Hoe zorg je voor betrokkenheid bij werken op afstand?

Daniel Hoopman Daniel Hoopman 23 februari 2022 179

Medewerkers bleven voor de coronacrisis betrokken bij hun werkomgeving door een praatje te maken bij het koffieapparaat of met een collega. Dat is de laatste twee jaar geheel veranderd. Het op afstand werken werd pijlsnel de standaard en daarmee werd het een stuk moeilijker om op de hoogte te blijven van wat er op het werk speelde.

Dat betekent veel nieuwe uitdagingen voor leidinggevenden. Ze moeten kijken hoe ze in gesprek blijven met medewerkers op afstand en hoe ze zorgen voor goede onderlinge communicatie en afstemming. Bas van der Horst, Managing Director van Appronto, gaat hierop in en geeft een aantal tips.

Thuis werken

De uitdagingen blijven bestaan, dus bedrijven zullen er een oplossing voor moeten vinden. Uit een groot onderzoek van Gartner bleek onlangs dat bijna 75 procent van de CFO’s een deel van de medewerkers permanent thuis wil laten werken. Enterprise Technology Research (ETR) denkt dat het aantal werknemers dat na de pandemie aanhoudend vanuit huis werkt verdubbelt. Werken op afstand heeft ook een aantal belangrijke voordelen. Het leidt tot productievere medewerkers, die efficiënter werken en minder te maken hebben met bureaucratie en kantoorpolitiek.

Betrokkenheid

Er zijn echter ook nadelen. Diverse onderzoeken noemen een gebrek aan betrokkenheid en contact met collega's als grootste nadelen. Het wordt gelukkig steeds duidelijker wat managers eraan kunnen doen. Op de volgende drie manieren kun je toch voor betrokkenheid zorgen bij medewerkers op afstand:

1. Verzorg virtuele evenementen en bijeenkomsten

Het is in een traditionele bedrijfsomgeving vrij gemakkelijk om goede werkrelaties te krijgen. Een nadeel van op afstand werken is dat het lastiger is om je contact te behouden of laat staan nieuwe contacten te leggen. Dat is zeer vervelend, omdat juist werkrelaties medewerkers stimuleren om nieuwe ideeën te ontwikkelen en daarmee het bedrijf te ondersteunen.

Daarom zullen bedrijven extra moeite moeten doen om het voor medewerkers mogelijk te maken om deze relaties alsnog virtueel op te bouwen. Dat lukt niet met alleen e-mail en zakelijke online-meetings. Virtuele bedrijfsevenementen en andere online-bijeenkomsten die niet alleen over werk gaan zoals een regelmatige ‘virtual coffee’ of een’ virtual happy hour’ houden het enthousiasme in stand. Zo zorgen organisaties dat hun medewerkers elkaar ook op afstand kunnen inspireren.

2. Bevorder regelmatig persoonlijk contact

Leidinggevenden kunnen hun teamleden op afstand betrokken houden met regelmatig persoonlijk contact via de chat, een online-vergadering en/of met digitale functionerings- en ontwikkelgesprekken. Ze kunnen met hen chatten over hun werktijden, projectplanningen en opdrachten. Ook is het belangrijk dat ze tijdens persoonlijke gesprekken tijd vrijmaken om met medewerkers te praten over hun familie, hobby's en emotionele gezondheid. Met zo’n persoonlijke betrokkenheid toon je aan je medewerkers dat je hun welzijn belangrijk vindt, ook als ze op afstand werken. Je medewerkers zullen daarmee ook meer betrokkenheid voelen bij hun bedrijf.

3. Informeer je medewerkers

Het is essentieel om medewerkers ook op afstand te informeren over projecten, de voortgang van het team en het bedrijfsnieuws. Veel informatieverstrekking bij bedrijven verloopt via gesprekken op de werkvloer. Daarmee kunnen medewerkers op afstand snel informatie missen. Hierdoor zijn regelmatige bedrijfsupdates belangrijker dan ooit voor medewerkers op afstand. Zo ervaren deze medewerkers dat ze deel blijven uitmaken van het geheel en zullen ze zich meer verbonden en betrokken voelen.

Digitale communicatie

Het gebruiken van de juiste technologie kan cruciaal zijn bij het zorgen voor betrokkenheid van medewerkers op afstand. Dit betreft niet alleen thuiswerkers op afstand, maar ook medewerkers die geen vaste werkplek hebben, omdat ze bijvoorbeeld op een fabrieksvloer of op een bouwplaats werken. Deze komen hoe dan ook niet vaak samen op een vaste plek en zijn daarom afhankelijk van digitale communicatie om contact met hun collega’s en management te houden. Daarbij zijn een verouderde en trage intranetpagina of een intern personeelsblad niet afdoende. Het is veel prettiger om contact te onderhouden met het apparaat dat ze wel altijd bij zich hebben, namelijk hun mobiele telefoon. Dat kan bijvoorbeeld via een medewerkers-ap, waarmee het gemakkelijker is om snel en simpel bedrijfsinformatie te delen.

Tips

  • Maak van betrokkenheid en motivatie een vast onderwerp van een functioneringsgesprek of een medewerker nu veel thuis werkt of niet.
  • De Digitale Gesprekscyclus is als digitale tool zeer geschikt om goed met je medewerkers op afstand in gesprek te blijven en hun ontwikkeling en functioneren bij te houden.

Bron: Managersonline.nl