Het activerende ontwikkelgesprek: nieuwe manier om ontwikkeling te bevorderen

Voor een activerend ontwikkelgesprek is een fundamenteel andere kijk nodig op ontwikkeling. Het gaat dan om niet meer toevoegen, maar bewustwording bevorderen en ruimte maken. HR en leidinggevenden kunnen met activerende vragen en vitale stiltes echte ontwikkeling en eigenaarschap stimuleren bij medewerkers. Zo stelt HR-expert en auteur Steffan Seykens op de site van HR Community.

Wil HR de nieuwe standaard van het activerende ontwikkelgesprek optimaal gebruiken dan moet HR ten eerste grondig begrijpen wat ‘activerend’ en ‘ontwikkelgesprek’ precies inhouden. Meer inzicht zorgt volgens Seykens vaak al voor een fundamenteel andere aanpak.

Ontwikkeling is meer dan alleen groei

Seykens richt zich eerst op het fenomeen ontwikkeling. Hij benadrukt dat ontwikkeling niet vooral groei hoeft te betekenen. “De focus ligt nu nog vaak op beter, meer, groter, sneller, hoger, verder en nieuwer. Het is gericht op eindeloos iets nieuws toevoegen, uitbreiden, bereiken en manifesteren. We kunnen ontwikkeling in ons werk ruimer bekijken dan iets toevoegen aan je curriculum vitae of de volgende stap maken op je carrière ladder alleen.” Hij stelt dat mensen ook bij de eigen ontwikkeling vooral de neiging hebben om nieuwe kennis op te doen, nieuwe vaardigheden aan te leren, nieuwe inzichten te vergaren, nieuwe methodes toe te passen en zichzelf nog beter te begrijpen.

Ongebreidelde maakbaarheid

Volgens Seykens kan deze beperkte kijk op ontwikkeling een deel van het probleem zijn. “Hoog ziekteverzuim en hoge uitstroom en burn-out cijfers maken zichtbaar en voelbaar dat deze ongebreidelde maakbaarheid een doodlopende weg is. Er is een ander pad dat je als organisatie kunt inslaan en dat van HR vraagt om dieper te doorgronden wat ontwikkeling nu eigenlijk écht is.”

De oude wikkel verwijderen

Ten eerste is ontwikkelen ‘je ontdoen’ van wat niet langer dient, wat niet langer werkt, wat niet langer helpt en wat niet langer klopt. “Je ont-doen is letterlijk stoppen met doen, zoals het woord al zegt. Ontwikkelen is in eerste instantie dus niets toevoegen, maar juist iets vrijgeven of loslaten. Ont-wikkelen betekent letterlijk de oude wikkel er af halen.” Seykens licht toe dat het om een wikkel gaat van overbodige patronen, gewoontes, gedragingen, neigingen, overtuigingen, automatismen, houvasten en routines die verouderd of niet langer effectief zijn (als ze dat ooit al waren).

Iets ouds beëindigen

Ontwikkelen betekent volgens Seykens vooral nieuwe ruimte scheppen door het oude op te lossen. Daarbij komt de nadruk niet te liggen op weer iets nieuws toevoegen, maar vooral op iets ouds stoppen, beëindigen of opgeven. “Hebben we mensen nodig met nóg meer bagage, of eerder mensen met (innerlijke) ruimte, aanwezigheid, veerkracht en wendbaarheid?”, zo vraagt de HR-expert zich af. Hij denkt het laatste: “Ruimtescheppers die vanuit een frisse blik kunnen blijven kijken, die hun houvast aan oude oplossingen kunnen loslaten, die vrij zijn in hun denken en ons helpen bevrijden van alles wat ons werk onnodig ‘ingewikkeld’ maakt.”

Ontdekken

Seykens ziet ontwikkelen ook als het ont-dekken van wat er al is, maar wat nog weinig ruimte heeft gekregen. Ontwikkelen is daarom volgens hem ook ontvouwen en ontdekken wat nu alsnog ruimte nodig heeft, wat er al die tijd wel al, ‘zoals een bloem al in de knop zit’. Er hoeft volgens hem vaak niets toegevoegd te worden “Het is er al wel, alleen (nog) niet altijd even goed zichtbaar. Het heeft vooral voeding, warme aandacht en de juiste tijd nodig. We verleggen de focus dan naar het optimaal benutten van ongebruikte resources en het versterken van nog niet verzilverd potentieel.” Dat houdt vooral ‘losmaken wat vastzit’ in en ‘weer aanzetten wat uitstaat’.

Werk als ideale spiegel

Ons werk is volgens Seykens vaak een ideale spiegel om inzicht te krijgen in oude patronen die ont-wikkeld willen worden, die uiteindelijk ruimte geven om ons andere potentieel weer optimaal te leren gebruiken. “Ophouden met wat onnodig energie kost en weer beginnen met wat energie geeft. Het is de kunst van het veredelen, datgene wegslijpen wat niet zuiver is en nog meer jezelf worden. Zoals je bij een edelsteen wegneemt wat ruw, dof en niet passend is. Daarmee behoud je alleen wat puur en schitterend is. Bestaat een beschaving immers ook niet vanwege het voortdurend wegschaven wat niet langer passend is?”

Oude patronen oplossen

Hij vindt het daarbij voor HR-professionals goed om te weten hoe ze onderscheid kunnen maken tussen twee manieren van oplossen. Actief iets oplossen werkt volgens hem vooral goed in de buitenwereld. Voor onze binnenwereld, is echter een hele andere manier van oplossen nodig: zoals je suiker in de thee oplost. “De suikerklontjes zijn onze oude patronen, het theewater is ons bewustzijn. Door je oordeelloos bewust te zijn van je eigen gedrag of neigingen wordt de thee heter, dan gaan de harde kantjes er vanaf, breekt het patroon doormidden en lost het uiteindelijk zichzelf op. Zo ontstaat er nieuwe ruimte. De kunst van het doen zonder te doen.”

Rol leidinggevende bij ontwikkelgesprek

Het is vervolgens de kunst om vanuit dit innerlijk gezichtspunt ontwikkeling ‘aan’ te zetten of te activeren. Seykens stelt dat ‘praten over’ vaak voor het tegenovergestelde zorgt. “We de-activeren de ander, zetten deze ‘uit’. Ligt de nadruk van leidinggevenden tijdens een ontwikkelgesprek vaak niet te veel op wat ze zelf graag willen zeggen? De cruciale vraag is: wanneer vindt bewustwording eigenlijk plaats en begint ontwikkeling, groei en inspiratie?”

Activeren van stiltes

Alleen tijdens écht activerende stiltes die tussen het gesprokene liggen, ontdekken medewerkers volgens Seykens echt iets nieuws, denken ze na en reflecteren ze. Dan is er ruimte voor het bewust leggen van nieuwe verbanden, het opdoen van ongewone inzichten, het vinden van verrassende inspiratie, het richten van ongekende ambities, het zien van nieuwe kansen en mogelijkheden of bijvoorbeeld het aanboren van sluimerend talent of veerkracht. Hoe meer er gepraat wordt, des te minder ruimte er hiervoor is, zo concludeert de HR-expert. De woorden van leidinggevenden tijdens een ontwikkelgesprek zouden er volgens hem vooral op gericht mogen zijn om die stiltes te activeren waarin de ander vol wordt ‘aan’gezet. “Leidinggevenden zorgen er idealiter voor dat hun eigen gesproken bijdrage wordt geminimaliseerd en de geactiveerde vitale stiltes geoptimaliseerd. Dat voorkomt dat er veel wordt gesproken, en maar weinig gezegd.”

Juiste vragen tijdens een ontwikkelgesprek

Het helpt om in een ontwikkelgesprek de juiste vragen te leren stellen voor geactiveerde stiltes. Goede activerende vragen zijn volgens Seykens vragen die onmiddellijk verdiepend en interactief zijn en die medewerkers gericht en actief laten nadenken in de breedte en/of diepte van een specifiek onderwerp. “Ze helpen om bewust een denkproces of onderzoeksrichting aan te zetten. Hij legt uit dat je dit eenvoudig kunt checken door na te gaan of je vraag de ander ‘aan’ of ‘uit’ heeft gezet. “Gaat de professional zelf actief nadenken, onderzoeken, zaken overwegen, ontdekken en wordt zij zich meer bewust van alle relevante aspecten die deze vraag aanwakkert?”

Verkeerde vraag beperkt het ontwikkelgesprek

Seykens vindt dat een vraag als ‘hoe vind je zelf dat het gaat?’ het gesprek vaak dood slaat en nauwelijks zorgt voor verdieping of ontwikkeling, omdat het onvoldoende uitnodigt tot nieuwe bewustwording. “Op de vraag: ‘Wat zijn jouw talenten?’ krijg je een heel ander antwoord dan op de vraag: ‘Welke talenten van jou worden momenteel voldoende benut en welke (nog) onvoldoende, en hoe komt dat?’” Van ‘heb je de juiste resultaten geboekt?’ kun je volgens hem ook maken: ‘in hoeverre ben je tevreden over de manier waarop je de resultaten samen met elkaar hebt bereikt?’ Hierbij deactiveert de eerste vraag en zet deze de ander meer uit, de tweede vraag activeert meer en zet de werknemer meer aan. “Dan zijn de stiltes die in zo’n gesprek vallen vitaal, verdiepend, bewustmakend, uitnodigend en activerend. Je maakt eerder iets los, dan dat je iets vastzet.”

Zelf denkrichting ontdekken

Weet een leidinggevende het beter, dan zet die de professional volgens Seykens vaak ‘uit’. “Soms heeft een leidinggevende al een duidelijk oordeel, mening, zorg, twijfel of observatie óver de betreffende professional. In andere gevallen denkt die zelfs al een passend antwoord, conclusie of oplossing te hebben voor een bepaalde situatie.” Dit wordt pas nuttige en bruikbare informatie voor de professional als de leidinggevende het vertaalt naar de juiste activerende vraag aan deze professional. Die kan dan zelf de denkrichting ontdekken die de leidinggevende al heeft onderkend, of zich bewust worden van wat de leidinggevende ook denkt waar te nemen. “Anders breekt de leidinggevende het ei van buitenaf met diens inbreng, oordeel en oplossing waardoor het nieuwe niet meer tot leven komt.”

Rol HR bij activerend ontwikkelgesprek

Seykens onderstreept dat nieuwe beweging en nieuw leven vooral ontstaat als ‘het ei van binnenuit wordt gebroken’. Dat is vanuit de professional zelf: het eigen wezenlijke onderzoek, de zelf bewust getrokken conclusie en de innerlijke motivatie. HR heeft volgens Seykens de taak om het verruimen van dit bewustzijn tijdens een ontwikkelgesprek aan te wakkeren. “Om professionals te activeren moet je ook weten wanneer je moet stoppen. Maak je punt en zet een punt.”

Tip

• Train je leidinggevenden in het ‘zenden en ontvangen’ tijdens een ontwikkelgesprek of ander gesprek uit de gesprekscyclus. Zo ontstaat er meer wisselwerking tussen leidinggevende en werknemer en raakt de werknemer meer betrokken bij zijn eigen ontwikkeling.

Bron: HR Community