Het beoordelingsgesprek als onderdeel van de gesprekscyclus

Een beoordelingsgesprek leidt tot duidelijkheid voor jou en je werknemers. Met hen bespreek je de behaalde en te bereiken resultaten. Daaraan kun je een beloning of verbeterplan koppelen. Beoordelingsgesprekken zijn niet verplicht. In deze blog gaan we in op het beoordelingsgesprek en hoe dat in een gesprekscyclus past.

Een beoordelingsgesprek is het afrondende gesprek van de traditionele gesprekscyclus. Die cyclus bestaat uit drie soorten jaarlijkse personeelsgesprekken: het planningsgesprek, het functioneringsgesprek en het beoordelingsgesprek. Daarbij kun je aanvullend tussentijdse gesprekken voeren. De traditionele gesprekscyclus is niet de enige vorm waarop je gesprekken met medewerkers kunt voeren. Je doet er goed aan de gesprekscyclus te kiezen die het beste bij jouw bedrijf past.

Kenmerken traditionele gesprekscyclus

In de onderstaande tabel hieronder vind je de kenmerken van de soorten gesprekken.

Opzet beoordelingsgesprek

Je bespreekt in een beoordelingsgesprek de door de werknemer geleverde prestaties. Daarnaast ga je in op hoe de medewerker in de organisatie past of samenwerkt met collega’s. Het beoordelingsgesprek kun je verder inrichten zoals bij jouw organisatie of stijl van leidinggeven past: formeel of informeel. Er is inbreng van de werkgever, maar ook van de werknemer. De werknemer kan bijvoorbeeld vragen een overzicht te mailen van zijn of haar geleverde prestaties of een notitie met een zelfreflectie. Als werkgever geef je dan tijdens het gesprek je beoordeling met daarbij eventuele gevolgen, zoals een loonsverhoging, functieverandering of waarschuwing. Zet de beoordeling op papier met je handtekening en vraag de werknemer om een ondertekening.

Beoordelingsgesprekken en functioneringsgesprekken

Beoordelingsgesprekken en functioneringsgesprekken worden nog wel eens door elkaar gehaald. Het zijn echter twee verschillende soorten gesprekken. Tijdens het functioneringsgesprek bespreek je met de werknemer zijn of haar functioneren. Daarbij staat de afgelopen periode centraal, maar ook de toekomst. In het beoordelingsgesprek geef je de werknemer een beoordeling. Het gesprek richt zich alleen op het verleden. Het beoordelingsgesprek is meestal de basis voor contractverlenging, salarisverhoging, promotie of een verbetertraject.

Een keer per jaar een beoordelingsgesprek

De meeste werkgevers voeren een keer per jaar een beoordelingsgesprek. Dat gebeurt over het algemeen aan het eind van het kalenderjaar of het contractjaar. Een extra beoordelingsgesprek kan nodig zijn bij een wijziging in de werksituatie, zoals verandering van functie of team. Er is dan sprake van een tussentijdse beoordeling. Hieraan kan je ook gevolgen verbinden, zoals een salarisverhoging.

Goed voorbereiden

De werkgever en werknemer doen er verstandig aan om allebei het beoordelingsgesprek goed voor te bereiden. Dat kan bijvoorbeeld met een formulier dat beiden van tevoren invullen. Zet daarnaast als werkgever de volgende informatie over je werknemer op een rij voor het beoordelingsgesprek: 

• Functieomschrijving: met bijvoorbeeld de verantwoordelijkheden en taken van je werknemer. 
• De prestaties van de medewerker: dat zijn onder andere de resultaten van projecten of zijn of haar verkoopcijfers. Bekijk hiervoor het verslag van het planningsgesprek en/of een persoonlijk ontwikkelingsplan.
• Feedback van collega’s en klanten: ga in je team na hoe anderen met de werknemer samenwerken en check reviews van klanten. Zet daarnaast voorbeelden van gedrag van je werknemer dat je waardeert op een rij met daarnaast eventuele verbetermogelijkheden. 

Gesprekspunten beoordelingsgesprek

In de meeste organisaties is de mening van de werkgever leidend. Zorg dat de werknemer wel genoeg ruimte heeft voor het stellen van vragen tijdens het gesprek en het geven van zijn of haar mening of het uiten van wensen. De volgende punten kun je tijdens het beoordelingsgesprek aan de orde stellen:

• de prestaties van de werknemer;
• verbeteringen vergeleken met vorig jaar;
• geschiktheid voor de functie
• samenwerking met collega’s;
• motivatie en betrokkenheid;
• voltooide trainingen of behaalde diploma’s of certificaten;
• doorgroeiwensen.

Gespreksdossier

Maak een verslag van het beoordelingsgesprek. De uitkomst van het beoordelingsgesprek is een volledige beoordeling, die tot een extra beloning kan leiden. Je kunt de werknemer bijvoorbeeld een loonsverhoging geven bij goed functioneren. Vul een beoordelingsformulier in en verzoek je werknemer om dat na het gesprek te ondertekenen en onderteken het ook zelf. Dit ondertekende formulier verslag voeg je vervolgens aan het gespreksdossier van je werknemer toe. Het is niet verplicht om een schriftelijk verslag te maken, maar dat is wel raadzaam. Bij eventuele onduidelijkheid bij jou of de werknemer over afspraken, prestaties of doorgroeimogelijkheden kun je dit gespreksverslag bekijken. Ook bij een arbeidsconflict of rechtszaak kun je terugvallen op dit gespreksverslag.

Onvoldoende functioneren

Kom je tot een onvoldoende beoordeling, dan moet je de werknemer de gelegenheid geven tot verbetering. Zet de verbeterpunten op een rij in het beoordelingsverslag. Daarnaast is het verplicht om werknemers scholing aan te bieden voor het goed kunnen doen van zijn werk en/of herplaatsing naar een andere functie te overwegen. Functioneert je werknemer na de verbeterperiode nog steeds niet goed, dan kun je onder meer het beoordelingsverslag en verbeterplan als bewijslast gebruiken voor ontslag.

Duidelijkheid in een personeelshandboek

In een personeelshandboek kun je met je werknemers communiceren hoe vaak en wanneer je beoordelingsgesprekken voert, wat je daarin aan de orde stelt en wat de eventuele gevolgen ervan kunnen zijn. Daarmee ben je onduidelijkheden voor.

Tips

• Laat je beoordeling niet alleen op het einde van het jaar aankomen, maar spreek een werknemer ook direct aan als deze fouten maakt of een functie niet goed lijkt te kunnen invullen. Het is beter om tijdig bij te sturen dan maanden nadat iets is gebeurd.
• Vanwege de eindejaarsdrukte kun je het beoordelingsgesprek ook aan het begin van het nieuwe jaar voeren in combinatie met het planningsgesprek.

Bron: KVK