Hoe voer je een goed planningsgesprek?

Met een planningsgesprek kan je met je werknemer doelen bepalen voor de komende tijd. Het gaat niet om een verplicht gesprek. In deze blog lees je hoe je het beste een planningsgesprek kunt voeren.

Het planningsgesprek vult het functioneringsgesprek en beoordelingsgesprek aan. Doelen die je samen kunt formuleren, zijn onder andere de ontwikkeling van nieuwe vaardigheden of het verkopen van een nieuw product. Nieuwe vaardigheden van werknemers zorgen er bijvoorbeeld voor dat je efficiënter kunt werken of beter kunt concurreren met andere bedrijven. Het verkopen van een nieuw product kan goed zijn voor je omzet.

Het planningsgesprek als onderdeel van de gesprekscyclus

Je bepaalt tijdens het planningsgesprek met je werknemer zijn of haar doelen voor het komende jaar. Jullie voeren het planningsgesprek aan het begin van het jaar. Het gesprek is deel van de gesprekscyclus. Zo’n gesprekscyclus kan een planningsgesprek, een functioneringsgesprek en een beoordelingsgesprek omvatten. In een functioneringsgesprek heb je het met de werknemer over de voortgang van de doelen die jullie hebben bepaald. Tijdens het beoordelingsgesprek beoordeel je of de werknemer deze doelen heeft bereikt en wat daarvan de gevolgen zijn, van salarisverhoging tot een ontwikkelingsplan voor de werknemer om doelen beter te kunnen bereiken.

Stappen voor een goed planningsgesprek

Deze vier stappen kun je zetten om van een planningsgesprek een succes te maken:

1. Vraag de werknemer van tevoren om goed op de hoogte te zijn van zijn functieomschrijving en de bedrijfsdoelstellingen.
2. Laat de werknemer vooraf zelf nadenken over de doelen die bij zijn functie en de bedrijfsdoelen passen.
3. Ga tijdens het gesprek in op het voorstel van je werknemer en stel samen de definitieve doelen op. Voorbeelden daarvan zijn:
   • het aantal verkopen/diensten in een periode;
   • vaardigheden die de werknemer wil of moet ontwikkelen met bijvoorbeeld een opleiding of training;
   • het afronden van een project, zoals het ontwikkelen van een nieuw product.
4. Stel SMART-doelen op (Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdgebonden). Als je wilt dat de werknemer een minimumaantal producten of diensten verkoopt. Dan kan je als SMART-doel bepalen: Werknemer J. verleent binnen X tijd een X aantal diensten. Zorg dat de werkdruk hierbij niet te hoog wordt. Er is dan namelijk sprake van psychosociale belasting en vanuit je arbo-zorgplicht moet je dat voorkomen.

Neem het op in het gespreksdossier

Je doet er goed aan het planningsgesprek te verwerken in je gespreksdossier. Daarmee kun je voor het functioneringsgesprek en het beoordelingsgesprek inzien welke afspraken jij en je werknemer precies hebben gemaakt.

Schep duidelijkheid in een personeelshandboek

Geef in je personeelshandboek aan met welke frequentie en wanneer je een planningsgesprek voert en wat daarin aan de orde komt. Benoem ook de relatie met de rest van de gesprekscyclus. Dit geeft duidelijkheid aan je medewerkers.

Tip

• Stel met je werknemer een persoonlijk ontwikkelingsplan (POP) op waarin staat wat de werknemer wilt bereiken en hoe hij dat gaat aanpakken. Dat kan voor de korte en lange termijn. Bespreek met de werknemer wat hij zelf kan uitvoeren en waarbij hij hulp nodig heeft en om wat voor hulp het gaat. Neem het POP mee in de gesprekscyclus, waaronder de planningsgesprekken. Voer eventueel ook aparte ontwikkelingsgesprekken.

Bron: KVK