Een moderne gesprekscyclus biedt veel meerwaarde

Organisaties schakelen steeds meer over naar een moderne gesprekscyclus. De traditionele gesprekscyclus met zijn beoordelingsgesprekken motiveert medewerkers niet en verhoogt hun prestaties ook niet. Onderzoek van LinkedIn laat zelfs zien dat het aantal medewerkers dat een organisatie verlaat met 41 procent afneemt bij het invoeren van een moderne gesprekscyclus. In deze blog lees je meer over de moderne gesprekscyclus, de voordelen ervan en het ‘goede gesprek’.

Een traditionele gesprekscyclus kent drie onderdelen: aan het begin van het jaar het planningsgesprek over de doelen voor dat jaar, halverwege het jaar het functioneringsgesprek over de voortgang en aan het einde van het jaar het beoordelingsgesprek over de geleverde prestaties. Bedrijven hanteren soms nog een vierde, toekomstgericht gesprek, namelijk het ontwikkelgesprek. Het zijn meestal formele gesprekken, die vaak draaien om het bepalen van doelen en prestaties. Uit onderzoek komt naar voren dat medewerkers en ook leidinggevenden ontevreden zijn over het traditionele functioneringsgesprek. Dit laat zien dat de gesprekscyclus aan vernieuwing toe is.

Onderdelen van de moderne gesprekscyclus

Veel bedrijven hebben de afgelopen jaren al gekozen voor een moderne gesprekscyclus, die veel meer ruimte biedt aan medewerkers voor persoonlijke ontwikkeling en feedback. Deze gesprekscyclus bestaat minstens uit de volgende zes onderdelen:

• Het ‘goede gesprek’, waarin de onderwerpen van de traditionele formele gesprekken en het ontwikkelgesprek terugkomen.
• Dat goede gesprek vindt vier keer per jaar plaats.
• Een-op-eengesprekken tussen leidinggevende en medewerker die ze regelmatig voeren, bijvoorbeeld een keer per maand of twee weken.
• De medewerker heeft hierbij een gelijkwaardige inbreng.
• Elk gesprek richt zich zowel op evalueren als op de toekomst.
• Leidinggevende en medewerker stellen samen persoonlijke ontwikkeldoelen voor de medewerker vast. Deze hebben altijd een directe relatie met de organisatiedoelen.

Continue dialoog

De drie of vier vaste ‘meetmomenten’ per jaar verdwijnen. In plaats daarvan is sprake van een ‘continue dialoog’ met de een-op-eengesprekken. Medewerkers en leidinggevenden bespreken tijdens deze informele gesprekken de vooruitgang bij het behalen van de doelen, successen en eventuele belemmeringen. Daarmee weet de leidinggevende steeds hoe het ervoor staat met het werk van de medewerker en is tijdig bijsturen mogelijk.

Vooruitkijken tijdens het goede gesprek

In het goede gesprek kijken de gesprekspartners ook veel vooruit, zoals hoe de medewerker de komende tijd kan bijdragen aan de team- en organisatiedoelen. Het geven van meer verantwoordelijkheid aan medewerkers voor de eigen prestaties en ontwikkeling is daarbij belangrijk. Dit vergroot de intrinsieke motivatie en leidt aantoonbaar tot betere prestaties. Meer verantwoordelijkheid geven kan bijvoorbeeld door medewerkers zelf hun persoonlijke- en teamdoelen te laten bepalen, bijvoorbeeld vanuit de organisatiedoelen. Daarnaast is er in het ‘goede gesprek’ ook aandacht voor de competenties die de medewerker verder wil ontwikkelen en de stappen die hij daarvoor kan zetten. Talentontwikkeling neemt een belangrijke plaats in binnen de moderne gesprekscyclus.

Meerwaarde van de moderne gesprekscyclus

De moderne gesprekscyclus heeft onder andere de volgende voordelen:

• Het maakt je organisatie flexibeler. Door de vele contactmomenten kun je de doelen van medewerkers snel bijstellen bij vernieuwing van je organisatiedoelen.
• De aandacht voor de ontwikkeling en groeimogelijkheden van medewerkers vergroot hun motivatie en zorgt dat je meer medewerkers behoudt.
• Met moderne ontwikkelgesprekken behoud je de jongere medewerkers ook beter. Volgens onderzoek van Deloitte staat ‘leren en ontwikkelen’ in de prioriteiten-top 3 van millennials en Gen Z. Het is dan ook belangrijk dat je regelmatig met ze bespreekt hoe zij zich ontwikkelen en wat ze moeten doen om hun functioneren nog verder te verbeteren.
• Het open voeren van gesprekken over wat goed en minder goed gaat, bevordert innovatie, samenwerking en groei.
• Medewerkers die uitstekend functioneren, voelen zich niet altijd gehoord. Met de moderne gesprekscyclus voorkom je dat en zorg je dat je ze voor je organisatie behoudt.

Intensieve overgang naar moderne gesprekscyclus

Het is dus een goede zet om te kiezen voor vernieuwing van je gesprekscyclus. Dit is echter nog niet zo simpel als het lijkt. De overgang van een traditionele gesprekscyclus naar een totaal nieuwe aanpak van je gesprekscyclus kan intensief zijn. Het is een (positieve) verandering die iedere medewerker beïnvloedt. Het is dan ook van belang dat je eerst goed onderzoekt wat echt bij je organisatie past. Betrek medewerkers en leidinggevenden erbij en vraag hun bijvoorbeeld hoe zij de gesprekscyclus en het goede gesprek zouden invullen.

Tip

Feedback geven en ontvangen is een belangrijk onderdeel van de moderne gesprekscyclus. Train je leidinggevenden en medewerkers hierin en zorg voor een veilige cultuur die ruimte biedt voor feedback.

Bron: Reiswerk