Hoe voer je een effectief ontwikkelgesprek?

Daniel Hoopman Daniel Hoopman 19 december 2024 757

Aan het einde van het jaar hebben leidinggevenden hun handen vol aan de beoordelings-en ontwikkelgesprekken met hun medewerkers. Ze zijn jaarlijks gemiddeld 150 uur per jaar kwijt aan dergelijke gesprekken, die echter maar weinig opleveren.

Veel leidinggevenden en organisaties willen deze beoordelings-en ontwikkelgesprekken dan ook anders inrichten of het liefst helemaal afschaffen. Het bespaart hen en hun medewerkers een hoop tijd en stress. Er moet dan natuurlijk wel een alternatief voorhanden zijn.

Regelmatige ontwikkelgesprekken

Succesvolle leidinggevenden kiezen steeds voor een persoonlijke benadering, waarbij ze regelmatig gesprekken hebben met hun medewerkers om hen te ondersteunen bij het leren en ontwikkelen. Zij voeren geregeld ontwikkelgesprekken, waarbij ze hun medewerkers aanmoedigen om na te denken over hun prestaties en ontwikkeling. Zo’n ontwikkelgesprek gaat ook over de sterke punten van medewerkers, de inzet ervan voor de organisatie en het vinden van oplossingen voor het behalen van doelen.

Coachend leiderschap

Een ontwikkelgesprek vraagt om goede gespreksvaardigheden, waaronder actief luisteren en ‘open’ vragen stellen. Daarnaast moet de leidinggevende erop durven vertrouwen dat medewerkers zelf hun verantwoordelijkheid nemen en hun eigen oplossingen bedenken. Oftewel, het gaat dan om coachend leiderschap.

Belemmeringen bij coaching

Dit gaat echter vaak fout bij leidinggevenden. Ze missen vaak het vertrouwen in hun talenten als coachend leider en menen ook nog wel eens dat coaching van medewerkers niet tot hun taken behoort. Ze hebben ook onvoldoende tijd voor de ontwikkelgesprekken, vanwege werkdruk, hun prioriteiten en een overvolle agenda.

Eigen verantwoordelijkheid voor leren en ontwikkeling

Dat is zonde, want als je als leidinggevende je medewerkers kunt helpen om te leren en zich te ontwikkelen en hen daarvoor de verantwoordelijkheid laat nemen, dan functioneren ze het best. Daarbij zijn ze betrokken en gemotiveerd en gaan ze dagelijks met energie en plezier naar hun werk. Ook behoud je ze zo voor je organisatie en zijn het in de buitenwereld goede ambassadeurs voor je organisatie.

Drie stappen voor een effectief ontwikkelgesprek

Een effectief ontwikkelgesprek bestaat uit de volgende drie stappen, waarmee je elk ontwikkelgesprek kunt voeren:

1. Kijk samen naar de acties en resultaten van de medewerker

Onderzoek toont aan dat het van belang is om de tijd te nemen voor wat je hebt bereikt en het vieren van je successen. Start je ontwikkelgesprek dan ook met het samen terugkijken op de acties en resultaten van je medewerker. Hierbij kan je bijvoorbeeld deze vragen stellen:

  • Wat zijn de prestatie(s) waar je het meest trots op bent?
  • Welke concrete acties ondernam je en tot welke resultaten leidde dat?
  • Waarom ben je daar trots op?
  • Op welke manier kan je dit blijven doen of meer doen?

Geef je collega hierover vervolgens een oprecht en concreet compliment. Vul de succesvolle actie(s) en resultaten van de medewerker daarna aan met je eigen waarnemingen. Het gaat dan om welke succesvolle acties jij de medewerker zag ondernemen, wat die opleverden en wat ze vanuit jouw kijk als leidinggevende succesvol maakten.

2. Richt je op de talenten van de werknemer en hoe hij deze kan inzetten

Werknemers die hun hun talenten kennen en gebruiken, leveren betere prestaties. Maak de medewerker daarom bewust van zijn kwaliteiten en moedig hem (of haar) aan om die talenten te benutten voor het bereiken van de organisatiedoelstellingen. Daarbij kan je bijvoorbeeld het volgende voorleggen aan de werknemer:

Ga eens terug naar de laatste keer dat je fluitend naar huis reed en dat de tijd op je werk voorbij was gevlogen. Wat deed je toen? Wat bereikte je daarmee? Wat geeft dit aan over waar je goed in bent? Wat zijn je talenten?

Het is onvoldoende om alleen te onderkennen wat de talenten van een medewerker zijn. Je medewerker moet die talenten ook dagelijks inzetten en zo optimaal bijdragen aan de prestaties van de organisatie. Ga met de medewerker na hoe hij dit kan doen en wat hem daarbij helpt of in de weg zit. Hiervoor kan je hem bijvoorbeeld de volgende vragen stellen:

  • Wanneer kan jij je talent proactief benutten en verder ontwikkelen?
  • Welke meerwaarde kan het benutten van je talent hebben voor de organisatie?
  • Wat bevordert dat momenteel in de organisatie en in de wijze van aansturing door jou als leidinggevende?
  • Wat functioneert nu slecht of belemmert je?
  • Wat heb je nodig voor het dagelijks optimaal inzetten van je kwaliteiten?

3. Bespreek de doelen en ambities van de werknemer en wat hij gaat ontwikkelen om die te behalen

Je medewerkers ontwikkelen zich op basis van de vragen die je stelt en hun doelen die ze daarbij voor zichzelf hebben gesteld. Dat zijn doelen die goed bij hen passen en die motiverend en inspirerend werken. Je kunt een medewerker daarvoor onder meer het volgende vragen:

  • Wat zijn je ambities bij je verdere ontwikkeling?
  • Hoe ondersteunt deze ontwikkeling de organisatiedoelen?
  • Welke eerste stappen kun je zelf zetten in je ontwikkeling?
  • Wie of wat kan jou daarbij ondersteunen en hoe?
  • Wat onderneem je om je ontwikkelproces in gang te houden?

Opbouwen van een goed ontwikkelgesprek

Het ontwikkelgesprek met je medewerker bouw je op met deze drie stappen. Het gaat dus ten eerste om wat er goed gaat en hoe de werknemer dat vasthoudt. De tweede stap draait om iemands talenten en hoe hij deze (nog meer) kan inzetten. Tot slot kijk je in het ontwikkelgesprek samen naar de doelen en ambities van de werknemer en hoe hij deze verder gaat ontwikkelen om die te behalen.

Prioriteit voor regelmatige ontwikkelgesprekken

Geef prioriteit aan het regelmatig voeren van ontwikkelgesprekken. Zorg dat je daarbij open vragen blijft stellen en dat je blijf luisteren zonder meteen met kant en klare oplossingen te komen. Moedig je medewerker zo steeds aan om zelf na te denken en tot oplossingen te komen. Dat geldt dan ook voor die zaken die niet goed verlopen.

Win-win-win-situatie

Door op deze wijze regelmatig en consequent met je medewerkers een ontwikkelgesprek te voeren, maak je het mogelijk dat je medewerkers beter presteren. Ook zorg je zo dat ze blijven groeien en de regisseur worden van hun eigen prestaties en loopbaan. Hierdoor krijg jij veel tijd en energie om die dingen te ondernemen die je het liefste doet. Het is dus een win-win-win-situatie voor je medewerker, jouzelf en je organisatie.

Tips

Zorg naast het ontwikkelgesprek voor ruimte voor een co op de werkvloer en tijdens de gesprekscyclus. Dat maakt het mogelijk om problemen of belemmeringen die de medewerker tegenkomt direct te bespreken.

Bron: de TalentenLeider