Kies de gesprekscyclus die past bij je organisatie

De gesprekscyclus is een HR-instrument waarover leidinggevenden en medewerkers vaak een dubbel gevoel hebben. Het is een vast onderdeel van de relatie tussen werkgever en werknemer, maar tegelijk is het vaak de vraag wat het oplevert. Er zijn echter meer dan genoeg mogelijkheden om de gesprekcyclus zo op te zetten, dat deze leidt tot meer plezier en effectiviteit.

De gesprekscyclus bestaat uit een aantal gesprekken per jaar waarbij leidinggevenden en medewerkers met elkaar praten over prestaties, ontwikkeling en wederzijdse verwachtingen. De bekendste soorten gesprekken zijn het functioneringsgesprek en het beoordelingsgesprek.

Vier manieren om je gesprekscyclus te organiseren

Met de gesprekscyclus help je medewerkers bij hun groei en ontwikkeling, zodat ze meer kunnen bijdragen aan de organisatiedoelen. Het hangt van je organisatie af welk soort gesprekscyclus daarbij het meest effectief is. Hieronder vind je vier manieren waarop je een gesprekscyclus kunt toepassen.

1. De traditionele gesprekscyclus

Bij de traditionele gesprekscyclus is sprake van drie vaste gesprekken:

• Planningsgesprek: aan het begin van het jaar stel je met de medewerker de doelen en verwachtingen vast.
• Voortgangsgesprek: op de helft van het jaar evalueren jullie de voortgang en kijken jullie waar nodig naar verbeteringen van het functioneren van de werknemer.
• Beoordelingsgesprek: aan het einde van het jaar beoordeel je de prestaties en ontwikkeling van de medewerker.

Organisaties combineren het beoordelingsgesprek en het planningsgesprek vaak, zodat de gesprekscyclus dan uit twee gesprekken bestaat.

Als voorbereiding op de gesprekken vullen jij en de medewerker een gespreksformulier in, waarin jullie allebei een oordeel geven over de prestaties van de medewerker. Daarnaast kunnen je in het formulier opnemen wat de doelen zijn met de acties die daarbij horen.

Voordelen traditionele gesprekscyclus:

• Het gaat om een voorspelbare aanpak met een duidelijke structuur.
• Je legt afspraken met de werknemer vast zodat je altijd kunt verwijzen naar de eerder gemaakte afspraken.

Nadelen traditionele gesprekscyclus:

• Je geeft slechts op enkele momenten feedback en bespreekt alleen dan de ontwikkeling van de werknemer. Hierdoor heb je door het jaar heen minder ruimte voor bijsturing.
• Zowel jij als de medewerker kan de voorbereiding en de gesprekken zelf als belastend en weinig effectief beleven.

2. Continue dialoog

De continue dialoog wordt steeds populairder. Hierbij zijn er doorlopend gesprekken, waarbij je ook regelmatig feedback geeft. Dat kan gebeuren via korte check-ins, informele coachingsgesprekken en real-time feedback.

Voordelen continue dialoog:

• Je kunt sneller bijsturen en doelen eerder aanpassen.
• Het leidt tot meer betrokken medewerkers.
• De directe feedback bevordert continu de ontwikkeling van de medewerker.

Nadelen continue dialoog:

• Het is minder gestructureerd.
• Het wordt vaak niet in een verslag vastgelegd.
• Jij en je medewerkers moeten de discipline hebben voor het actief voeren van gesprekken, zonder dat de waan van de dag gaat overheersen.

3. Hybride gesprekscyclus

Bij de hybride gesprekscyclus is zowel sprake van elementen van de klassieke gesprekscyclus als de continue dialoog. Daarbij voer je bijvoorbeeld nog steeds plannings- en beoordelingsgesprekken gecombineerd met tussentijdse feedback en check-ins.

Voordelen hybride gesprekscyclus:

• De vaste gespreksmomenten zorgen voor structuur, terwijl je ook tussentijds kunt bijsturen en feedback geven.
• Door het jaar heen voer je regelmatig gesprekken met de werknemer, zodat het plannings- en beoordelingsgesprek minder tijd hoeven te kosten.
• Je houdt een vaste vorm van verslaglegging, wat van belang kan zijn bij functioneringsvraagstukken of onduidelijkheden over te behalen doelen.

Nadelen hybride gesprekscyclus:

• Voor leidinggevenden en medewerkers kan deze gesprekscyclus extra tijdrovend zijn, wat ervoor kan zorgen dat de gesprekken langzaam de kant opgaan van de klassieke of continue gesprekscyclus.

4. Zelfgestuurde gesprekscyclus

Tijdens een zelfgestuurde gesprekscyclus voeren de medewerkers zelf de regie over hun gesprekken en ontwikkeling. Ze doen dan een beroep op leidinggevenden of coaches als dat nodig mocht zijn.

Voordelen zelfgestuurde gesprekscyclus:

• Medewerkers voelen zich zelfstandiger met meer eigen verantwoordelijkheid.
• De gesprekken vinden plaats vanuit een behoefte en niet op vaste momenten.
• Sluit goed aan op zelfsturende teams en agile organisaties.

Nadelen zelfgestuurde gesprekscyclus:

• Vraagt om veel zelfdiscipline en eigenaarschap.
• Kan zorgen voor ongelijkheid van de ontwikkelingsmogelijkheden.
• Je hebt als leidinggevende minder controle over de voortgang en prestaties.

Keuze gesprekscyclus

Bij de keuze voor het soort gesprekscyclus is het belangrijkste dat de methode past bij de behoeften van je organisatie en medewerkers. Met een flexibele aanpak van de gespreksmomenten en door te letten op ontwikkeling, kun je het maximale uit je medewerkers halen.

Tip

• Zorg, los van het soort gesprekscyclus dat je gebruikt, voor een vaste verslaglegging van de beoordelingsgesprekken, continue dialoog en feedback. Een digitaal, gemakkelijk bij te houden gespreksdossier, zoals dat van De Digitale Gesprekscyclus, helpt je daarbij.

Bron: IMK Opleidingen