Een beoordelingsgesprek dat echt wat oplevert

Het is belangrijk dat je gesprekken met medewerkers groei, motivatie en prestaties stimuleren. Hoe dat kan met een beoordelingsgesprek, functioneringsgesprek, doelengesprek of alternatief daarvoor lees je In deze blog.

Het beste moment om met je medewerkers te praten over hun doelen is aan het begin van het jaar. Ideaal is als je als leidinggevende de doelstellingen samen met de werknemer bepaalt. ”De eerste stap zou moeten zijn dat de werknemer zijn (of haar) sterke punten en ontwikkelwensen in kaart brengt”, stelt Jacco van den Berg, auteur van Het GROTE gesprekkenboek. Behulpzame vragen daarbij zijn bijvoorbeeld: ‘Wat geeft me het meeste werkplezier?’, ‘Van welke werkzaamheden krijg ik energie?’ en ‘Wat wil ik over een jaar doen wat ik nu nog niet kan?’. HR en leidinggevenden kunnen werknemers hierbij helpen.

Evaluatie met beoordelingsgesprek of functioneringsgesprek

Na het bepalen van de doelen is het noodzakelijk dat je regelmatig met medewerkers evalueert hoe ze zich ontwikkelen en of ze hun doelen behalen. Dat kan met een functioneringsgesprek en beoordelingsgesprek. Je kunt de werknemer hiervoor uitnodigen met een speciale brief die je minimaal 1 à 2 weken voor het beoordelingsgesprek of functioneringsgesprek toestuurt.

Traditioneel beoordelingsgesprek steeds minder in trek

Deskundigen, werkgevers en werknemers beschouwen het traditionele beoordelingsgesprek steeds minder vaak als een effectieve manier van evalueren. Medewerkers ervaren het beoordelingsgesprek vaak zelfs als een veroordelingsgesprek in plaats van als een ontwikkelkans.

Betere gesprekscyclus

Jacco van den Berg denkt dan ook dat het beoordelingsgesprek en de gesprekscyclus beter kunnen. Hij ziet hiervoor vijf verbeterpunten:

1. Stel talent centraal: richt je niet alleen op wat beter kan, maar laat de gesprekscyclus draaien om waarin de medewerker al goed is.
2. Ga voor een continue dialoog: voer jaarlijks meerdere korte gesprekken in plaats van 1 formeel gesprek.
3. Gedeelde verantwoordelijkheid: maak medewerkers verantwoordelijk voor hun eigen ontwikkeling.
4. Kies voor feedback van meerdere kanten (360 graden feedback): vraag niet alleen leidinggevenden, maar ook collega’s en klanten om feedback over een werknemer.
5. Maak het leiderschap dienend: leidinggevenden krijgen een rol als coaches die de randvoorwaarden scheppen voor succes.

Coachingsgesprek in plaats van beoordelingsgesprek

Organisatiepsycholoog Kilian Wawoe stelt dat het beoordelingsgesprek zelf niet het probleem is, maar de centrale rol van beoordelen. Volgens hem gaat het fout zodra sprake is van scores op basis van het gesprek zoals goed, zeer goed, onvoldoende. Daarom is Wawoe voorstander van een coachingsgesprek in plaats van een beoordelingsgesprek. Hierbij draait het om begeleiding en ontwikkeling in plaats van om een beoordeling achteraf.

Gesprekstips voor HR en leidinggevenden

Hieronder vind je een aantal handige gesprekstips voor HR en leidinggevenden:

• Pas een positieve benadering toe. Richt je op talenten en hoe de werknemer deze kan ontwikkelen.
• Geef erkenning aan medewerkers. Let erop dat je medewerkers zich gezien en gewaardeerd voelen.
• Zorg voor duidelijke kaders. Kom tot heldere verwachtingen en betrek je medewerkers bij het beheersen ervan.

De voordelen van een modern beoordelingsgesprek

Uit onderzoek blijkt dat een modern beoordelingsgesprek met een nadruk op succeservaringen en toekomstige groei, werknemers motiveert en beter laat presteren. Als werknemers zo’n gesprek voeren, beleven ze het als positiever en het bevordert hun werkprestaties op de lange termijn.

Andere opzet gesprekscyclus

Het aantal organisaties dat stopt met de traditionele HR-gesprekscyclus en het beoordelingsgesprek neemt toe. Volgens talentontwikkelingsexpert Mirjam Baars zijn er vijf manieren om de gesprekken anders te voeren:

1. De medewerker als regisseur: medewerkers voeren de regie over hun evaluatiegesprekken en nemen hiervoor het initiatief.
2. Het persoonlijk ambitieplan: werknemers formuleren zelf hun ontwikkeldoelen.
3. 5-vinger-vragen-methode: vijf vragen gericht op alle vingers van een hand. Dat is een snelle en effectieve aanpak voor het bespreken van prestaties.
4. Tweewekelijkse bila: een regelmatige check-in (kort, persoonlijk afstemmingsmoment) om direct bij te sturen.
5. Kwartaaldoelen: vier keer per jaar voeren medewerker en leidinggevende een kort gesprek over de voortgang.

Frequentie en inhoud belangrijker dan vorm beoordelingsgesprek

De frequentie en de inhoud van het gesprek zijn belangrijker dan de vraag of een beoordelingsgesprek of functioneringsgesprek fysiek of online plaatsvindt. Het gaat erom dat leidinggevenden en werknemers de gesprekken regelmatig voeren en dat medewerkers erkenning en steun ervaren.

Succesvolle gesprekken

Adviseur en trainer Jan Jacob de Groot heeft de volgende tips voor succesvolle (online) gesprekken:

• Zorg voor een goede voorbereiding.
• Neem de gesprekken niet op.
• Kom met een sterke opening.
• Creëer een ontspannen sfeer voor je medewerkers.

Tip

Kies voor een duidelijke aanpak van je gesprekscyclus en beoordelingsgesprek. Als je met teveel verschillende soorten gesprekken en beoordelingen werkt, verliest je gesprekscyclus zijn kracht en wordt het al snel een verspilling van tijd en moeite.

Bron: PW.