Hoe zorg je als leidinggevende voor goed feedback geven en ontvangen?

Daniel Hoopman Daniel Hoopman 6 oktober 2023 416

Het kan moeilijk zijn om feedback te geven en te ontvangen. Dat is al helemaal het geval bij een werkrelatie met veel onderlinge afhankelijkheid of waarin de verhoudingen hiërarchisch zijn. Leidinggevenden hebben veel invloed op een goede feedback-cultuur. Hoe kunnen ze daarvoor zorgen?

“De meeste mensen zullen de regels voor het geven van feedback wel kennen”, stelt HR-consultant Diana van Asten op de site van Intermediair. “Je geeft de feedback direct na het voorval, je bespreekt het in de ik-vorm en bent opbouwend en concreet.” Toch is volgens Van Asten de kans groot dat de ontvanger niet goed luistert of aanvallend reageert.

Moeite met feedback geven

Vraag je aan vrienden of collega’s wat hun moeilijkste gesprek is geweest, dan noemen de meesten een gesprek waarin ze feedback moesten geven. Onderzoekers van Harvard denken dat dat komt doordat mensen feedback zelden ontspannen ontvangen. De wetenschappers Douglas Stone en Sheila Heen waren ook niet verbaasd dat mensen zoveel moeite hebben met commentaar. Ze willen wel wat leren, maar ook geaccepteerd worden. Feedback geeft dan het gevoel dat ze tekortschieten.

Met elkaar in gesprek zijn en blijven

Voor een goede werkrelatie en personeelsbehoud is het essentieel om met elkaar in gesprek te zijn en te blijven. Voor veel mensen is dat gesprek volgens Van Asten lastig en juist daarom is het belangrijk dat werkgevers investeren in het voeren van oprechte gesprekken. Het gaat dan om gesprekken waarin je aandacht kunt schenken aan iemands functioneren en gedrag en aan verbeteringen daarvan. Dat betreft dan het oprecht werken aan groei en niet het bekritiseren van de betreffende collega.

Genoeg positieve feedback geven

Daarvoor is een goede balans tussen het geven van negatieve en positieve feedback van belang. De Amerikaanse organisatiepsychologen Heaphy en Losada stellen dat we voor het optimaal samenwerken met collega’s zes keer zoveel positieve als negatieve emoties moeten oproepen. Dat betekent dat een negatief (leer)punt noemen best mogelijk is, maar dan alleen in combinatie met genoeg complimenten.

Stappen richting een betere feedback-cultuur

Hoe kan je als leidinggevende nu mogelijk maken dat je medewerkers feedback goed geven en ontvangen? Van Asten geeft de volgende tips:

  • Kom tot een veilige cultuur, waarin medewerkers zich kwetsbaar durven opstellen, van elkaar kunnen leren en zich kunnen richten op groei.
  • Bevorder verbetering en benoem gedrag. Onderstreep dat collega’s fouten mogen maken en dat alle medewerkers van elkaar kunnen leren. Pak het geduldig aan, maar blijf mensen aanspreken. Voor gedragsverandering is nou eenmaal tijd nodig.
  • Maak complimenten bij positief gedrag, en dan vooral bij gedrag dat je meer wilt zien.
  • Voer een gesprekscyclus in waarbij het gebruikelijk is dat leidinggevende en medewerker elkaar meerdere malen per jaar spreken, de medewerker tussentijds actief feedback verzamelt (en collega’s dus al dan niet anoniem feedback moeten geven) en waarbij de leidinggevende oprecht het gesprek voert over groei en verbetering.
  • Laat zelf het goede voorbeeld zien. Doe je best om complimenten te combineren met verbeter- of leerpunten. Laat daarbij ook je kwetsbare kant zien. Leidinggevenden maken ook wel eens een fout.

Openstaan voor feedback

Van Asten beklemtoont dat ook met deze tips feedback (of kritiek) niet altijd leuk is om te ontvangen. Helemaal niet als de feedback iets betreft dat een medewerker goed heeft willen doen. De insteek moet echter zijn dat medewerkers ervoor openstaan om te kunnen leren, zelfs al is dat soms moeilijk.

Tip

Oefen het ontvangen en geven van feedback. Ten eerste leren medewerkers dan beter met feedback om te gaan. Ten tweede raken ze eraan gewend om elkaar feedback te geven en feedback van collega’s te ontvangen. Zo kan je feedback stapsgewijs onderdeel maken van de dagelijkse gang van zaken op de werkvloer.

Bron: Intermediair