidinggevende de werknemer feedback geeft. De werknemer kan de feedback gebruiken om (nog) beter te functioneren. Verbeterpunten komen in het gespreksverslag met de afspraak dat de werknemer werkt aan de noodzakelijke competenties.

HR-afdeling

Het is voor een HR-afdeling belangrijk om te weten waar leidinggevenden werknemers op beoordelen. Zo heeft HR duidelijkheid welke eisen te stellen aan nieuwe werknemers en hoe de doorstroom van werknemers binnen het bedrijf te organiseren.

Voorbereiding op een functioneringsgesprek of beoordelingsgesprek

Er is bijna geen verschil tussen de voorbereiding op een functionerings- of beoordelingsgesprek. In de gesprekken komen namelijk veel van dezelfde onderwerpen aan de orde. Ze verschillen wel wat het doel ervan betreft. De leidinggevende maakt vaak ruim vooraf duidelijk dat het tijd is voor een gesprek. Soms regelt de HR-afdeling dit om te zorgen dat alle gesprekken in dezelfde periode plaatsvinden. Werknemers hebben dan ook meestal ruim de tijd om zich voor te bereiden op de gesprekken. Voor deze voorbereiding zijn de volgende zaken van belang:

1. De agenda vooraf bekijken

De leidinggevende doet er goed aan vooraf een agenda op te stellen. Organisaties stellen dit ook nog wel eens verplicht. Het is belangrijk dat de werknemer de agenda tijdig krijgt en deze vooraf doorneemt. Zo kan hij (of zij) zich voorbereiden op vragen en op een rij zetten wat hij zelf wil bespreken.

2. Gespreksverslagen lezen

Meestal maken leidinggevenden verslagen van functionerings- en beoordelingsgesprekken die de werknemer ook kan inzien. Het is voor zowel leidinggevende als werknemer handig om de gespreksverslagen te lezen. Ze kunnen daarbij nagaan of de werknemer vooruitgang heeft geboekt en hoe de verbeteringen eruit zien.

3. Gestelde doelen nalopen

Het is verder raadzaam dat de werknemer en leidinggevende bekijken of de werknemer eerder afgesproken doelen heeft bereikt. De werknemer kan zich door hierover na te denken beter voorbereiden op een functioneringsgesprek of beoordelingsgesprek. Hij kan dan beter ingaan op vragen en opmerkingen. De leidinggevende beschikt over belangrijke agendapunten, zoals waarom een werknemer bepaalde doelen niet heeft bereikt of wat de stand van zaken is van de gestelde doelen.

Achterhaalde gesprekken?

Het functioneringsgesprek en beoordelingsgesprek zijn niet wettelijk verplicht. Toch kennen verreweg de meeste organisaties deze gesprekken. Kritiek op de gesprekken is dat ze niet meer zouden passen bij de dynamiek van de werkvloer. Feedback zou in deze optiek een logisch onderdeel van het werk moeten zijn en moeten worden gegeven direct op het moment dat iets speelt. Daarnaast is er ook steeds minder hiërarchie op het werk.

Stressgesprekken

Werknemers maar ook leidinggevenden kunnen gestrest raken door de gesprekken. Dat gaat dan vooral om het beoordelingsgesprek. Voor critici is dit ook een reden voor het voeren van meer dynamische gesprekken.

Dynamische functionerings- en beoordelingsgesprekken

Bij de moderne, dynamische wijze van gesprekken voeren, is er meer ruimte voor het ingaan op het functioneren en werkdoelen. Dit kan bijvoorbeeld inhouden dat leidinggevende en werknemer elk kwartaal even met elkaar bespreken wat er wel en niet goed gaat. Daarnaast richten dynamische functionerings- en beoordelingsgesprekken zich ook meer op de toekomst en minder op fouten uit het verleden.

Tip

Zorg dat het maken van een gespreksverslag en/of het vastleggen van feedback vast onderdeel is van je gesprekscyclus. Dat geldt voor een beoordelingsgesprek of een functioneringsgesprek, maar is ook van toepassing op dynamische gesprekken of 360 graden feedback.

Bron: Indeed