Hoe voer je het goede gesprek?

Je kunt niet zonder het goede gesprek op de werkvloer. Wat betekent dit gesprek precies en hoe bereid je je er als werkgever op voor? In deze blog lees je hoe je het goede gesprek voorbereidt, voert en waarom het goed op papier zetten van de informatie uit het gesprek erg belangrijk is.

Als werkgever voer je in een jaar vele gesprekken: van een beoordelingsgesprek tot een feedbackgesprek. Het ‘ goede gesprek’ komt daarvoor niet in de plaats, maar is de verzamelnaam van alle gesprekken waarbij je de ontwikkeling van je werknemers bespreekt. Met het goede gesprek wil je de prestaties, betrokkenheid en het werkplezier van je personeel bevorderen. Dat doe je bijvoorbeeld met hulp van een persoonlijk ontwikkelingsplan.

Onderdelen van het goede gesprek

Steeds meer organisaties gebruiken het goede gesprek in plaats van de traditionele HR-cyclus. Het verschil is dat de HR-cyclus zich richt op drie jaarlijkse gesprekken over de planning, het functioneren en het beoordelen van een medewerker. Bij het goede gesprek gaat het om gesprekken die je als werkgever voortdurend blijft voeren. 

Stappen voor het goede gesprek

Je kunt het goede gesprek op de juiste manier voorbereiden en voeren met de volgende stappen:

1. Plannen van gesprekken

Bij je keuze voor het goede gesprek is de huidige situatie van je werknemers belangrijk. Bedenk niet alleen wat je wilt bespreken, maar ook hoe en waarom. Daarvoor kan je de werknemer al voor het gesprek de volgende vragen stellen:

• Hoe voel je je nu op de werkvloer?
• Wat kost je energie en wat geeft je energie?
• Waarop wil je je meer richten?
• Hoe pak je je huidige rol aan?
• Welke vaardigheden wil je nog ontwikkelen?
• Welke ambities heb je in en buiten deze organisatie?

Met de antwoorden op de vragen kies je een van de onderstaande soorten gesprek (inclusief doel):

• Ontwikkelgesprek, POP-gesprek en loopbaangesprek: persoonlijk ontwikkelingsplan (POP) opstellen.
• Feedbackgesprek: feedback uitwisselen tussen werkgever en werknemer.
• Functioneringsgesprek: prestaties van medewerkers bespreken.
• Waarderingsgesprek: waardering uiten.
• Gesprek over de werk-privébalans: balans tussen werk en privéleven bespreken.

Kijk bij het plannen van het goede gesprek ook naar de locatie. Voor een kort maar krachtig gesprek is een online meeting een goed idee. Voor een gesprek dat dieper ingaat op de ontwikkeling van je medewerker, zoals waar hij of zij tegenaan loopt en wat zijn of haar minder sterke punten zijn, is een gesprek op kantoor de beste optie.

2. Informatie noteren

In het goede gesprek bespreek je van alles. Een voorbeeld is de huidige situatie van je medewerker. Schrijf belangrijke punten op en maak er een samenvatting van in een document. Voor ontwikkel-, loopbaan- en POP-gesprekken gebruik je bijvoorbeeld een persoonlijk ontwikkelingsplan. Met de aantekeningen in je document beschik je over een eenvoudige terugkoppeling naar behandelde punten, zoals SMART-doelen.

3. Vervolggesprekken plannen

Het goede gesprek voer je meerdere keren per jaar. Voor je planning heb je de volgende keuzes:

• Meteen tijdens of direct na het gesprek een datum voor een nieuw gesprek afspreken.
• Afwachten tot dat je een valkuil van je werknemer tegenkomt en daarna een nieuwe afspraak met hem of haar maken.

Dat wachten op een valkuil van je werknemer staat wel bekend als het ‘wachten op triggers’. Die triggers kun je gebruiken om de medewerker bewust te maken van de situatie, nieuwe feedback te geven en opnieuw te praten over de opgestelde doelen.

Vijf aandachtspunten voor het goede gesprek

Bij het voeren van je gesprekken met je collega’s moet je op een aantal zaken letten. Maak met deze aandachtspunten van het goede gesprek, het beste gesprek:

1. Spreek samen af: De timing van het goede gesprek moet je werknemer ook goed liggen. Houd daarom rekening met de agenda van je collega en overhaast niets.
2. Blijf geconcentreerd: een smartphone die gaat, bouwwerkzaamheden buiten of bijvoorbeeld achtergrondmuziek betekenen allemaal afleiding. Zet de smartphone daarom uit of in de ruststand en kies voor een rustige, afgesloten overlegplek.
3. Praat echt met de ander: het voeren van het goede gesprek is geen ondervraging, maar een gesprek.
4. Leef je in: spui geen kritiek, maar wees empathisch.
5. Stel open vragen: pas de 5W’s toe: Wie, Wat, Waar, Wanneer en Waarom?

Hoofdpunten van het goede gesprek

De belangrijkste punten van het goede gesprek op een rij:

• Onder het goede gesprek vallen alle gesprekken waarin werkgevers en hun werknemers de ontwikkeling van de werknemer bespreken.
• Het goede gesprek richt zich op het stimuleren van prestaties, betrokkenheid en het werkplezier van werknemers.
• Kies een stapsgewijze aanpak waarbij je het gesprek goed plant, de belangrijke informatie noteert en een vervolggesprek afspreekt.
• Aandachtspunten voor het goede gesprek zijn het maken van een gezamenlijke planning, aandacht hebben voor het behouden van de juiste concentratie, empathisch zijn en open vragen stellen met hulp van de 5W’s.

Tip

Gebruik een gespreksdossier als rode draad bij het goede gesprek. Zo heb je bij elk soort gesprek dat je voert altijd één document waarin je alle relevante informatie kunt opzoeken.

Bron: YoungCapital