Meer openheid met een continue dialoog

Daniel Hoopman Daniel Hoopman 16 augustus 2023 350

Een open houding van leidinggevenden leidt tot meer vertrouwen, betrokkenheid en het verbetert de prestaties van hun medewerkers. In dit artikel geven we zeven tips hoe je meer openheid op de werkvloer bereikt. Deze zijn gebaseerd op het MT500 onderzoek uit 2023 van MT/Sprout.

1. Geef duidelijk je verwachtingen aan

Lang niet elke werknemer weet precies wat zijn of haar taken en doelen zijn. Uit onderzoek van Gallup blijkt bijvoorbeeld dat bij de helft van de Amerikaanse werknemers niet bekend is wat hun werkgever van ze verwacht. Ze richten zich daardoor op de verkeerde zaken, verkwisten tijd, raken zelfs de draad kwijt en uiteindelijk zijn ze gedemotiveerd. Hierdoor zijn hun prestaties onder de maat, wat stress oplevert bij de leidinggevende. Wees daarom duidelijk en open over je verwachtingen. Communiceer nadrukkelijk over de richting waarheen je wilt gaan en wat het grotere doel daarachter is.

2. Zorg dat iedereen zich uit

Hoor je als leider van je medewerkers alleen maar goed nieuws, dan is dat een signaal dat je niet open genoeg bent. Medewerkers denken dan dat het in hun nadeel is als ze kritisch durven te zijn, klagen of lastige vragen stellen. Zouden ze het idee hebben dat dat geen problemen oplevert, dan voelen ze zich psychologisch veilig. Dat verbetert hun prestaties, omdat ze risico’s durven te nemen, experimenteren en zo hun werk effectiever durven te doen. Je zorgt niet voor die psychologische

veiligheid door als leider alleen te melden dat je deur altijd openstaat. Actie is nodig. Hans van der Loo, onderzoeker en auteur van meerdere boeken over sociale en psychologische veiligheid, stelt dat dit best lastig is. In het FD merkt hij op: “Het gaat niet over ‘lief’ zijn voor elkaar, maar over elkaar aanspreken, en dat ‘is keihard’. Een eerste stap is dat je als leider expliciet aangeeft dat iedereen zich mag en kan uiten. ‘Veiligheid houdt in dat de mensen dat doen zonder bang te zijn voor negatieve gevolgen.” Voer daarom met je medewerkers een continue dialoog over het werkklimaat waarin jullie willen werken en hoe de samenwerking moet verlopen.

3. Reageer ‘productief’

Het vraagt moed om met kritiek om te gaan. Luister je goed, dan krijg je meer respect. Als leidinggevende moet je natuurlijk ook niet net doen alsof je slecht nieuws fantastisch vindt. Het advies van Harvard-professor Amy Edmondson is om eerst even diep in te ademen en dan een productieve reactie te geven. “Je moet van eerlijkheid een positieve ervaring maken voor mensen. Dat is geen natuurlijke reactie, je moet er je best voor doen”, aldus de professor tegen MT/Sprout. Het is dan belangrijk om waardering te tonen en de collega te bedanken voor een inzicht of informatie. Hierbij is het ook nodig om vooruit te kijken en te vragen hoe je kunt helpen of wat je afdeling kan doen. Want het oplossen van problemen is volgens Edmonson ‘een teamsport’.

4. Deel informatie zorgvuldig

Deel je vanwege een te nemen beslissing informatie met al je teamleden dan denken ze allemaal dat ze daar een mening over mogen geven. Dat is heel menselijk, net als dat iedere medewerker dan verwacht dat je zijn of haar mening meeneemt in het uiteindelijke besluit. Daarnaast zorg je voor teveel discussie en dus vertraging als je te veel details geeft. Dergelijke openheid werkt dus averechts. Martin G. Moore, auteur van het boek ‘No Bullsh!t Leadership’, adviseert daarom op Harvard Business Review om het delen tot twee groepen te beperken. Betrek allereerst degenen met de expertise om zinvol mee te werken aan de oplossing en daarnaast de medewerkers die met de resultaten worden geconfronteerd. Bij openheid gaat het om het geven van bruikbare informatie en inzichten aan de juiste mensen, op het juiste moment.

5. Open communiceren in een continue dialoog

Volgens Rachel Bosman, Oxford-hoogleraar en schrijver van ‘Who can you trust’, moeten leidinggevenden open zijn over wat ze kunnen doen en vooral over wat ze niet kunnen doen. Betrek je medewerkers daarom in de afwegingen die je maakt. Spreek je ook uit over de dilemma’s waar je voor staat en wees helder over de context waarin je moet beslissen. Uit het Future of Work-onderzoek van Slack blijkt dat 80 procent van de medewerkers dat graag wil. Verder beveelt Bosman open communicatie over intenties en motieven aan. Dit kan op informele wijze 'bij de koffieautomaat', maar ook op gestructureerde wijze via bijvoorbeeld een continue dialoog, waarin je regelmatig gesprekken inplant met medewerkers. Een continue dialoog bevordert het vertrouwen doordat de persoon van de medewerker en zijn ontwikkeling centraal staan. De leidinggevende kan zo ook duidelijkheid geven over beslissingen en de doelen van de organisatie ten opzichte van de loopbaan van de werknemer.

6. Let op je woorden

Deel als leider niet wat je collega’s je in vertrouwen vertellen. Denk aan gevoelige informatie over fusies, ontslagen en privésituaties van medewerkers. Pas daarnaast op met het vertellen over je eigen, persoonlijke zaken. Vriendelijk zijn, betekent nog niet dat je een vriend(in) bent. “Alles wat je zegt, maakt indruk. Je mensen herinneren zich ook de losse opmerkingen die je maakt en die je zelf binnen een oogwenk weer vergeten bent. Hoe wil je dat wat je vertelt straks tegen anderen wordt herhaald? Bedenk eerst of de informatie die je deelt het beeld dat de mensen van je hebben zal versterken of verzwakken. En beslis dan wat je zegt”, aldus Tracy Brower, auteur van ‘Bring Work to Life by Bringing Life to Work’.

7. Erken je fouten

Het vieren van successen is simpel, maar het toegeven van mislukkingen is veel lastiger. Het is van belang om ook dan eerlijk te blijven en moeilijke gesprekken niet uit de weg te gaan. Negeer je problemen dan zal de rest van je team of organisatie dat ook doen. Je wordt geloofwaardiger als je open en eerlijk bent over fouten. Zo stel je je kwetsbaar en bescheiden op, wat tot meer vertrouwen leidt bij je medewerkers, maar ook bij klanten en andere belanghebbenden. Dat vertrouwen delen zij ook weer met anderen, wat goed is voor je reputatie.

Continue dialoog

Ga een continue dialoog aan met je medewerkers in plaats van dat je enkele malen per jaar een functioneringsgesprek of beoordelingsgesprek met ze voert. Dat wil zeggen dat je regelmatig vrij informele gesprekken met ze voert over vooral de persoonlijke ontwikkeling van de medewerker en alles wat daaraan raakt. Deze gesprekken zijn tweerichtingsverkeer, zodat de visie en standpunten van zowel de werknemer als de leidinggevende aan de orde komen.

Bron: MT/Sprout