Hoe zet je de continue dialoog zo goed mogelijk in?

De continue dialoog is een onmisbaar onderdeel van de moderne gesprekscyclus. Wat houdt deze dialoog in en hoe verbeter je de kwaliteit ervan? Daarover vind je meer in deze blog.

Continue dialoog is best een opvallende term. Medewerkers en leidinggevenden zijn nooit voortdurend met elkaar aan het praten. Het gaat bij de continue dialoog om het volgende:

• Regelmatig met elkaar in gesprek zijn. Dat betekent niet dat je dagelijks in gesprek gaat, maar meestal een keer per twee weken of een keer per maand.
• De inhoud ervan richt zich op het stellen van doelen, het monitoren en bijsturen van de resultaten en de ontwikkeling van de medewerker.
• Het is een gelijkwaardig gesprek en geen tweerichtingsverkeer. De leidinggevende praat met en niet tegen zijn medewerker.

Basis van de moderne gesprekscyclus

De gesprekscyclus zelf is helemaal niet continu. Het gaat jaarlijks om één tot drie gesprekken. Die hoef je nu niet opeens elke twee weken of iedere maand te voeren. De vaste gesprekken uit de gesprekscyclus zij namelijk helemaal niet populair. Ze worden snel beleefd als een ‘moetje’. Veel medewerkers en ook leidinggevenden vinden ze demotiverend. Er is echter wel een relatie. De continue dialoog vormt namelijk de basis van de moderne gesprekscyclus. Met deze basis lijkt de moderne gesprekscyclus maar weinig op de traditionele.

Traditionele gesprekscyclus wordt overbodig

Vinden de gesprekken op basis van de continue dialoog regelmatig plaats met als onderwerpen doelen, het sturen op resultaten en de ontwikkeling van de medewerker, dan maakt dat de traditionele gesprekscyclus overbodig. De traditionele gesprekscyclus bestaat namelijk uit een doelstellend gesprek (ook wel plannings- of startgesprek), opvolging hiervan met een functioneringsgesprek en een deel beoordeling en ontwikkeling aan het einde van het jaar (beoordelingsgesprek).

Voordelen continue dialoog

Gesprekken vanuit de continue dialoog hebben deze voordelen ten opzichte van de traditionele gesprekscyclus:

• Ze zijn informeler en gelijkwaardiger.
• De gesprekken volgen het ritme van het werk; hierdoor blijven doelen actueel met de aansluiting op de dagelijkse praktijk.
• Er is een directe koppeling van de ontwikkeling van de medewerker aan resultaatdoelen.

Ruimte voor reflectie tijdens gesprekscyclus

Is de continue dialoog eenmaal je basis, dan kan je de gesprekscyclus effectief inzetten voor een stuk reflectie. In de reguliere gesprekken richt je je namelijk vooral op de dagelijkse gang van zaken. Zonder de gesprekscyclus vergeet je snel om boven deze dagelijkse gang van zaken uit te stijgen. Het gaat dan om een moment waarin je met de medewerker reflecteert of zijn werk nog wel aansluit op de strategie van je organisatie. Of dat jullie nagaan of de ontwikkeling van de medewerker nog voldoende aandacht krijgt en in de juiste richting gaat. Ook kun je samen bekijken of het gedrag van de medewerker nog past bij de kernwaarden van de organisatie.

Combinatie van continue dialoog en gesprekscyclus

Doen we de dingen goed ten opzichte van doen we de goede dingen. Deze zin vat de combinatie van continue dialoog en gesprekscyclus goed samen. Bij de continue dialoog draait het om of we de dingen die we doen, goed doen (en mogelijk beter kunnen doen). Centraal in de gesprekscyclus staat of we nog steeds de goede dingen doen.

Verbeteren kwaliteit continue dialoog

In sommige organisaties is de continue dialoog kwalitatief niet in orde. Dat gebeurt vooral in organisaties waar mensen zijn doorgegroeid van specialist naar leidinggevende. Dan zijn de reguliere gesprekken vaak gericht op het dagelijks werk en het blussen van brandjes. Wat kan je dan doen om de kwaliteit van de continue dialoog te verbeteren?

1. Structuur geven aan de continue dialoog

Met het geven van structuur aan de continue dialoog help je leidinggevenden en medewerkers om een gesprek te voeren over de juiste onderwerpen. De leidinggevende heeft als belangrijkste taak om de afgesproken doelen te managen en goede prestaties mogelijk te maken. Hiervoor werken de volgende vraagpunten goed:

• Hoe gaat het met de medewerker?
• Welke doelen zijn afgesproken?
• Wat is de status van deze doelen?
• Hoe moet de medewerker zich (verder) ontwikkelen om de doelen goed te bereiken?

Het aanhouden van deze vraagpunten voorkomt dat leidinggevende en medewerker het met name hebben over problemen en blussen van brandjes.

2. Uitleggen wat voor soorten doelen er zijn

Bij doelen denken veel leidinggevenden en medewerkers aan resultaatdoelen, die voor een jaar gelden. Er zijn echter ook andere doelen. Dat zijn ten eerste de kortetermijndoelen. Medewerkers vinden het bijvoorbeeld fijner om van kwartaaldoelen uit te gaan, omdat die vaak concreter zijn. Ze hebben ook het gevoel dat ze meer invloed hebben op kwartaaldoelen dan op jaardoelen. Dat motiveert. Daarnaast zijn er nog persoonlijke doelen of ontwikkeldoelen. Deze doelen gaan vaak verder dan de resultaten die de medewerker vanuit zijn werkzaamheden behaalt.

3. De medewerker de doelen laten vastleggen

Maak je een medewerker eigenaar van zijn doelen en laat je hem deze zelf vastleggen, dan zal hij zich eerder concentreren op het behalen van deze doelen. Het zelf vastleggen van de doelen vormt dan een soort ‘vaste’ agenda voor de gesprekken in de continue dialoog.

Tips

• Zorg dat je de gesprekken van de continue dialoog vast inplant voor een keer per twee weken of maand. Je loopt anders het risico dat deze gesprekken steeds minder gevoerd gaan worden en uiteindelijk verdwijnen.
• Maak de werknemer duidelijk waar de gesprekken van de continue dialoog over gaan en waarin ze verschillen van de traditionele gesprekscyclus.

Bron: The People Skillz company