Hoe pas je prestatiemanagement zo goed mogelijk toe?

Daniel Hoopman Daniel Hoopman 5 mei 2020 30

Ondernemers kan je vergelijken met topsporters. Ze willen net als topsporters hun resultaten verbeteren en hun team aanzetten tot bijzondere prestaties. Dat kan met prestatiemanagement. Wat zijn de gevolgen in de praktijk en wat zijn de valkuilen?

Het is lastig om gemakkelijk vragen te beantwoorden zoals wat de prestaties zijn van jouw bedrijf, of je klanten tevreden zijn en of je projecten op tijd zijn afgeleverd en binnen het budget zijn gebleven.

Met prestatiemanagement (ook wel performancemanagement) kan je zulke vragen beantwoorden. Het draait dan om meetbare prestaties en om voortdurend beter worden. Dat betreft zowel afdelingen, werkprocessen als medewerkers. Het Amerikaanse tijdschrift Forbes stelde ooit dat een goed prestatiemanagementsysteem medewerkers motiveert en de bedrijfsresultaten positief beïnvloedt. Management Team geeft hieronder vijf tips hoe je dit kunt bereiken.

1. Zet je kpi om in een mindset

Een kpi is een ‘key performance indicator’. Online- en inmiddels ook offlineretailer Coolblue is dol op grapjes. Zo wordt het winkelwagen-icoontje langzaam een bestelbus als je je mandje vollaadt. De onderneming vat haar slogan ‘alles voor een glimlach’ heel letterlijk op. Coolblue meet zijn succes af aan klanttevredenheid als belangrijkste kpi. Daarvoor zijn de werknemers heel belangrijk. Voor tevreden klanten zijn namelijk medewerkers nodig die dat ook belangrijk vinden. “Klanttevredenheid is bij ons eerder een mindset, en geen KPI”, benadrukt Matthias De Clercq, manager België bij Coolblue. De retailer peilt al vanaf het sollicitatiegesprek in hoeverre de nieuwe medewerker een ‘obsessie voor de klant’ heeft. “Achteraf stellen we onszelf de vraag of we met die persoon een pint zouden willen gaan drinken. Als het antwoord ‘ja’ is, dan weten we het meestal snel.”

De aanpak heeft succes, want Coolblue heeft een klantloyaliteitsscore van 68. In andere sectoren schommelt deze meestal rond de 10. Daarbij staat de retailer op de derde plek van de Intermediair-lijst van populairste werkgevers in de categorie ICT, na Google en Apple.

2. Laat je als manager zien op de werkvloer

Wil je naar alle medewerkers toe benadrukken dat je kpi’s bij het dna van je onderneming horen, dan moet je dat ook echt tonen. Verlaat als manager de directietoren en bezoek de werkvloer. Bij de Belgische beeldschermleverancier Barco houdt het management bijvoorbeeld regelmatig een gemba walk (het Japanse gemba betekent ‘de daadwerkelijke plek’). De topmanagers praten dan met operatoren om te weten wat er speelt. Ook stellen ze vragen over werkprocessen. Ze doen dat mede om de operationele medewerkers aan het denken te zetten. Deze werkvloerontmoetingen zorgden in 2016 voor 6610 verbetervoorstellen voor de onderneming. Hiervan voerde Barco ongeveer 84 procent (5535 suggesties) daadwerkelijk in.

3. Loslaten

Het ontbreken van een dominante teamleider verbetert de prestaties op de werkvloer. Vaak hebben minder goed presterende teams managers die zich enorm veel bemoeien met het uitvoeren van taken. Het is dan ook belangrijk om je medewerkers vertrouwen te geven. Doe niet aan micromanagement, maar richt je op het functioneren van de groep. Stimuleer goede onderlinge relaties en een veilige werksfeer. Laat daarbij het goede voorbeeld zien. Als je zelf communicatief bent, dan zijn je teamleden dat ook. Heb je twijfels dan moet je die gewoon uiten. Geef ook duidelijk aan wat je visie is en waarheen je met je team wilt. Bij prestatiemanagement gaat het niet om een sturingsmiddel waarmee je als manager alles controleert. Het is juist een instrument dat om de medewerker draait.

4. In technologie investeren

Onlinereus Amazon weet als geen ander dat meten weten is. ‘Dit vindt u misschien ook interessant’, staat vaak op de site als je er een boek koopt. Amazon past algoritmes en slimme data toe voor het voorspellen van jouw koopgedrag. Wim van der Leegte, voormalig algemeen directeur van VDL Groep, gaf ook al eens aan dol te zijn op data. Hij vertelde dat de kern van het bedrijfsmodel van VDL uit cijfers bestaat. Hij ontving van alle VDL-bedrijven wekelijks een map met uitdraaien. Daarin was alles gespecificeerd: omzet, orderportefeuille en urenverantwoording. “Al die zaken om tot een kostprijs te komen. Als ik dat allemaal onder elkaar zie, pik ik er meteen de gekke dingen uit. Die bespreken we dan dinsdagmiddag in de directievergadering.” Zo kon het bedrijf indien nodig meteen bijsturen. Gebruik dan ook big data voor het verbeteren van de prestaties van je bedrijf en investeer in slimme technologie.

5. Spelletjes spelen

Veel mensen houden van wedstrijden en spelletjes. Daarom passen steeds meer ondernemingen spelelementen toe op de werkvloer. Dit moet ervoor zorgen dat medewerkers beter samenwerken, meer betrokken en gemotiveerd raken en uiteindelijk productiever zijn. Deloitte gebruikt bijvoorbeeld virtual reality voor het trainen van medewerkers in verschillende leidersrollen en om ze managementtechnieken te leren. Teams bij ProRail, verantwoordelijk voor het Nederlandse spoorwegnet, bestudeerden de tien slechtst presterende lijnen en kwamen met talloze verbetersuggesties. “Een aantal projecten hebben we intensief begeleid in de oplevering, vanuit elke discipline binnen de keten. Niet meer naar elkaar over de schutting gooien, maar meer buiten de hokjes denken en samenwerken”, licht Gepke Bisschops toe, manager operatie en onderhoud Noord-Oost bij ProRail.

Tips

  • Ga bij een prestatiemanagementsysteem uit van de doelen en de cultuur van je organisatie. Kies geen systeem dat niet past bij je organisatie, omdat dat averechts werkt.
  • Kijk bij nieuwe technologie in hoeverre het je organisatie aanvult. Het doel is altijd belangrijker dan het middel.
  • Hoe is de managementstijl in jouw organisatie? Is die erg op controle gericht dan is het belangrijk om meer van ‘delen’ en vertrouwen uit te gaan.

Bron: MT