Hoe zet je de gespreksyclus in als onderdeel van je HR-cyclus?

Je blijft het beste betrokken bij je medewerkers en hun ontwikkeling met het effectief toepassen van de gesprekscyclus. Dat begint al bij de instroom van nieuwe medewerkers en is een constante in alle fasen van het HR-proces.

HR (human resources) kent een eigen cyclus die bestaat uit alle processen en activiteiten om tot een beter personeelsmanagement te komen. Deze HR-cyclus richt zich ook op het gemakkelijker voldoen door je organisatie aan wettelijke eisen en regelgeving voor arbeidsrecht, prestatiebeheer en re-integratie. De drie fasen van de HR-cyclus zijn: instroom, doorstroom en uitstroom van werknemers.

Bij instroom gaat het om alles dat betrekking heeft op de indiensttreding van nieuwe (of re-integratie van bestaande) medewerkers. In de doorstroomfase werkt HR samen met de werknemer aan ontwikkeling. De uitstroomfase heeft te maken met alles dat met uitdiensttreding te maken heeft.

Gesprekscyclus en HR

De gesprekken met werknemers komen in alle drie de fasen van de HR-cyclus terug. Je doet er goed aan deze regelmatig te voeren, want ze zijn essentieel. Voorbeelden van deze gesprekken zijn:

• Het planningsgesprek: dit vindt plaats aan het begin van het jaar. Samen met de medewerker bespreek je de doelen voor het komende jaar en wat daarvoor nodig is.
• Het functioneringsgesprek: je voert dit gesprek halverwege het jaar. Daarbij bespreek je met de werknemer hoe alles gaat, wat beter kan, wat daarvoor nodig is en of deze ondersteuning nodig heeft.
• Het beoordelingsgesprek: tegen het einde van het jaar is het tijd voor het beoordelingsgesprek. Dat is een terugblik op het afgelopen jaar, waarbij je de prestaties van de medewerker beoordeelt.
• Het loopbaangesprek: dit houd je om de drie tot vijf jaar. Bij dit gesprek bekijk je met de werknemer hoe verdere loopbaanontwikkeling binnen je organisatie eruit ziet. Een belangrijk hulpmiddel is een Persoonlijk Ontwikkelingsplan (POP).

Met de volgende zeven stappen kan je de HR-cyclus met de bijbehorende gesprekscyclus opzetten:

1. Strategisch plannen

Een effectieve HR-cyclus begint al voor de instroomfase met het opzetten van de strategische planning. Dat start met de identificatie van de strategische doelen en prioriteiten van je organisatie. Vervolgens ga je na hoe HR en je gesprekscyclus kunnen bijdragen aan het bereiken van je doelen.

2. Werving en selectie

Is de strategische planning duidelijk dan kun met werving en selectie (instroom) aan de slag. Daarbij maak je functiebeschrijvingen, plaats je vacatures en voer je sollicitatiegesprekken. Daarna selecteer je geschikte kandidaten die passen bij de behoeften van je organisatie en de gestelde doelen.

3. Prestatiemanagement

Zodra je werknemers in dienst hebt, komen ze in de doorstroomfase. Hiervan is prestatiemanagement een belangrijk onderdeel. Bepaal hiervoor duidelijke prestatiedoelen, houd regelmatig functionerings- en ontwikkelgesprekken, geef constructieve feedback en bied ontwikkelingsmogelijkheden voor het verder verbeteren van prestaties.

4. Belonen en compenseren

Het onderdeel beloning en compensatie is ook van belang in de doorstroomfase. Hiervoor kun je beloningsstructuren ontwikkelen en regelmatig controleren of het tijd is voor salarisverhogingen of andere vormen van compensatie. Zo versterk je de motivatie van je werknemers.

5. Ruimte bieden aan talent

Voor het benutten van talent doe je er goed aan potentieel talent te identificeren. Maak het voor je werknemers mogelijk om trainingen, opleidingen en cursussen te volgen waarmee ze bepaalde vaardigheden en capaciteiten kunnen ontwikkelen.

6. Verhoog de betrokkenheid en het welzijn van je werknemers

Meestal zijn betrokken werknemers ook gemotiveerder. Zorg daarom voor een positieve werkomgeving en kijk serieus naar eventuele zorgen of problemen op de werkvloer. Ondersteun daarbij het welzijn van je medewerkers. Het benoemen van een vertrouwenspersoon kan daar zeker aan bijdragen.

7. Besteed aandacht aan de uitstroom

Maak een effectiever en zorgvuldige exit en offboarding van werknemers mogelijk. Schenk hierbij aandacht aan het exitgesprek, het einde van de arbeidsovereenkomst en de overdracht van taken en verantwoordelijkheden.

Objectieve en meetbare doelen in de gesprekscyclus

Medewerkers kijken niet altijd uit naar regelmatig terugkerende gesprekken in de vorm van een gesprekscyclus en al helemaal niet als ze de indruk krijgen dat het proces oneerlijk verloopt. Dat kan nadelig uitpakken en zorgen voor demotivatie en een afname van de betrokkenheid. Voer je beoordelings- en functioneringsgesprekken daarom zo objectief mogelijk op basis van meetbare doelen. Hangen je beoordelingen teveel af van jouw perceptie en interpretatie, dan kan dat leiden tot vooroordelen, inconsistenties en onvrede.

Tip

Stem je gesprekscyclus en HR-cyclus goed op elkaar af. Kijk per fase welke gesprekken je wanneer voert. Daarbij kan je de verschillende soorten gesprekken inzetten.

Bron: MKB Servicedesk