Haal het maximale uit een beoordelingsgesprek

Daniel Hoopman Daniel Hoopman 24 januari 2024 183

Waarschijnlijk voer je jaarlijks een beoordelingsgesprek met je medewerkers. Als je het goed voert, is het voor beide partijen van toegevoegde waarde. Hoe zorg je voor zo’n goed beoordelingsgesprek? In deze blog lees je meer over het beoordelingsgesprek met tien tips en drie valkuilen.

Je spreekt bij een beoordelingsgesprek letterlijk een oordeel uit over het functioneren van een medewerker tijdens het afgelopen jaar. Daarbij maak je duidelijk op welke punten je hem of haar hebt beoordeeld, wat het oordeel inhoudt en wat de eventuele gevolgen zijn. Denk bijvoorbeeld aan wel of geen contractverlenging, promotie, bonus of een salarisverhoging.

Eindejaarsgesprek

De meeste organisaties houden hun beoordelingsgesprekken aan het einde van het jaar en dan meestal in december. Daarom staat het beoordelingsgesprek ook wel bekend als het eindejaarsgesprek. Dit gesprek komt na het functioneringsgesprek, dat over het algemeen midden in het jaar plaatsvindt.

Eenrichtingsverkeer tijdens beoordelingsgesprek

In tegenstelling tot het functioneringsgesprek is het beoordelingsgesprek met name eenrichtingsverkeer. De leidinggevende is vooral aan het woord. De medewerker kan wel reageren, maar zijn mening is niet van invloed op de beoordeling en de eventuele gevolgen.

Functioneringsgesprek

De medewerker heeft bij het functioneringsgesprek meer inbreng. Dat is vooral een open gesprek over zijn of haar functioneren. Tijdens dit gesprek stel je gerichte vragen om na te gaan wat de medewerker vindt van zijn werk en de onderlinge samenwerking. Je stelt met de medewerker actiepunten op om zijn of haar functioneren te verbeteren.

Traditionele HR-gesprekscyclus

Vaak kennen organisaties ook een planningsgesprek naast het functioneringsgesprek en het beoordelingsgesprek. De drie jaargesprekken zijn samen de traditionele HR-gesprekscyclus. Dit zijn de kenmerken:

Planningsgesprek

  • Datum: start van het jaar.
  • Doel: verwachtingen en doelen op een rij zetten voor het komende jaar.
  • Vorm: tweerichtingsverkeer.

Functioneringsgesprek

  • Datum: halverwege het jaar.
  • Doel: verbeteren van het functioneren van de medewerker.
  • Vorm: tweerichtingsverkeer.

Beoordelingsgesprek

  • Datum: einde van het jaar.
  • Doel: beoordeling bespreken.
  • Vorm: eenrichtingsverkeer.

Combineren beoordelingsgesprek en planningsgesprek

Er zijn ook organisaties die het beoordelingsgesprek combineren met het planningsgesprek. Het is dan een terugblik op het afgelopen jaar met daarnaast afspraken voor het nieuwe jaar. Is hiervan sprake in jouw organisatie dan doe je er goed aan voldoende tijd te reserveren voor beide onderdelen.

Positieve oplossingen

Er zitten voor jou en je medewerker veel voordelen vast aan het voeren van een goed beoordelingsgesprek. Je bevordert de ontwikkeling van de medewerker. Het motiveert de medewerker om meer zijn best te doen en nieuwe vaardigheden te leren. Verder toon je als werkgever aandacht voor je medewerkers en hun werk. Met het voeren van gesprekken op vaste momenten in het jaar werk je gericht aan een betere werkrelatie. Je moet hierdoor ook nadenken over het functioneren van je medewerkers en oplossingen bedenken die hen en je organisatie vooruit brengen.

Spannend beoordelingsgesprek

Werknemers willen meestal graag horen hoe ze functioneren. Ze vinden waardering fijn, maar willen ook horen hoe ze zich kunnen verbeteren. Voor werknemers kan het beoordelingsgesprek een spannend moment zijn, omdat het ook minder prettige gevolgen kan hebben. Zo kan een medewerker met een contract voor bepaalde tijd te horen krijgen of hij mag blijven of moet vertrekken. Voor vaste medewerkers is het spannend of ze salarisverhoging krijgen.

Geen onverwachtse negatieve beoordeling

Als leidinggevende is het beoordelingsgesprek het moment waarop je medewerkers bij kunt sturen en motiveren. De meest waardevolle medewerkers geef je complimenten en je stuurt medewerkers bij die minder presteren. Hou wel in de gaten dat je niet voor verrassingen zorgt, zeker niet voor onprettige verrassingen. Ben je ontevreden over een medewerker en wil je zelfs niet langer met hem of haar doorgaan, dan mag dat niet onverwachts aan de orde komen. Die ontevredenheid en mogelijke consequenties heb je als het goed is al meer aan de orde gesteld en besproken.

10 tips voor een succesvol beoordelingsgesprek

Met de volgende tien tips zorg je voor een goed beoordelingsgesprek met het juiste effect:

  1. Meld het gesprek ruim vooraf bij de medewerker. Bereid je, net als je medewerker, goed voor.
  2. Vul vooraf een beoordelingsformulier in, al dan niet in conceptvorm.
  3. Zorg voor een prettige sfeer. Je medewerker voelt zich dan meer op zijn gemak op wat voor hem een ‘judgement-day’ kan zijn. Reserveer genoeg tijd en voer het beoordelingsgesprek op een rustige plaats. Start met een luchtig onderwerp of een grapje en stel eerst wat informele vragen. Draai echter niet te lang om de moeilijke punten heen.
  4. Ga niet recht tegenover de medewerker zitten, maar kies bijvoorbeeld voor een hoek.
  5. Voor de beoordeling of de medewerker bepaalde doelen heeft bereikt, kun je aan het begin van het jaar tijdens het planningsgesprek gestelde doelen gebruiken. Het is een aanrader om deze SMART te formuleren (Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdgebonden). Je kunt bekijken of de medewerker deze doelen heeft behaald of niet. Betrek ook de eerdere verslagen van het plannings- en functioneringsgesprek bij je oordeel.
  6. Heb je van tevoren geen persoonlijke doelen met de medewerker bepaald, dan kan je bespreken in hoeverre de medewerker heeft voldaan aan de eisen van zijn of haar functie, zowel kwalitatief als kwantitatief. Daarvoor kan je het functieprofiel gebruiken.
  7. Ga in op iemands ‘mindere’ prestaties. De medewerker kan zijn zwaktes pas verbeteren als hij zich er van bewust is. Stel het wel op een opbouwende manier aan de orde.
  8. Neem de mening van 'informanten', zoals klanten of collega’s, mee in je beoordeling. Zo kan een afgewogen oordeel vormen.
  9. Een negatieve beoordeling mag niet uit het niets komen. De mogelijke verbeterpunten moeten al eerder aan de orde zijn gekomen in het functioneringsgesprek. Geef nooit pas feedback in een formeel gesprek.
  10. Het mag dan een beoordelingsgesprek zijn, toch is het belangrijk om ook te luisteren naar de feedback van de medewerker. Hij kan nuttige kritiek hebben waarmee je je rol als manager of als organisatie kunt verbeteren.

Drie valkuilen van een beoordelingsgesprek

Het kan natuurlijk ook weleens fout gaan. Let er bijvoorbeeld op dat het beoordelingsgesprek geen veroordelingsgesprek wordt. Deze valkuilen kun je beter voorkomen:

1. Het recentheidseffect

Recente gebeurtenissen kunnen teveel invloed hebben op de beoordeling. Houd in de gaten dat je niet alleen meeneemt wat er vorige week is gebeurd. Het is een aanrader om tijdens het jaar aantekeningen te maken over het functioneren van je medewerkers. Zo kom je tot een betere beoordeling over het hele jaar.

2. Een 10%-90% effect

Hierbij gaat 90% van de gesprekstijd over de 10% van de taken van de werknemer waarbij hij slecht functioneert. Schenk dus ook voldoende aandacht aan de positieve kanten. Dat motiveert de medewerker en benadrukt dat je tot een eerlijk oordeel komt.

3. Het halo en horn-effect

Het kan ook zijn dat een positief aspect in het functioneren zo centraal staat dat de meer negatieve zaken te weinig aandacht krijgen. Stel deze mindere punten aan de orde. Er kan ook sprake zijn van het omgekeerde (horn-)effect. Let daarom op de juiste balans. Het is belangrijk om je bewust te zijn van je voorkeuren, vooroordelen, sympathieën en antipathieën.

Vastleggen beoordelingsgesprek

Leg de beoordeling van je medewerker goed vast met een beoordelingsformulier. Vul hierop in op welke punten je de medewerker hebt beoordeeld en wat je oordeel is. Schrijf ook de conclusie en gevolgen van het beoordelingsgesprek op. Een voorbeeld is: 4% loonsverhoging wegens goed presteren.

Gespreksdossier

Laat je medewerker het formulier of gespreksverslag ondertekenen als akkoord of voor gezien. Bewaar het formulier of gespreksverslag in een digitaal gespreksdossier van de medewerker, zoals De Digitale Gesprekscyclus. Dat is van belang voor latere gesprekken en eventueel voor een ontslagdossier bij disfunctioneren. Er geldt geen wettelijke bewaartermijn voor beoordelingsformulieren. Pas daarom een redelijke termijn toe van bijvoorbeeld 5 jaar als iemand in dienst is en maximaal 2 jaar na uitdiensttreding.

Tip

Geef feedback als deze nodig is, dus niet alleen tijdens een beoordelingsgesprek of andere onderdelen van je formele gesprekscyclus.

Bron: MKB Servicedesk