Hoe geef en ontvang je goed feedback?

Daniel Hoopman Daniel Hoopman 13 september 2021 114

Constructieve feedback helpt je om je organisatie beter te laten functioneren. Waar moet je allemaal op letten?

Voor goede feedback kan je het beste bij jezelf en je bedrijfscultuur blijven. Dat betekent vaak dat je een goed voorbeeld geeft door kwetsbaar te durven zijn naar je directe medewerkers toe. Je kunt bijvoorbeeld gewoon toegeven dat je een rotdag hebt en anderen daar ook de ruimte voor geven. Zo stelt voormalig Google-manager Kim Scott in haar boek ‘Radicaal openhartig’.

Onwelkome feedback

Het ligt erg gevoelig om ongevraagd feedback geven. Volgens Lianne Wilkes en Lisanne Kerkhof, mede-auteurs van het rapport The balancing act of People Performance Management van EY is het belangrijk dat mensen om feedback vragen. Feedback komt veel minder goed binnen bij onverwacht vragen door de angstreactie die werknemers kunnen krijgen. Een ontvanger die zelf om feedback vraagt, is ook echt ontvankelijk voor de inhoud van de feedback.

Opstandige medewerkers

Je kunt feedback niet zomaar verplichten. Dat leidt tot opstandige medewerkers of nutteloze feedback. Wilkes heeft eens meegemaakt dat collega’s elkaar geweldige feedback gaven. “Maar de bijbehorende scores waren veel te hoog. Omdat die van invloed waren op de beloning en je wilt je collega’s ook niet het brood uit de mond stoten.” De ene medewerker is ook beter in het geven van constructieve feedback dan de andere.

Wandelgangen

Het geven van een mening bij de koffieautomaat is overigens wat anders dan feedback. De wandelgangen zijn vaak niet de beste gelegenheid om zaken uit te spreken. Tijdens een vergadering of face-to-facegesprek, wil je van medewerkers horen wat zij vinden en dat geldt ook voor de introverte collega’s.

Acht tips voor goede feedback

Zo kom je tot constructieve feedback:

  1. Maak het nooit persoonlijk.
  2. Stel je kwetsbaar op.
  3. Geef geen kritische feedback aan mensen van wie je niet de direct leidinggevende bent.
  4. Praat nooit vanuit jij deed dit/dat, maar houd het bij jezelf: ik het vind het niet fijn als…, ik zie dat…
  5. Geef altijd complimenten, dat kan ook per app of mail of in het voorbijgaan.
  6. Stel een feit vast, benoem je gevoel daarbij en wacht op een reactie.
  7. Biedt ondersteuning aan om iets te veranderen.
  8. Geef altijd individueel kritiek zonder dat anderen daarbij zijn.

Voorbeeldgedrag

Geef medewerkers eerst de gelegenheid om een reactie op te schrijven. Introverte collega’s kun je ook vooraf al wat vragen doorgeven die je aan de medewerkers wilt gaan stellen. Zij hebben meestal wat meer tijd nodig om een antwoord te bedenken. Daarnaast is voorbeeldgedrag van de leidinggevende belangrijk. Dat stimuleert anderen om ook feedback te geven en te vragen. Hier hoort een leidinggevende bij die open is over de eigen ontwikkeling, zich kwetsbaar opstelt, zelf feedback geeft en zichtbaar iets doet met de feedback.

Veilig praten

Wil je weten wat je mensen echt vinden, dan kan je ze het beste opzoeken op hun werkplek of op neutraal terrein. “Daar waar je je veilig voelt, spreek je je uit, daar waar je je onveilig voelt, verberg je je”, stelt Jan Hille Noordhof, schrijver van het boek ‘Waarom zeggen we niet wat we vinden’. Hij vindt het geen goed idee om aan te geven dat je deur altijd openstaat voor medewerkers. Dan komen alleen de extraverte medewerkers vragen naar oplossingen voor ad-hocproblemen.

Zichtbare leidinggevende

Laat je ook zien als leider. Maar liefst negen van de tien keer betreft feedback de zichtbaarheid van de leidinggevende en wat hij of zij eigenlijk de hele dag doet. Wees zichtbaar, geef complimenten aan medewerkers, maar praat ook over huis-, tuin- en keukenonderwerpen. Niet ieder feedbackmoment hoeft heel formeel plaats te vinden. Je kunt ook eens zaken bespreken tijdens bijvoorbeeld een wandeling.

Investeren in feedback

Feedback is meestal het effectiefst als deze snel wordt gegeven. Zo kun je iemand na een presentatie even kort ‘one minute’ coachen. Scott overkwam dat bijvoorbeeld bij Google toen een collega direct na een op zich geslaagde presentatie tegen haar zei dat ze te vaak ‘eh’ had gezegd. De collega maakte dat niet persoonlijk. Scott: “Ze zei dat ik stom klónk. niet dat ik stom wás. Ze liet me niet aan mijn lot over. Ze bood tastbare hulp aan. Ik voelde me geen idioot met tekortkomingen, maar een gewaardeerd teamlid waarin ze wilde investeren.”

Groei en ontwikkeling

Sporters doen er veel voor om zich te verbeteren en juichen feedback toe al zouden ze er maar een procent beter door worden. Daarom hebben ze mensen rond zich die vrijuit feedback kunnen en willen geven. Dat is een goede les voor iedereen die wil groeien. Om succesvol te zijn, moet je blijven kijken naar wat je kunt ontwikkelen en verbeteren. “Hiervoor moet je kritisch op jezelf blijven. Stel jezelf geregeld de vraag wat je moet verbeteren, of je nog gelukkig bent met de manier waarop je werkt en zoek ook naar mensen die je feedback kunnen geven. Eventueel een coach of een mentor”, aldus Wilkes.

Persoonlijk gesprek

Je kunt ook actief de meningen peilen. Dat is zeker een optie als je het idee hebt dat niet alle medewerkers helemaal open willen zijn. Hiervoor zijn anonieme cultuurenquêtes een optie. Je kunt dan later met een kernteam overleggen of de uitkomsten kloppen met hun beeld en of je er iets aan kunt verbeteren. Je kunt met apps en software zoals De Digitale Gesprekscyclus het geven van feedback vergemakkelijken. Gebruik dat echter vooral als middel om feedback toegankelijker te maken. De beste manier voor het geven van feedback aan elkaar blijft een persoonlijk gesprek.

Tips

  • Kijk goed naar de manier waarop je zelf feedback geeft en ook vraagt en vergelijk dat met de punten uit deze blog.
  • Voor het geven van feedback is vaak veel aandacht. Het vragen om feedback is echter net zo belangrijk. Zorg dat beide elementen van feedback een vast onderdeel worden van je organisatiecultuur.

Bron: MT/Sprout