Het invoeren van een continue dialoog staat niet op zichzelf

Daniel Hoopman Daniel Hoopman 28 november 2023 493

De moderne gesprekscyclus met een continue dialoog vervangt steeds meer de traditionele gesprekscyclus met zijn paar formele gesprekken per jaar. Wat betekent een continue dialoog voor je organisatie?

De ‘traditionele’ gesprekscyclus wordt steeds minder populair bij organisaties. Deze traditionele beoordelingssystematiek omvat drie vaste momenten per jaar in de vorm van een doelengesprek aan het begin van het jaar, een voortgangsgesprek halverwege het jaar en een beoordelingsgesprek aan het einde van het jaar. Soms is er ook sprake van een opdeling in de vorm van een ontwikkelgesprek, functioneringsgesprek en beoordelingsgesprek.

In gesprek via de continue dialoog

Organisaties hebben echter de behoefte om op een andere manier dan met deze traditionele gesprekscyclus met de prestaties van hun werknemers om te gaan. Werknemers ervaren de traditionele manier van werken vaak als niet inspirerend, de gesprekken zijn vaak relatief subjectief en er kan veel spanning bij medewerkers zijn voor het beoordelingsgesprek. Om deze redenen schakelen steeds meer organisaties over op het beoordelen via de continue dialoog. Bij een continue dialoog zijn leidinggevenden en hun medewerkers ‘continu’ met hun medewerkers in gesprek over groei en ontwikkeling. Lees dat continu als regelmatig, want voortdurend hierover in gesprek zijn lukt natuurlijk niet.

360-graden feedback

De overgang staat vaak in verband met andere ontwikkelingen in een organisatie. Denk aan het geven van meer regie aan werknemers, coachend leiderschap of het werken met zelfsturende teams. De implementatie van de continue dialoog is hierop vaak een vervolg. Van deze dialoog is 360-graden feedback een belangrijk element. Hierbij laat je zowel collega’s en leidinggevenden, als klanten feedback geven. Daarmee weet de werknemer steeds hoe hij ervoor staat in zijn persoonlijke ontwikkeling. De leidinggevende is hiervan dan op de hoogte voor al zijn teamleden.

Moderne gesprekscyclus

De moderne gesprekscyclus draait om de continue dialoog tussen manager en medewerker. Deze maakt de traditionele gesprekscyclus overbodig als de gesprekken gelijkwaardig zijn en regelmatig plaatsvinden over doelen, het sturen op resultaten en de ontwikkeling van de medewerker. Dat zijn de onderdelen die ook aan de orde komen in de drie gesprekken van de traditionele gesprekscyclus. De continue dialoog heeft de volgende voordelen vergeleken met de traditionele gesprekscyclus:

  • de gesprekken zijn minder formeel en daarmee gelijkwaardiger;
  • de dialoog volgt het ritme van het werk, waardoor doelen niet achterhaald raken door de dagelijkse ontwikkelingen;
  • je kunt de ontwikkeling van de medewerker direct verbinden met resultaatdoelen.

Reflectie op de werkvloer

De continue dialoog maakt een stuk reflectie tijdens de doorlopende werkzaamheden mogelijk. Bij regulier overleg staat de dagelijkse gang van zaken centraal. Door de continue dialoog kunnen werknemers en leidinggevende toch regelmatig reflecteren of de manier waarop ze werken en de doelen die ze bereiken nog wel passen bij de strategie van de organisatie. Ook geeft het de gelegenheid om vaak genoeg stil te staan bij de ontwikkeling van de medewerker.

Wendbaar met continue dialoog

Verder is de continue dialoog ook van veel waarde voor een wendbare organisatie. De regelmatige terugkoppeling maakt het mogelijk om snel op een andere werkwijze en andere doelen over te schakelen als dat nodig is. Bij het beperkte aantal, formele gesprekken van de traditionele gesprekscyclus is dat veel lastiger.

Tip

Kijk voordat je een continue dialoog in je organisatie invoert of je al over de gespreks- en feedbackcultuur beschikt die nodig is om zo’n dialoog mogelijk te maken. Is dat niet het geval dan is een tussenstap een goed idee, waarbij je eerst je medewerkers traint in het geven en ontvangen van feedback en ze eraan laat wennen. Is dat vervolgens gelukt dan kan je van de traditionele gesprekscyclus overstappen naar een moderne gesprekscyclus met een continue dialoog.