In de moderne gesprekscyclus staan doel en ontwikkeling centraal

Steeds weer laat onderzoek zien dat de traditionele gesprekscyclus van functioneren en beoordelen demotiveert. Een moderne gesprekscyclus richt zich volgens onderwijskundige Annet van Duren op doel en ontwikkeling.

Van Duren ontwikkelde vanuit haar bureau Strategisch Opleiden (tegenwoordig The People Skillz Company) een methode voor een constructieve en motiverende gesprekscyclus. Hierbij staat een duidelijke visie op opleiden centraal. Deze visie houdt in dat leren altijd een middel is om een doel te bereiken. De werknemer moet zich bewust zijn van dat doel, omdat het leren anders alleen maar tijd kost en geen ontwikkeling oplevert.

Koppel ontwikkeling aan strategische doelen

Vaak richt ontwikkeling zich op de slechte eigenschappen van een medewerker. Van Duren stelt dat ontwikkeling zo het doel wordt. “Je moet weten wáárom je ontwikkelt. Het doel van de medewerker staat bij ons dus centraal in de dialoog met de manager, en wat nodig is om dat doel te halen geldt als ontwikkeling.” Een organisatie koppelt ontwikkeling zo aan haar strategische doelen. Het gaat uiteindelijk om het bereiken van die doelen. Een voorbeeld is een salesmedewerker die tien procent meer omzet wil behalen dan een jaar eerder. Tijdens het ontwikkelgesprek draait het dan om wat hij daarvoor nodig heeft. Dat is het goed kunnen geven van presentaties bij klanten voor een groter publiek. “Dan is de ontwikkeling van de medewerker gekoppeld aan een organisatiedoel. Dat geeft extra motivatie”, aldus Van Duren.

Einde traditionele gesprekscyclus

De traditionele gesprekscyclus die al decennia gangbaar is, is niet langer houdbaar. Verreweg de meeste werknemer zijn ontevreden over het functioneringsgesprek, planningsgesprek en beoordelingsgesprek. “Het is eigenlijk altijd een teleurstelling. Medewerkers ervaren het meer als een veroordelingsgesprek en gaan gedemotiveerd terug aan het werk”, zegt Van Duren.

Continue dialoog

De moderne gesprekscyclus kent een regelmatige, soms zelfs continue dialoog tussen werknemer en leidinggevende. Ontwikkeling staat daarbij centraal met ruimte voor feedback. Volgens Van Duren klikt dat mooi, maar is het ook niet het ei van Columbus. “Want het gaat juist om de manier waarop we met elkaar in gesprek gaan. Daar kun je de medewerker en manager in trainen. De kwaliteit van de gesprekken bepaalt of het doel en de beoogde ontwikkeling worden behaald. En wanneer het verbeteren van slechte eigenschappen het uitgangspunt blijft, is de kans op succes klein.”

Gesprekscyclus met motiverende gesprekstechnieken

Van Duren ziet een moderne gesprekscyclus met motiverende gesprekstechnieken wel als een goede aanpak. “Mijn tip is om te gaan bekijken hoe je het zou inrichten als je het helemaal opnieuw zou doen. Je wilt dat managers en medewerkers met elkaar in gesprek blijven, maar dan met andere richtlijnen.” Het moet dan volgens haar niet gaan om richtlijnen die voor elke medewerker dezelfde set competenties voorschrijven en waar deze op wordt ‘gescoord’. “Dat is ‘heel rigide en niet motiverend’. Met een vaste set aan competenties willen we het allemaal heel objectief hebben, maar de inspiratie is eruit geslagen en er is geen oog voor de sterke punten van een medewerker. Je kunt een doel op verschillende manieren behalen.”

Ontwikkeling centraal

De onderwijskundige benadrukt dat positieve, toekomstgerichte gesprekken niet alleen prettiger en inspirerender zijn voor de medewerker, maar dat ook de organisatie er de vruchten van plukt. “Mensen staan er niet bij stil hoeveel geld demotiverende gesprekken een organisatie uiteindelijk kost. Er wordt veel tijd in de gesprekken gestoken en het levert vooral demotivatie op. Hierdoor is het ziekteverzuim hoger, zijn de prestaties lager en krijg je een hoger personeelsverloop. Terwijl medewerkers juist graag komen werken in een organisatie waar ontwikkeling centraal staat.” Centraal staan bovendien bij de moderne gesprekstechnieken de doelen van de organisatie en hoe de medewerker daar aan bij kan dragen.

Leidinggevenden

Voor leidinggevenden is de nieuwe gesprekscyclus ook een duidelijke verbetering. “In de oude situatie denken medewerkers nauwelijks na over de eigen ontwikkeling en ook niet over de doelen van de organisatie. Met onze methodiek doen ze dat wel en is er ook echt een gespreksonderwerp. Dan is het voor een manager ook gemakkelijker vragen te stellen”, legt Van Duren uit.

Rol van HR

Wat de rol van HR betreft, vindt Van Duren dat de opzet van de gesprekscyclus nu vaak te veel bij HR ligt. “De vormgeving van de gesprekken is toch primair iets van de manager en de medewerker. Maar HR kan de moderne gesprekscyclus en motiverende gesprekstechnieken wel stimuleren, bijvoorbeeld door het aanreiken van training.”

Handig stappenplan voor een ontwikkelgesprek

Het volgende handige stappenplan kunnen leidinggevenden en hun medewerkers gebruiken om zich voor te bereiden op een ontwikkelgesprek:

1. Bepaal het doel: Wat wil de medewerker bereiken? Wat is zijn (of haar) ideale toekomst als er geen beperkingen zouden zijn?
2. Kijk naar de stand van zaken: Waar staat de medewerker nu ten opzichte van zijn doelstelling? Wat zou hij nog willen ontwikkelen?
3. Kies een eerste stap: Een medewerker kan niet alles tegelijk leren. Hij heeft de tijd en kan kiezen wat bij hem past.
4. Maak een actieplan: Zet met behulp van SMART-doelen (Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdgebonden) alle afspraken op een rij over de ontwikkeling van de medewerker om het uiteindelijke doel te bereiken.

Tip

Kijk kritisch naar je gesprekscyclus en vraag je af in hoeverre deze bijdraagt aan het behalen van de strategische doelen van je organisatie. Doe hetzelfde met je beleid voor leren en ontwikkeling van je medewerkers.

Bron: HR Praktijk.nl