Hoe laat je een bila echt wat opleveren?

Daniel Hoopman Daniel Hoopman 6 december 2023 258

De afkorting bila staat voor bilateraal overleg of bilateraal gesprek. Het gaat om een gesprek tussen een werknemer en zijn of haar leidinggevende. Vaak is een bila te vrijblijvend en gaat het niet over de juiste dingen. Dat is zonde, want bila’s zijn belangrijk voor een organisatie. Hoe zorg je voor goede bila’s?

Een bila moet een open en eerlijk gesprek zijn, dat gaat over de doelen van de werknemer, het ontwikkelen van zijn vaardigheden en competenties en over eventuele knelpunten. Hier is echter lang niet altijd sprake van. Bila’s worden vaak zelfs afgezegd. Ze zijn te vrijblijvend en medewerkers ruilen ze gemakkelijk in voor een overleg dat op korte termijn nodig is. Dit kan je sterk verbeteren.

Bila als een goed gesprek

Dat betekent dat je van de bila een goed gesprek maakt dat niet wordt afgezegd en dat echt tot wat leidt. Het vergroot dan de prestaties en betrokkenheid van werknemers en teams en zorgt voor: meer focus op de doelen, betere inzet van talent en meer motivatie. Bereik je met de bila een of meer van deze resultaten dan was het een goed gesprek. Ook andere zaken kunnen tijdens een bila natuurlijk naar voren komen. Zo kan je al ingaan op problemen of belemmeringen in hun beginfase. Daarmee voorkom je grotere problemen of misschien zelfs ontslag.

De juiste vragen stellen

Met de goede vragen haal je het meeste uit een bila. Voorbeelden van dergelijke vragen zijn:

  • In wat voor mate heb je je doelen bereikt en wat is nodig om dat te verbeteren?
  • Welke zaken lopen goed en wat kan volgens jou en ons beter?
  • Hoe beleef je je werk in de organisatie?
  • Op wat voor manier kunnen wij vanuit de organisatie je werkgeluk verbeteren?
  • Waar heb je behoefte aan om je werk (verder) te verbeteren?

Werknemer serieus nemen

Je kunt tijdens een bila je betrokkenheid aan de werknemer tonen. Daarnaast kan je ermee benadrukken dat je hem wilt ondersteunen in zijn ontwikkeling. Zo merkt de werknemer dat je hem serieus neemt. Iets dat essentieel is in deze krappe arbeidsmarkt.

Effectief voeren van een bila

Het effectief voeren van een bila doe je allereerst door de bila-gesprekken regelmatig te plannen, denk aan een maal in de twee maanden. Ten tweede zijn duidelijke afspraken over de agenda en duur van het gesprek van belang. Daarnaast is het belangrijk om een rustige plek te reserveren voor het gesprek. Let er verder op dat beide gesprekspartners elkaar voldoende feedback kunnen geven. Tot slot is het goed om afspraken te maken over een vervolg: zet actiepunten op rij en verbind deze aan een planning.

Gemotiveerde werknemers

Goede en structureel geplande bilaterale gesprekken zijn van meerwaarde voor je organisatie. Als leidinggevende weet je hoe het ervoor staat met je teamlid. Daarnaast krijg je er meer focus mee op doelen, talenten en ontwikkeling. Ook kan je eventuele knelpunten tijdig oplossen, waardoor deze geen serieus probleem worden. Daarbij voelen werknemers zich meer gezien en betrokken als je ze regelmatig spreekt. Dat houdt ze gemotiveerd, wat hard nodig is op deze krappe arbeidsmarkt.

Effectieve voorbereiding op een bila

Zet voor effectieve bila-gesprekken de volgende stappen:

  • Spreek duidelijk af wat de agenda en gespreksduur zullen zijn.
  • Reserveer een rustige ruimte voor de gesprekken.
  • Maak voldoende wederzijdse feedback mogelijk.
  • Kom tot duidelijke afspraken over het vervolg, zoals wat de actiepunten en planning zijn.
  • Voer de bila’s regelmatig, bijvoorbeeld een keer in de twee weken.

Tip

Neem bila-gesprekken op in je gesprekscyclus. Zo borg je dat leidinggevenden en werknemers regelmatig een bila met elkaar voeren.