Het functioneringsgesprek is dood

Daniel Hoopman 7 december 2012 2668

U staat er misschien niet elke dag bij stil als leidinggevende, maar er is een tijd geweest dat er helemaal geen functioneringsgesprekken werden gevoerd met medewerkers. Pas eind jaren '70 van de vorige eeuw werd de dialoog omtrent het functioneren gemeengoed.

Op dit moment onvoorstelbaar, maar in eerste instantie was het voeren van een functioneringsgesprek vooral een taak van de personeelsfunctionaris. Pas in de jaren '90 zijn we deze taak gaan verplaatsen ‘naar de lijn’ en werden leidinggevenden hiervoor ingezet.

Wat is een functioneringsgesprek eigenlijk?

De Van Dale zegt er het volgende over: func·ti·o·ne·rings·ge·sprek (het; o; meervoud: functioneringsgesprekken) periodiek plaatsvindend gesprek tussen werknemer en chef over het functioneren van de eerste.”

Deze zienswijze is overigens helemaal niet zo algemeen geaccepteerd als de Van Dale ons presenteert. Ter illustratie, op Wikipedia vindt u een hele andersoortige definitie:

“Een functioneringsgesprek is een dialoog waarin het wederzijds functioneren van de werknemer en diens leidinggevende besproken wordt. Het gesprek is tweezijdig; de leidinggevende stelt vragen over het functioneren van de medewerker en de medewerker stelt gelijke vragen aan zijn leidinggevende. De verhoudingen tussen leidinggevende en medewerker in het gesprek zijn gelijkwaardig.”

Deze opvatting zoals te lezen op Wikipedia is de klassieke opvatting van het begrip functioneringsgesprek, zoals de insteek oorspronkelijk veelal is geweest. Even heel kort door de bocht: iedereen van boven de vijftig jaar oud die u vraagt naar de betekenis van functioneringsgesprek zal er waarschijnlijk op deze manier naar kijken. Personeelsmanagement is geen exacte wetenschap, dat blijkt maar weer. Als we in de wiskunde met elkaar afspreken dat 1 + 1 samen 2 maakt, dan is dat zo. In de personeelswetenschappen kunt u met gemak tien verschillende boeken vinden die allemaal een nét iets andere betekenis aan hetzelfde begrip functioneringsgesprek toekennen.

De opvatting in de Van Dale dat een functioneringsgesprek primair gaat over het functioneren van de medewerker is namelijk ook algemeen gangbaar. Deze opvatting is iets moderner en ook uitstekend verklaarbaar. Sinds een jaar of vijftien zijn we namelijk in organisaties druk bezig met het invoeren van een ‘resultaatgerichte gesprekscyclus’. Dat wil zeggen dat we zijn afgestapt van het ouderwetse idee om zo eens in de één of twee jaar een tweezijdig functioneringsgesprek te voeren met medewerkers. Dat concept is passé, over en uit, not done, dood, dat doen we niet meer. Op basis van de nieuwste inzichten en onderzoeksresultaten is het op dit moment in de mode om een serie van (bij voorkeur de volgende drie) gesprekken te voeren, die we de resultaatgerichte gesprekscyclus noemen.

1. Het doelstellingengesprek

In het eerste gesprek worden voornamelijk afspraken gemaakt over de te behalen doelstellingen door de medewerker. Eén en ander in lijn met managementtheorieën zoals de Goal Setting Theory van Locke & Latham. We kennen de uitdrukking SMART-doelen uit die theorie immers wel. Dit gesprek kan echter verschillende namen hebben. Bijvoorbeeld startgesprek, doelstellingengesprek of ambitiegesprek. Verwarrend genoeg hebben sommige organisaties dit gesprek echter het functioneringsgesprek genoemd, waardoor de discussie nu – voor de echte HR-puristen – enigszins onduidelijk is geworden.

2. Het voortgangsgesprek

In het tweede gesprek worden de afspraken uit het eerste gesprek tussentijds geëvalueerd. Dit gesprek kent ook verschillende namen zoals evaluatiegesprek, voortgangsgesprek of – jawel daar istie weer – het functioneringsgesprek. Begrijpt u het nog? Het wordt namelijk nog mooier!

3. Het beoordelingsgesprek

In het derde en laatste gesprek uit de resultaatgerichte cyclus wordt kritisch gekeken naar de behaalde resultaten en het nakomen van de afspraken uit het doelstellingengesprek door de medewerker. Hier wordt dan ook door de leidinggevende een eindbeoordeling aan gekoppeld. In veel gevallen worden het waarneembare gedrag en de vaardigheden - de competenties – van de medewerker ook meegenomen in deze eindbeoordeling. Om de verwarring compleet te maken, kan dit laatste gesprek kan ook weer verschillende namen hebben zoals beoordelingsgesprek, eindgesprek of – daar gaan we weer – het functioneringsgesprek. Met name in de sectoren die als ‘softer’ worden aangemerkt, zie je dat het woord beoordelingsgesprek vaak wordt vermeden en in plaats daarvan dan het woord functioneringsgesprek gebruikt wordt. Het is dan dus eigenlijk een eufemisme geworden.

Het is tijd om afscheid te nemen van het woord functioneringsgesprek

Ik hoop te hebben kunnen verduidelijken waarom we momenteel vier volkomen verschillende gesprekssoorten in omloop hebben, die allemaal aangemerkt worden met dezelfde term functioneringsgesprek. Start het nummer 'Time to say goodbye' of 'De vlieger' maar in, want het is tijd om afscheid te nemen van het woord functioneringsgesprek.

Het min of meer afschaffen van het klassieke functioneringsgesprek en het vervangen ervan door de resultaatgerichte cyclus is overigens niet zomaar uit de lucht komen vallen. Ten eerste past het bij het ver-angelsaksischen van de Nederlandse maatschappij. Globalisering zorgt ervoor dat we kijken naar de manier waarop internationale organisaties hun omgang met medewerkers hebben geregeld en die gaan daar een behoorlijke dosis zakelijker mee om dat wij van oudsher gewend zijn. Daarnaast is er ook gewoon een hele berg aan recent onderzoek dat onomstotelijk aantoont dat het maken van concrete resultaatafspraken met medewerkers niet alleen een enorme prestatieverbetering oplevert, maar medewerkers ook simpelweg een beter gevoel geeft.