Hoe voer je als leidinggevende een motiverend ontwikkelgesprek?

Voor professionals zijn ontwikkelgesprekken niet altijd motiverend en soms zien ze er zelfs tegen op. Overwegingen zoals ‘Ik zal mijn werk wel niet goed genoeg doen’ spelen dan een rol. Hoe komt dat en hoe zorg je ervoor dat een ontwikkelgesprek wel effectief is?

Volgens Annemiek Waage, pedagoog, programmanager OSMondriaan en eigenaar van ProfessioneelOpvoeden, is het bij een ontwikkelgesprek belangrijk dat de leidinggevende zich eerst afvraagt met wie de professional het gesprek aangaat. Ze vindt het namelijk niet logisch dat een leidinggevende het ontwikkelgesprek met de professional voert, omdat het voor de medewerker soms wat ongemakkelijk kan zijn.

Invloed van het functioneringsgesprek

Een voorbeeld is dat de leidinggevende vraagt of er zaken zijn die minder goed gaan tijdens het werk. “Voor de ander kan dit voelen als een strikvraag, want later dat jaar zal de leidinggevende ook samen met hem of haar het functioneringsgesprek voeren. Een ontwikkelgesprek gaat over kwaliteiten, maar omdat een leidinggevende het in een ander gesprek over functioneren heeft, kan het zijn dat de professional vertelt dat alles goed gaat en dat er eigenlijk helemaal geen verbeterpunten zijn”, aldus Waage.

Ontwikkelgesprek tussen coach en medewerker

Waage denkt dat het wellicht beter zou zijn als het ontwikkelgesprek gaat tussen de professional en een coach. “Vaak zie je dat een medewerker dan meer vertelt. Bij een ontwikkelgesprek gaat het namelijk echt enkel en alleen om hem of haar. Wat heeft deze persoon nodig van de organisatie zodat hij of zij nog verder kan groeien? Daarnaast zou het ook kunnen gaan om wat diegene juist al wel heel goed kan en hoe de professional deze kwaliteiten aan andere medewerkers zou kunnen leren.”

Onduidelijkheid over ontwikkelgesprek

Er is vaak onduidelijkheid over een ontwikkelgesprek, omdat de professional en de leidinggevende soms niet op dezelfde lijn zitten wat de inhoud van het gesprek betreft. Waage: “Waar de leidinggevende wil achterhalen wat de organisatie voor de medewerker kan doen, denkt hij of zij misschien dat ze het toch weer over zijn of haar functioneren gaan hebben.”

Sociaal gewenst antwoord

De formulering van de vragen kan ook leiden tot een moeizaam ontwikkelgesprek. Een voorbeeld is de vraag: ‘Waar wil jij over vijf jaar staan?’. Waage: “Op zich geen gekke vraag, maar er zit wel een aanname in. De professional kan denken dat hij of zij misschien een sociaal gewenst antwoord moet geven. ‘Moet ik nu zeggen dat ik misschien leidinggevende wil worden terwijl ik dat niet wil?’ Misschien vindt diegene het prima om over vijf jaar nog precies hetzelfde te doen. Daarnaast kan de medewerker vanwege deze vraag gaan denken dat wat ze nu doet niet goed genoeg is.”

Vijf ontwikkelingsgebieden

Waage stelt dat dergelijke vragen in een ontwikkelgesprek veel te groot en te open zijn. Ze raadt aan om het kleiner te houden. “Je kunt bijvoorbeeld vragen stellen aan de hand van ontwikkelingsgebieden. Waar zou de professional zich meer op willen focussen?”

Concreet houden

Ze legt uit dat je vervolgens de medewerker kunt helpen door meer de verdieping op te zoeken. Het gaat dan om punten zoals hoe de medewerker het gaat aanpakken en wat hij of zij daarbij nodig heeft. Het hoeft volgens Waage helemaal niet ingewikkeld, groots of meeslepend te zijn. Het kan ook iets zijn waar de medewerker concreet mee aan de gang kan gaan. Vervolgens kan hij of zij dan al heel snel de vooruitgang bij zichzelf zien.

Inlevingsvermogen

Het is dus volgens Waage belangrijk dat een leidinggevende zich echt inleeft in de professional. “Als je wilt dat de medewerker zich gaat ontwikkelen, moet je weten hoe de ander denkt en wat diegene belangrijk vindt. Als je bijvoorbeeld weet dat hij of zij geen interesse heeft in meer werkuren, hoef je dit tijdens het gesprek ook niet te vragen. Dit kan namelijk alleen maar voor verwarring zorgen.”

Niet oordelen of autoritair zijn

Waage beklemtoont dat een leidinggevende of coach tijdens een ontwikkelgesprek vooral niet moet oordelen of autoritair zijn. Dat heeft volgens haar een averechts effect waardoor de professional helemaal niet vooruit komt. “Wees vooral goed voorbereid en spreek de taal van de professional. Hierdoor kun je heel veel onduidelijkheid voorkomen.”

Tips

• Bepaal in je gesprekscyclus duidelijk wie de gesprekken met de medewerkers voert.
• Let er bij een ontwikkelgesprek op dat de insteek en vraagstelling duidelijk verschilt van die bij een functioneringsgesprek of beoordelingsgesprek.

Bron: Kinderopvang