Hoe voer je een goed exitgesprek?

Daniel Hoopman Daniel Hoopman 7 november 2022 714

Laat een medewerker die naar een andere werkgever vertrekt niet gaan zonder exitgesprek. Zo’n gesprek kan je organisatie namelijk een hoop informatie opleveren. Het is belangrijk om een exitgesprek goed te voeren als vast onderdeel van je gesprekscyclus.

Op zich is personeelsverloop niet nadelig, want je kunt veel hebben aan de verfrissende ideeën en energie van nieuwe mensen. Het vertrek van een werknemer kan echter toch vervelend zijn, omdat je daarmee ook kennis, ervaring en een persoonlijk netwerk uit je organisatie ziet verdwijnen.

Oorlog op de arbeidsmarkt

Volgens Jacco van den Berg, oprichter en directeur van Van den Berg Training & Advies, is het opnieuw oorlog aan het worden op de arbeidsmarkt. “Als je heel veel moeite moet doen om mensen aan te trekken en ze verlaten toch weer relatief snel de organisatie, dan zul je iets moeten bedenken om de achterdeur weer dicht te krijgen.” Hiervoor kan je een exitgesprek gebruiken.

Aantrekkelijkere werkgever

Van iemands exit kun je leren om een aantrekkelijkere werkgever te worden op de arbeidsmarkt en het personeelsverloop te beperken. “Informatie die je uit een exitgesprek opdoet, kun je onder meer gebruiken voor het bijstellen van inwerkprogramma’s, de stijl van leidinggeven of het sociale beleid”, aldus Van den Berg.

Exitgesprek is niet verplicht

De vertrekkende werknemer is niet verplicht om aan een exitgesprek deel te nemen. Overtuig hem of haar dus om mee te doen en vertel vooraf goed wat je gespreksdoelen zijn. Leg ook uit wat je met de informatie uit het gesprek doet en beklemtoon het vertrouwelijke karakter. Zo krijg je hem of haar eerder over de drempel om mee te doen.

Goed afscheid

Naast de feedback die je krijgt, is het exitgesprek volgens Van den Berg ook bedoeld om op een goede manier afscheid van elkaar te nemen. “Ook een vertrekkende medewerker is immers een ambassadeur van het bedrijf.” Het is belangrijk om het gesprek pas vlak voor iemands vertrek te voeren. Zo voelt de medewerker zich minder geremd om vrijuit over collega’s, het bedrijf en zijn leidinggevende te praten.

Geen discussie

“Ga tijdens het exitgesprek niet in discussie. Luister vooral en stel zoveel mogelijk open vragen. Praat over werkinhoud, werksfeer, werkverhoudingen, werkomstandigheden, werkbeleving en werkbelasting. Wat vindt hij of zij bijvoorbeeld van de arbeidsvoorwaarden en de bedrijfscultuur? Vraag gericht wat diegene prettig en ook minder prettig vond”, raadt Van den Berg aan.

Laat HR het exitgesprek voeren

Hij adviseert verder om niet al te strakke vragenlijsten te gebruiken, omdat je daarmee het gesprek meestal te veel een kant opdwingt. “Nog één laatste tip. Laat het exitgesprek bij voorkeur uitvoeren door iemand van HRM of P&O. De kans is groter dat een aanstaande ex-collega het dan aandurft om zijn of haar hart te luchten. Dat kan bij de direct leidinggevende heel anders uitpakken.”

Checklist: tien vragen voor een exitgesprek

  1. Welke aspecten vond je leuk aan je werk en welke minder leuk?
  2. Hoe heb je de samenwerking met je collega’s ervaren?
  3. Hoe beleefde je de stijl van leidinggeven?
  4. Wat was je indruk van de functionerings- en beoordelingsgesprekken?
  5. Wat vond je van de teamoverleggen?
  6. Wat is je mening over onze primaire, secundaire en tertiaire arbeidsvoorwaarden?
  7. Hoe kijk je in het algemeen tegen onze organisatie aan?
  8. Wat vond je lastige werkomstandigheden?
  9. Wat is je tegengevallen en wat ga je beslist missen?
  10. Hoe vat jij je vertrekreden(en) samen?

Ontslaggesprek voeren

Je beëindigt niet zomaar het contract van een medewerker en al helemaal niet in tijden van arbeidsmarktkrapte. Een medewerker kan echter boventallig worden en/of een functie kan verdwijnen. Een ontslaggesprek is dan onvermijdelijk. Het tijdens iemands werk eerlijk en duidelijk zijn in je verwachtingen en eisen is zeer belangrijk voor zo’n gesprek. Een ontslaggesprek mag uiteindelijk geen grote verrassing betekenen. Ideaal zou zijn als ook de medewerker zou inzien dat het beter is om afscheid van elkaar te nemen.

Drie tips voor een exitgesprek

  • Centraal in een exitgesprek staat dat je met de werknemer praat over zijn of haar vertrek en beleving van jouw organisatie. Hierbij is het exitgesprek het laatste formele gesprek dat je met de werknemer voert. De aanleiding ervoor is het aangekondigde vertrek van de werknemer.
  • Je hoofddoel bij een exitgesprek is achterhalen waarom iemand weg gaat, hiervan te leren en inzicht te krijgen hoe het beter kan. Maak een exitgesprek hiervoor ook vast onderdeel van je gesprekscyclus.
  • Een werknemer mag een exitgesprek natuurlijk weigeren. Respecteer dat. Hij of zij kan het gesprek te moeilijk vinden of er helemaal geen zin in hebben.

Bron: MT/Sprout