Hoe ga je gemakkelijker om met feedback geven of krijgen?

Mensen zitten niet altijd te wachten op het geven of ontvangen van feedback. Het kan soms spannend of oncomfortabel zijn. Als gever van feedback wil je de ontvangende partij niet kwetsen en bij het ontvangen wil je niet gekwetst worden. Er bestaan gelukkig een aantal hulpmiddelen om constructief met feedback om te kunnen gaan.

Psycholoog Britt Slief heeft als pyscholoog van OpenUp veel ervaring met het geven en ontvangen van feedback. Ze stelt dat goede feedback de zendende of ontvangende partij helpt om te groeien. “Feedback zou moeten motiveren en richting moeten geven. Dat is helemaal niet zo moeilijk is als we denken. Feedback helpt je talenten te ontwikkelen en zo je werkgeluk te vergroten. Feedback is dus goed voor je. Net zoals het volgen van een training, het lezen van een interessant boek of het praten met een coach of psycholoog.”

Vast onderdeel van de bedrijfscultuur

Slief en haar collega’s spreken vaak werknemers die bij hun organisatie één of hoogstens een paar keer per jaar een officieel feedbackgesprek voeren met hun manager. Het is volgens haar logisch dat een werknemer zo’n gesprek als spannend of intimiderend ervaart, omdat hij of zij er niet vertrouwd mee raakt. “Het werkt stukken beter als feedback een vast onderdeel van de bedrijfscultuur is. Hoe vaker je feedback krijgt, hoe beter voor je ontwikkeling. Bovendien gaat de spanning er snel vanaf. Feedback tussen werknemers onderling is daarbij minstens net zo belangrijk als tussen manager en werknemer.” Ze vult aan dat bij bedrijven waar feedback onderdeel is van de cultuur, werknemers elkaar voortdurend informeel feedback geven. “Formele feedbackgesprekken vinden ook vaak plaats. Minimaal maandelijks, liefst zelfs wekelijks.”

Angst voor kritiek

Zelfs als de feedback goed is, kunnen mensen zich soms aangevallen, gekwetst of bang voelen. Volgens Slief komt dat door een angst voor kritiek. “We houden niet van het gevoel gefaald te hebben. Volgens verschillende psychologen komt dat omdat het ons herinnert aan commentaar dat we als kind van ouders en leraren kregen.” De psycholoog vindt het zonde dat we daarom feedback liever uit de weg gaan. “We moeten leren feedback op te zoeken, aandachtig te luisteren, het te omarmen en ervan te leren zonder ons aangetast te voelen in ons zelfvertrouwen.”

Feedback ontvangen

Bij het ontvangen van feedback kan je beter niet op een formeel moment wachten. “Vraag ook tussendoor aan collega’s en managers hoe ze vinden dat het gaat. Vraag vooral feedback over zaken waarover je nog onzeker bent. Bijvoorbeeld na het geven van een belangrijke presentatie. Zo leer je sneller van je fouten en leer je meer”, licht Slief toe. Bij het vragen om feedback kan je het beste open vragen stellen en actief vragen naar verbeterpunten.

Voor het ontvangen van feedback geeft Slief de volgende tips:

• Benader het positief. De gever van de feedback wil je helpen en niet aanvallen. Reageer er niet meteen op en stel je niet defensief op, maar ga met de feedback om als een kans om te groeien.
• Luister er actief en aandachtig naar en stel vragen bij onduidelijkheden. Vraag daarbij zeker ook om voorbeelden om de feedback beter te kunnen begrijpen.
• Wees open over je gevoelens. Het kan nuttig zijn om tegen de ander te zeggen welke impact de feedback op je heeft. Dat maakt jullie allebei beter in het feedback geven en ontvangen.
• Richt je op de positieve kant. Mensen concentreren zich nog wel eens op de negatieve punten, terwijl feedback vaak voor een groot deel uit complimenten bestaat.
• Geef het de tijd om feedback goed te begrijpen. Dat geldt zowel voor tijdens het gesprek als daarna. Vraag ook gerust later nog om uitleg of ga bij de gever van de feedback na of deze al verbetering ziet.

Feedback geven

Het geven van feedback is volgens Cambridge University één van de belangrijkste communicatievaardigheden. Belangrijk is dat je feedback niet alleen geeft als er iets beter kan, maar (juist) ook als je iemand erkenning wilt geven.

Slief heeft de volgende aanbevelingen voor het feedback geven:

• Geef de feedback vanuit jezelf. Daarvoor kan je de zin bijvoorbeeld beginnen met “Ik merkte…”, “Ik heb het idee dat…” of “Dit is voor mij niet zo prettig werken, omdat…”. Start je feedback niet met bijvoorbeeld: “Jij deed…”.
• Kies het juiste moment. Het is geen goed moment om de feedback vlak voor een vergadering te geven. Beter is om het in een informele situatie te doen, bijvoorbeeld als je samen door de gang loopt. In zo’n informele setting is de druk minder.
• Stel je constructief op. Zeg niet wat er slecht verliep, maar licht toe wat beter kan. Het doel is de ander te helpen, dus blijf positief.
• Stel je empathisch op en verplaats je in de collega. Vraag je af hoe je de feedback zelf zou willen ontvangen.
• Druk je specifiek en helder uit en kom met concrete voorbeelden.
• Geef de ander ruimte voor een reactie. Ga het gesprek aan en ga na hoe de ander zich voelt bij de feedback en of ze zich erin kan vinden.

Slief benadrukt het belang van met name het derde punt. “Je geeft feedback altijd om iemand anders verder te helpen. Wees dus opbouwend. Geef dus ook geen feedback om iemands persoonlijkheid, want die ga je niet veranderen. Focus alleen op prestaties.”

Hulpmiddel bij het geven van goede feedback

Een handig hulpmiddel bij het geven van goede feedback is de 4G-methode: gedrag, gevoel, gevolg en gewenst:

• Gedrag: Het valt me op dat …
• Gevolg: Dit leidt tot …
• Gevoel: Ik voel me hierdoor …
• Gewenst: Het helpt me als …

Tip

Maak feedback geven en ontvangen onderdeel van je gesprekscyclus. Daarbij kan je gebruik maken van 360 graden feedback. De leidinggevende of de medewerker nodigt dan vier collega’s uit voor feedback. Daarnaast geeft de leidinggevende feedback en heeft de medewerker zelf ook ruimte om een oordeel over zijn of haar eigen functioneren te geven.

Bron: HR Praktijk