Hoe voer je een goed online beoordelingsgesprek?

Een beoordelingsgesprek kun je face-to-face maar ook online voeren. De voorbereiding en aanpak van beide gesprekken verschillen. In dit artikel lees je tips van Jan Jacob de Groot, adviseur en trainer op het gebied van beoordelingsgesprekken, voor het effectief houden van een online beoordelingsgesprek.

Werkgevers mogen zelf kiezen hoe ze een functioneringsgesprek- of beoordelingsgesprek voeren. Het maakt niet uit of het om een gewoon of online beoordelingsgesprek gaat. Belangrijker is waarom je beoordelingsgesprekken wilt voeren. Volgens De Groot is dat nagaan in welke mate de medewerker de juiste dingen doet, of hij (of zij) ze goed doet en wat dat betekent voor zijn groei en ontwikkeling. Ook kan je met het beoordelingsgesprek een werknemer een stuk erkenning geven.

Opnemen van een online beoordelingsgesprek

De Groot adviseert om een online beoordelingsgesprek niet op te nemen met videogespreksdiensten zoals Zoom en MS Teams. Beide gesprekspartners moeten vrijuit kunnen praten. Een opname leidt tot stress tijdens het gesprek. Bij ‘vechtsituaties’ kun je beter nadenken over de wijze waarop je de sfeer tijdens het gesprek verbetert, dan dat je voor extra stress zorgt.

Samen afspraken formuleren

Ook opnames voor het gespreksverslag raadt De Groot af. Een verslag kost dan extra tijd. Hij beveelt de gesprekspartners aan om tijdens het gesprek een gesprekspunt af te ronden en samen hardop de conclusie te formuleren. Dat is vaak de afspraak die beiden maken. De inhoud van het gesprek naar die afspraak toe, is zelden belangrijk genoeg. Het vastleggen kan je via het delen van het scherm meteen zichtbaar maken voor de ander. De Groot vindt dat er veel voor te zeggen is om de medewerker de conclusies te laten formuleren en typen.

Reflectie op gemaakte afspraken

Volgens De Groot is het handig om de medewerker voor het beoordelingsgesprek te vragen om te reflecteren op de mate waarin hij gemaakte afspraken is nagekomen. Hij kan daarvan vooraf een verslagje maken en dat aan de leidinggevende geven. Zonder afspraken is reflectie erg moeilijk, omdat niet duidelijk is waarop de werknemer moet reflecteren.

Niet delen voorbereiding beoordelingsgesprek

De Groot stelt dat het voor de leidinggevende zonder vooraf gedeelde verwachtingen ook moeilijk is om iets te vinden over iemands functioneren. Hij kan dat niet beoordelen zonder heldere norm. Onduidelijke normen zorgen voor vooroordelen en beoordelingsfouten. De Groot adviseert leidinggevenden om hun voorbereiding niet te delen voordat het gesprek plaatsvindt. Dat kan namelijk tot het gevoel leiden dat een gesprek overbodig is. Het kan ook zorgen voor een sterk defensieve medewerker, die vooral zijn zaak wil verdedigen. Extra belangrijk bij een online beoordelingsgesprek, is een duidelijke agenda. Stuur deze tijdig naar de medewerker.

Voorkom meer dan twee gespreksdeelnemers

Net als een gewoon beoordelingsgesprek heeft een online beoordelingsgesprek meestal een één-op-één-karakter. Met meer aanwezigen wordt zo’n gesprek al snel complex. Een partner die op de achtergrond aanwezig is of meeluistert, is geen ideale situatie, zo stelt De Groot. Je kunt zo'n situatie beter voorkomen.

Goede sfeer en contact

Een goede sfeer en het maken van contact zijn volgens De Groot extra belangrijk bij een online beoordelingsgesprek. Dat kan met een glimlach en oprechte belangstelling voor de situatie van de werknemer. Je kunt bijvoorbeeld kort beginnen met een gesprek over wat je bij de ander op de achtergrond in beeld ziet is. Geef je gesprekspartner ook genoeg ruimte tijdens het beoordelingsgesprek.

Invloed medewerker op online beoordelingsgesprek

Tijdens de formele opening (het doel en aanpak) van het online beoordelingsgesprek kun je via de chat de agenda nog eens delen, raadt De Groot aan. Bij een wat langer gesprek kun je wellicht een korte pauze instellen tijdens het gesprek, zodat jullie even wat afstand kunnen nemen van het gesprek. Eet of drink dan bijvoorbeeld wat. Een intensief online gesprek is volgens De Groot zwaarder dan een face-to-facegesprek. Geef de medewerker voldoende invloed op de wijze waarop het gesprek verloopt en vraag hem vooraf om agendapunten.

Minder ‘natuurlijk’ gesprek

De Groot stelt dat het in offline gesprekken minder dan online een probleem is als twee mensen tegelijk praten. Online kunnen gesprekken soms minder 'natuurlijk' verlopen. Ook is er het risico dat degene die aan het praten is ook aan het woord blijft. Vraag de medewerker regelmatig om een reactie en ga tussendoor, bijvoorbeeld na het beëindigen van een gesprekspunt, na hoe de collega vindt dat het gesprek gaat.

Minder zicht op non-verbaal gedrag

Deelnemers aan een online beoordelingsgesprek hebben volgens De Groot minder zicht op het non-verbale gedrag van hun gesprekspartner. Dat komt doordat ze maar een deel van iemands lichaam zien, iemands stem soms wat vervormd horen en kleinere geluiden zoals een zucht vaak missen. Daarom moet je nog beter kijken. Daarnaast kun je regelmatig vragen naar iemands indrukken. Doe dat vaker dan bij een offline gesprek. Vraag hoe je gesprekspartner het ziet en wat hij of zij vindt. Doordat je de medewerker meer ruimte geeft, hebben jullie minder last van het online communiceren. Met een goede voorbereiding kun je ingaan op alles dat je nodig vindt. Het gesprek zelf kun je gemakkelijker laten verlopen met regelmatig korte pauzes en gespreksevaluaties tussendoor.

Signalen voor moeilijk online beoordelingsgesprek

De volgende signalen kunnen volgens De Groot betekenen dat een komend online beoordelingsgesprek nog wel eens moeilijk zou kunnen verlopen:

• Er moeten extra mensen bij aanwezig zijn.
• Een van de partijen vindt het nodig om het gesprek op te nemen.
• Vooraf wisselen jullie veel schriftelijke stukken uit.
• Ervaringen in eerdere (tussentijdse) gesprekken waren moeizaam.

Voorgesprek

Het kan dan nuttig zijn om een voorgesprek te voeren, merkt De Groot op. Dat gaat dan over het aanstaande gesprek en niet over de inhoud daarvan. Je kunt dan bespreken wat jullie verwachtingen zijn over het komende gesprek en hoe je daarvan een succes kunt maken. Doe dat niet in de vorm van ‘jij moet…’, maar gebruik in plaats daarvan ‘het zou mij helpen als …’.

Tip

Zorg dat je net als bij een face-to-face-beoordelingsgesprek tijdens het online beoordelingsgesprek niet gestoord kunt worden. Benadruk naar de medewerker toe dat het belangrijk is dat hij daar ook op let in zijn eigen werkruimte.

Bron: PW.