Kijk naar je cultuur van feedback geven voordat je werknemers ontslaat

Daniel Hoopman Daniel Hoopman 14 september 2023 61

Voordat ontslag plaatsvindt, gaat er soms wat fout bij de werknemer, maar de leidinggevende had het vaak ook beter kunnen aanpakken. Daarmee is goede feedback geven voor een betere, toekomstige organisatie een aandachtspunt. Advocaat Astrid Zuidinga geeft hierover op de site van HR Praktijk enkele adviezen.

Klanten van Zuidinga bellen haar regelmatig over een werknemer die volgens hen niet functioneert en die ze willen ontslaan, waarbij ze haar hulp als advocaat nodig hebben. Ze merkt dan vaak dat er niet of nauwelijks iets is vastgelegd over het gedrag en functioneren van de werknemer en al helemaal niet over zijn of haar ontwikkeling. Ontslag is dan volgens Zuidinga niet zomaar mogelijk.

Voorkomen van ontslag

“Uiteraard moet je afscheid kunnen nemen van een werknemer met wie het echt niet meer werkt. Maar kan je dat ook voorkomen?”, aldus de advocaat. Ze vindt dat best een relevante vraag met de huidige arbeidsmarktkrapte, waarbij werkgevers een centrale plaats geven aan boeien en binden. De vraag is volgens Zuidinga ook of ontslag wel voordelig is voor de organisatie. Andere vragen zijn wie of wat er eigenlijk niet functioneert en wat gedaan had kunnen worden om dat te veranderen.

Probleem ligt vaak bij cultuur en leidinggevende

In veel gevallen waarmee de advocaat te maken krijgt, gaat er wel wat mis bij de werknemer, maar faalt in feite de cultuur en is het de leidinggevende die fouten maakt. “Er is dan een gebrek aan goed leiderschap. Wat ik zie, is dat we op de werkvloer nog te weinig vaardig zijn in het elkaar echt goed aanspreken op gedrag en functioneren.”

Goede feedback geven

Volgens Zuidinga blijft goede feedback geven om in de toekomst dingen beter te laten gaan, daarom ‘een dingetje’. Ze vindt dat jammer, omdat het ontbreken van die feedback ‘meer kwaad doet dan goed’. “Door het goede gesprek wel te voeren, krijg je verdieping in de gesprekken en vaak ook meer begrip over en weer.”

Gesprekken over de toekomst van de werknemer

Zuidinga stelt dat dit niet wil zeggen dat de gewenste verbetering er daadwerkelijk komt. “Soms zit dat er simpelweg niet in. Maar dan heb je wel een goed contact behouden en kan je makkelijker overstappen op gesprekken over de toekomst van de werknemer.” In zo’n geval kunnen werkgever en werknemer volgens de advocaat spreken over ander werk, overplaatsing of afscheid nemen en de voorwaarden die daarbij horen. “Die gesprekken lopen dan soepeler, omdat er geen sprake is van een verrassing. Dan voorkom je nare en kostbare procedures en beschadiging van mensen.”

Vermijden van het ‘goede gesprek’

Leidinggevenden vermijden in dit soort situaties echter vaak ‘het goede gesprek’. Zuidinga onderkent daarvoor verschillende redenen. “Sommigen hebben of maken er geen tijd voor. Anderen vinden het gewoonweg lastig om woorden aan onvrede te geven. Soms ontstaat dit uit vrees voor de reactie van de werknemer. Men wil niet ‘de boeman’ zijn.” Regelmatig ziet ze ook dat de beste vakman of -vrouw leidinggevende wordt, maar daarvoor (nog) niet goed opgeleid is. “Of men denkt: ‘HR lost het wel op, al dan niet met de advocaat’. Maar zo werkt het dus niet.”

Bevindingen goed vastleggen

De advocaat benadrukt het belang van ‘klare taal’. “Zeg vriendelijk maar helder waar het op staat en wat er goed en niet goed gaat. Verken wat er nodig is om de juiste beweging wel te creëren. Kijk vooral ook naar waar iemands talent en kracht wel ligt en zet daarop in. En leg bevindingen goed vast. En dan niet eenzijdig in een memo, maar ook richting werknemer.”

Regelmatig evalueren is cruciaal

Zuidinga vindt het maken van concrete, meetbare en gedragen afspraken belangrijk. Zonder commitment kom je volgens haar nergens. Daarnaast ziet de advocaat regelmatig evalueren als cruciaal. “Peil eens wat vaker hoe het gaat en welke stappen of stapjes er in de goede richting gezet worden. En wat vaak vergeten wordt: kijk ook eens kritisch naar de leidinggevende. Zet hij of zij mensen in hun kracht of is het meer pappen en nathouden en op enig moment de beuk erin gooien?”

Continu werken aan de bedrijfscultuur

De conclusie van Zuidinga is dat goed leiderschap en personeelsbeleid inhouden dat een bedrijf continu werkt aan de bedrijfscultuur en aan leren & ontwikkelen en een goed performancemanagement. “Op alle niveaus. Hier valt echt (sociale) winst te behalen.”

Tips voor het geven van feedback

  • Houd voor elke werknemer een digitaal personeelsdossier bij dat je bij iedere stap in de gesprekscyclus updatet. Met de Digitale Gesprekscyclus kan je de inhoud van beoordelings- en functioneringsgesprekken, competenties en 360-graden feedback digitaal vastleggen en analyseren.
  • Zorg dat feedback geven en ontvangen vaste onderdelen worden van je bedrijfscultuur en niet alleen enkele malen per jaar plaatsvinden tijdens de vaste, formele gesprekken.

Bron: HR Praktijk.nl