Hoe zorg je voor een effectief planningsgesprek?

Medewerkers en hun leidinggevenden zitten niet altijd te wachten op de jaarlijkse planningsgesprekken. Als aftrap van de jaarlijkse gesprekscyclus leggen de leidinggevende en de medewerker tijdens deze gesprekken de individuele prestatiedoelen vast. Voor medewerkers is het voordeel hiervan vaak niet duidelijk. Leidinggevenden steken veel tijd in planningsgesprekken, terwijl de meerwaarde beperkt is. In dit artikel vind je richtlijnen om het planningsgesprek goed en zinvol te voeren.

Aansluiting op organisatiedoelen en talenten werknemer

Vaak koppelen organisaties de individuele prestatiedoelen niet aan de organisatiedoelen. Dat geeft onduidelijkheid over de bijdrage die de organisatie van de medewerker verwacht bij het behalen van de organisatiedoelen. Verder nemen organisaties de inzet van de talenten en kwaliteiten van medewerker niet als uitgangspunt bij het toewijzen van individuele doelen en resultaten. Vaak kijken organisaties wel welke competenties een medewerker nodig heeft om de resultaten te halen, maar gaan ze niet na welke resultaten een medewerker zou kunnen bereiken als hij zijn talenten en kwaliteiten maximaal inzet.

Planningsgesprek als papieren tijger

Daarmee voelt de werknemer zich beperkt, omdat hij moet voldoen aan een competentieprofiel en niet kan werken vanuit zijn eigen kracht. Zo wordt het planningsgesprek een papieren tijger zonder praktische waarde. Het gevolg is dat leidinggevenden niet goed kunnen sturen op resultaat en talentmanagement.

Leuk en zinvol werk als uitgangspunt voor een planningsgesprek

Centraal knelpunt is dat het planningsgesprek en de gesprekscyclus niet functioneren als de organisatie haar doelen niet met de persoonlijke ontwikkeldoelen van de werknemers verbindt. Voor de werknemers gaat het dan om het doen van leuk en zinvol werk. Leuk betekent dan ‘doen waar je goed in bent’ en waar je gelukkig van wordt.

Invloed op werk en inzet werknemers

Als leidinggevende doe je er goed aan te beseffen wat je invloed is op het bereiken van een optimale afstemming tussen de te bereiken resultaten en de prestaties van je medewerkers. Het maakt niet uit op welk niveau je leiding geeft: je kunt bijna altijd samen met je mensen het werk zo organiseren dat iedere medewerker optimaal kan functioneren.

Meer resultaat met meer tevredenheid

Mensen, ook jouw medewerkers, denken altijd vanuit het uitgangspunt ‘What is in it for me?’. Maak het daarom voor je medewerkers leuker om de organisatiedoelstellingen te behalen. Ze zullen dan gemakkelijk meer resultaat behalen en dat bovendien extra tevreden doen. Ga daarbij niet van het idee uit dat je als leidinggevende overal een antwoord op moet hebben en dat je alles zelf aan elkaar moet passen. Bepaal jij de kaders waarbinnen werknemers functioneren en bewaak je deze goed, dan kunnen zij in samenspraak met jou een groot deel van de puzzelstukken zelf aan elkaar leggen.

Vijf stappen voor een goed planningsgesprek

Voor het voeren van een goed planningsgesprek waarbij je effectieve individuele resultaatafspraken maakt met de medewerker, kun je de volgende vijf stappen aanhouden:

1. Bepaal de doelen voor je team of afdeling vanuit de strategische doelen van je organisatie. Zo maak je het in feite mogelijk dat je medewerkers voor een grotere aandeelhouderswaarde zorgen.
2. Vraag je medewerkers om hun talenten en kwaliteiten op een rij te zetten. Als de medewerkers hun talenten helder kunnen omschrijven zonder dat deze verbonden zijn met de inhoud van hun werk, kunnen ze daarna veel scherper zien waar hun grootste toegevoegde waarde ligt.
3. Overleg met je werknemers en stel vast hoe ze met hun talenten en kwaliteiten de gewenste resultaten kunnen behalen. Vind de beste oplossing voor jullie organisatie.
4. De resterende doelen die jullie moeten behalen, maar waarvoor de werkzaamheden minder leuk zijn, spreid je gelijk en eerlijk over het team. Op dit gebied neem je de touwtjes in handen om zeker te zijn dat al het werk goed verdeeld wordt over alle teamleden.
5. Spreek duidelijk en concreet af met iedere medewerker wat diens individuele doelstellingen zijn.

Goede individuele resultaatafspraken via planningsgesprekken

Het maken van individuele resultaatafspraken via planningsgesprekken werkt dus als je je houdt aan deze twee belangrijke criteria:

• De individuele resultaten ondersteunen de doelen van de organisatie.
• De medewerkers zetten zich graag in voor het bereiken van deze organisatiedoelen, omdat ze hiervoor hun talenten kunnen inzetten.

Tips

• Je kunt het persoonlijk ontwikkelplan (POP) als handvat gebruiken om tijdens het planningsgesprek met de medewerker te komen tot heldere persoonlijke doelen voor het komende jaar. Stem deze daarbij altijd af op je organisatiedoelen.
• Bespreek door het jaar heen in je gesprekscyclus steeds met de medewerker in hoeverre deze zijn doelen al heeft behaald en wat hij of zij onderweg tegenkomt.

Bron: MT/Sprout