Hoe krijg je de gesprekscyclus aan de praat?

Veel organisaties werken nog steeds met de traditionele gesprekscyclus in de vorm van functioneringsgesprekken, beoordelingsgesprekken en evaluatiegesprekken. Het is steeds duidelijker geworden dat deze gesprekscyclus zijn doel vaak niet dient. Medewerkers gaan er niet beter door presteren. Waarom werkt de traditionele gesprekscyclus niet goed en welke verbeteringen zijn mogelijk?

De traditionele gesprekscyclus berust op een aanpak die meer dan een eeuw geleden is bedacht. Doel van de gesprekken is om medewerkers te helpen bij hun ontwikkeling en hun prestaties te verbeteren. Vaak is er bij deze gesprekscyclus echter te veel sprake van vooroordelen en denkfouten. Hierdoor worden mensen oneerlijk beoordeeld en helpt de feedback niet.

Slechter presteren

Organisaties hopen dat de functionerings- en beoordelingsgesprekken werknemers beter laten functioneren. Maar het tegendeel is het geval: het gevolg is vaak dat de motivatie van medewerkers afneemt en dat ze juist slechter gaan presteren.

Vasthouden aan traditionele gesprekscyclus

Veel organisaties blijven de traditionele gesprekscyclus toch toepassen, hoewel dus duidelijk is dat deze niet goed werkt. Dat heeft te maken met het vast blijven houden aan gewoonten. Hoewel het niet nuttig is, blijven bedrijven doen wat ze al heel lang doen. Dat heeft te maken met een hang naar veiligheid en voorspelbaarheid, waardoor oude methodes zichzelf overleven.

Andere denkwijze nodig

Maar wat is dan een goed alternatief voor de traditionele gesprekscyclus? Je kunt daarbij niet uitgaan van één eenvoudige oplossing die voor iedereen effectief is. Iedere organisatie en ieder team verschilt. Het belangrijkste is een andere wijze van denken en handelen.

Nieuwsgierigheid en creativiteit

Hiervoor moeten organisaties onzekerheid leren accepteren in plaats van dat ze alles willen controleren. Daarbij hebben ze een open houding nodig, die draait om nieuwsgierigheid en creativiteit. Iedere situatie is anders, zodat je niet kunt uitgaan van een vaste werkwijze die altijd effect heeft.

Eigen verantwoordelijkheid in plaats van controle

Het heeft wel zin om zelfleiderschap en eigenaarschap te stimuleren. Organisaties zouden medewerkers meer verantwoordelijk moeten maken voor hun eigen werk en ontwikkeling in plaats van ze te controleren. Als medewerkers de ruimte hebben voor eigen keuzes en het nemen van verantwoordelijkheid, dan voelen ze zich meer betrokken en gemotiveerd. Hiervoor doet de organisatie er goed aan om een cultuur van vertrouwen te scheppen.

Geen goede feedback

Hoewel feedback zonder meer belangrijk is, wordt deze nu vaak niet goed gegeven. De feedback is vaak onbewust bevooroordeeld en stimuleert medewerkers niet bij hun ontwikkeling. Goede feedback is duidelijk en praktisch gericht, zonder vooroordelen. Het proces en de inzet van de medewerker staan centraal en niet hun persoonlijke eigenschappen.

Gesprekscyclus op basis van flexibiliteit en aanpassingsvermogen

Organisaties hebben te maken met voortdurende veranderingen. Er is dan ook geen vaste werkwijze die altijd helpt. In de ene organisatie kan iets effectief zijn, terwijl dat in de andere organisatie niet werkt. Voor succes zijn flexibiliteit en aanpassingsvermogen essentieel. Dat is ook van toepassing op het omgaan met de ontwikkeling van talent en leiderschap.

Minder hiërarchisch

Voor meer betrokkenheid en betere prestaties van medewerkers is het belangrijk dat organisaties zich minder richten op controle en meer op vertrouwen. Daarvoor is het nodig dat organisaties minder hiërarchisch worden. Dit vraagt om meer flexibiliteit, waarbij organisaties werknemers als belangrijke partners beschouwen bij het bereiken van hun doelen. Deze benadering moet draaien om de unieke talenten van medewerkers.

Ander leiderschap voor meer effectieve gesprekscyclus

Voor de knelpunten van de traditionele gesprekscyclus bestaat geen magische oplossing. Een effectieve aanpak is een cultuur die nieuwsgierigheid en aanpassingsvermogen bevordert. Leiderschap berust daarbij niet op controle, maar op het ondersteunen van medewerkers bij hun groei en creativiteit. Met medewerkers die zelf de verantwoordelijkheid dragen voor hun ontwikkeling, zijn organisaties beter voorbereid op toekomstige uitdagingen.

Dynamisch proces

Met het aanpassen van hun denkwijze en aanpak kunnen organisaties van hun gesprekscyclus in plaats van een star systeem een dynamisch proces maken dat echt van meerwaarde is bij de ontwikkeling van medewerkers en de prestaties van de organisatie.

Tips

• Pas een continue dialoog toe waarbij jij of de medewerker feedback geeft als de situatie daarom vraagt. Zo houd je de feedback praktisch en concreet. Let er wel op dat de feedback duidelijk is en zich richt op de situatie.
• Blijf wel apart gesprekken voeren in je gesprekscyclus, waarbij de ontwikkeling en de optimale inzet van de talenten van de medewerker voor je organisatie centraal staan.

Bron: Mobiliteitscentrum West-Brabant