Met deze stappen kom je tot het goede gesprek

Het goede gesprek voeren, is nog niet zo gemakkelijk. Coach Roland de Bruijn ontwikkelde in zijn boek ‘Einde discussie’ een methode met een stappenplan voor zo’n gesprek. In deze blog gaan we in op deze aanpak.

De Bruijn gaat in zijn boek in op drie gedragspatronen van mensen bij meningsverschillen die het goede gesprek in de weg zitten:

1. Of-of-denken

Mensen gaan bij een meningsverschil vaak automatisch de discussie aan. Zij hebben gelijk en de gesprekspartner niet. Die reageert dan weer op dezelfde wijze en binnen de kortste keren is er sprake van een verhitte discussie. Volgens De Bruijn is het dan lastig om nieuwe gedachten te krijgen. “Het enige wat we doen, is dingen herhalen die we van tevoren al hebben bedacht.” Bij uitdagende situaties zijn echter juist nieuwe gedachten nodig.

2. Cirkeldenken

Een andere manier waarop mensen vaak reageren, is door de discussie te vermijden. Ze willen er niet eens aan beginnen, omdat het toch zinloos is. De Bruijn legt uit dat daarbij sprake is van ‘cirkeldenken’. “Je hebt voor jezelf bedacht waarom het gerechtvaardigd is om dat gesprek niet aan te gaan. In je hoofd heb je dan een sluitende cirkel”, stelt hij.

3. En-en-denken

Ten derde kunnen er situaties zijn waarbij mensen een compromis zoeken. Ze willen een inhoudelijke oplossing zoeken of de discussie afzwakken. Centraal staat dan een beetje prettige afronding. Dit is volgens De Bruijn ‘en-en-denken’. De gesprekspartners houden rekening met elkaars belangen. Dat leidt echter tot weinig vernieuwing.

Stappenplan voor het goede gesprek

Met deze drie reacties is volgens De Bruijn in principe niets mis. “Er zijn best situaties waarin dat wellicht goede reacties zijn.” Gesprekspartners zorgen er echter dan wel voor dat een open gesprek in de vorm van het ‘goede gesprek’ niet mogelijk is. Een dergelijke dialoog vraagt volgens De Bruijn om ‘betrokken nieuwsgierigheid’. Hij maakte het volgende stappenplan voor het goede gesprek:

Stap 1: Neem de regie

Een gezonde dosis zelfreflectie vormt de aftrap van het goede gesprek. Dat betekent het besef dat je ‘geconditioneerd’ op een meningsverschil reageert. ‘Ok, nu ben ik aan het cirkeldenken.’ “Als je eenmaal snapt wat er in je hoofd gebeurt en weet waar de spanning vandaan komt, kun je ook iets anders oproepen in jezelf. Je kunt je primaire oordeel uitstellen”, stelt De Bruijn. Hij noemt dat in zijn boek ‘de regie nemen’.

Spanning kan nut hebben

Het is belangrijk om in te beseffen dat spanning bij een meningsverschil ook nut kan hebben. Als je bijvoorbeeld deelneemt aan een werkgroep met deskundigen op verschillende gebieden, dan ligt het voor de hand dat een ontwerper een andere kijk heet op zaken dan een salesmedewerker. “Die spanning is niet bedreigend, maar interessant. Daar komt vernieuwing vandaan”, vindt De Bruijn.

Stap 2: Toon respect

Heb je de goede instelling gevonden dan kun je een brug op basis van respect. De Bruijn verwijst naar een Engelse uitdrukking: ‘a different point of view is simply the view from a place where you are not’.

“Als je dat letterlijk neemt, dan vraagt dat om een soort reis. Ben ik in staat om de reis aan te gaan om vanuit een ander perspectief naar de werkelijkheid te kijken?” Een simpele benadering hierbij is om je gesprekspartner om uitleg te vragen als je met hem of haar een meningsverschil hebt. Daarmee doe je een verbale handreiking en krijg je mogelijk een heel ander gesprek, dat de kant van het goede gesprek opgaat. “Het minste wat het oplevert, is dat je de ander kunt begrijpen”, zegt De Bruijn. “Dat wil nog niet zeggen dat je het ermee eens hoeft te zijn, maar het geeft in elk geval meer ontspanning in het gesprek.”

Stap 3: Kom tot verzoening

Vervolgens komt de stap die De Bruijn het vernieuwende element vindt van zijn methode die hij met cultuurwetenschapper Fons Trompenaars heeft ontwikkeld: verzoening (reconciliatie). Deze richt zich op het wegnemen van belemmeringen in jezelf of tussen gesprekspartners. Dit kan door tegengestelde belangen of opvattingen bij elkaar te halen en te integreren. ‘Doordenken’ volgens De Bruijn. Hij licht toe dat het om een soort spel gaat. “Ik ga niet proberen jouw standpunt onderuit te halen, maar ik kijk hoe ik jou kan helpen dat standpunt te versterken.” Dat klinkt onlogisch, maar De Bruijn stelt dat je hiermee verder komt in je goede gesprek, wat tot nieuwe ideeën kan leiden.

Het goede gesprek in de praktijk

Een praktijkvoorbeeld is dat van een ontwerper die werkt op het gebied van duurzaamheid. Deze krijgt vaak opdrachten voor het verduurzamen van producten of diensten. Dit leidt in veel gevallen tot hogere kosten en de klanten willen dat liever niet. De Bruijn adviseerde hem om eens uit te gaan van hoe je met duurzamer maken van het product de kostprijs omlaag krijgt. De ontwerper sputterde tegen, waarop De Bruijn tegen hem zei: ”In jouw hoofd zit dat duurzaam automatisch duurder betekent. Dat is vast in veel gevallen zo, maar je moet die belemmering wegnemen door jezelf die vraag te stellen. Want kennelijk hebben jouw opdrachtgevers dat nodig.”

Spanning tussen individueel presteren en samenwerken

Een ander voorbeeld dat De Bruijn geeft over het goede gesprek, is dat van een Nederlands team waaraan een aantal Japanse collega’s werden toegevoegd. Dit zorgde voor spanning, omdat Nederlanders eraan gewend zijn dat ze een beloning krijgen voor individuele prestaties, terwijl Japanners zich daar ongemakkelijk bij voelen. Individueel presteren en samenwerken concurreerden hierbij met elkaar. De vraag was hoe je die uitgangspunten kunt integreren. “We hebben toen gekeken naar wie in het team een prestatie heeft geleverd waarvan het team beter is geworden”, licht De Bruijn toe. “Dat opende de ogen.”

Mislukte dialoog

Het kan ook fout gaan met een dialoog geeft de Bruijn toe. “Ik wil niet suggereren dat onze methode de heilige graal is en op elk dilemma een antwoord heeft.” Hij heeft geen idee of zijn methode buiten Nederland zou werken. Hij merkte tijdens een coachingsopdracht in België al dat er cultuurverschillen waren. In spannende situaties blijven Belgen sneller stil. “Toen zei ik: het boek had hier beter niet ‘Einde discussie’, maar ‘Stop met zwijgen’ kunnen heten.”

Open houding helpt bij het goede gesprek

Hij meent echter dat je voor het goede gesprek het meeste hebt aan een open en geïnteresseerde houding. Als je je best doet de ander te begrijpen, dan leidt dat tot verbinding. Dit vergroot de kans dat de gesprekspartner ook vanuit jouw perspectief naar de situatie wil kijken. “Het is een soort verleiding”, merkt De Bruijn op. “De vraag is: krijg je de ander daarin mee? Dat is situatieafhankelijk, maar mijn ervaring is over het algemeen van wel.”

Tip

Bereid je gesprekken in de gesprekscyclus goed voor en verdiep je vooraf in de insteek die je medewerker bij het gesprek kan hebben. Vraag hem (of haar) bijvoorbeeld vooraf ook of hij nog bepaalde aandachtspunten heeft voor het gesprek. Dit vergroot de kans op het ‘goede gesprek’.

Bron: MT/Sprout